Mit drei einfachen Fragen acht Stunden pro Woche einsparen

Warum es sich gut anfühlt, es auf Dauer aber nicht ist

Woher kommt diese Haltung einfach so weiterzumachen? Warum beschäftigt man sich mit Aufgaben, die erkennbar keinen wirklichen Nutzen bringen? Das Ergebnis einer Untersuchung zeigt, dass es für ein gutes Gefühl ausreicht, wenn man sich selbst „beschäftigt“ fühlt.

Wir fühlen uns zufrieden und engagiert, wenn wir Fortschritte bei Aufgaben machen. Dabei ist es zunächst völlig unerheblich, ob diese Aufgaben wirklich wichtig sind oder ob sie uns bzw. das Unternehmen nach vorne bringen. Nur über die Zeit stellt sich dann ein Gefühl der Frustration und Unzufriedenheit ein.

Ein klassisches Beispiel: Meetings. Auch wenn man weiß, dass die Besprechung wie so häufig keinerlei Ergebnisse bringt und man eher gelangweilt den Inhalten folgt, nimmt man dennoch teil.

Warum? Meetings schaffen das Gefühl von „busyness“, also Geschäftigkeit. Es fühlt sich wichtig an. Die Studie hat gezeigt, dass dieses Gefühl ist ein wesentlicher Treiber, dass wir einfach weitermachen, statt zu hinterfragen. Zudem bieten Meetings die Möglichkeit, sich mit anderen zu treffen und soziale Kontakte herzustellen.

Neben den Meetings gibt es jede Menge anderer Aufgaben, die uns eine „Wichtigkeit“ vorzugaukeln. Oftmals haben sich diese Aufgaben über Jahre angesammelt. Meist hat ich eine gewisse „Gleichgültigkeit“ gegenüber solchen Aufgaben breit gemacht. „Es muss halt gemacht werden“.

Gerade diese Dinge belasten unseren Tagesablauf unnötig und sorgen dafür, dass unsere Kalender überfüllt sind mit Terminen und to-do-Listen mit Aufgaben überquellen, die uns nicht wirklich nach vorne bringen.

Viele Aufgaben des Tagesgeschäft fallen in diese Kategorie. Statt zu hinterfragen, ob die Aufgabe generell sinnvoll und zielführend ist – im Sinne von „bringt sie mich oder das Unternehmen einem Ziel näher – werden diese kommentarlos und „geschäftig“ erledigt.

Selbst wenn eine Aufgabe wichtig ist, fehlt oft die Validierung, ob diese Aufgabe wirklich durch die eigene Person durchzuführen ist. Eine klassische Falle bei vielen Führungskräften und Unternehmern, die sich lieber um das Tagesgeschäft kümmern statt um die wirklich wichtigen Führungsaufgaben kümmern. Abgabe von Aufgaben und Verantwortung an andere Mitarbeiter ist Fehlanzeige.

Ergebnis: auch wenn es sich primär gut anfühlt, stellt sich auf Dauer ein ungutes Gefühl ein. Man wird zunehmend gestresster, unzufriedener, genervter. „Geschäftigkeit“ (bysyness) ist nicht nachhaltig!

Dabei liegt die Lösung auf der Hand: Weg von purer „Geschäftigkeit“, hin zu wichtigen Aufgaben. Ein Blick von außen schafft hier Wunder!

Die 3 Havard Fragen für mehr Zeitgewinn

Die o.g. Studie analysierte nicht nur die Situation und das Einsparpotential. Ein weiterer Punkt der Studie bestand darin, zu ermitteln, wie sich eine vorgegebene Fragenfolge auf den Zeitbedarf bei den Befragten auswirken.

Hierzu stellten die Forscher den Befragten 3 einfache Fragen zur Verfügung, mit denen sie jede anfallende Aufgabe in wenigen Sekunden analysieren sollten:

• DROP: Kann ich die Aufgaben bleiben lassen? Kann ich sie für immer streichen?
• DELEGATE: Kann die Aufgabe eine andere Person übernehmen? Kann ich sie auslagern?
• REDESIGN: Was muss ich weiterhin selbst machen, aber wie schaffe ich das auf eine neue, effiziente Art und Weise?

Bei jeder anfallenden Aufgabe und jedem Termin nutzten die Teilnehmer der Studie diese Fragen zur Analyse und Bewertung.

Durch einfaches Hinterfragen mit diesen 3 Fragen, konnten die Teilnehmer mehr als 8h pro Woche direkt eingesparen.

So nutzt die die 3 Havard Fragen für maximalen Zeitgewinn

Um das Vorgehen der Studie ohne großen Aufwand in deiner Praxis umzusetzen, genügt es, wenn du dir einfach mal die Aufgaben und Termine innerhalb einer Woche anschaust. Nimm hierzu z.B. die vergangene Woche oder die kommende Woche – dann kannst du direkt die Aufgaben und Termine streichen.

Erstelle dir hierzu eine Liste mit deinen Aufgaben und Terminen und bewerte alle Einträge entsprechend.

Pro Eintrag stellst du dir die 3 Fragen aus der Studie, aber in leicht abgewandelter Form. Durch diese Anpassung erhältst du einen breiteren Blick und arbeitest direkt an möglichen Lösungen.

DROP ?

• Wie wertvoll ist diese Aufgabe / Termin für mich oder das Unternehmen?
• Was würde passieren, wenn ich es komplett streiche?
• Kann ich die Aufgaben bleiben lassen? Kann ich sie für immer streichen?

DELEGATE ?

• Bin ich die einzige Person, die diese Aufgabe erledigen könnte?
• Wer sonst innerhalb oder außerhalb des Unternehmens könnte dies bewerkstelligen?

REDESIGN ?

• Wie kann das gleiche Ergebnis erzielt werden, aber mit einem besseren Prozess?
• Wie könnte diese Aufgabe erledigt werden, wenn ich nur die Hälfte der Zeit hätte?“

Du wirst erstaunt sein, was sich alles direkt streichen oder an andere Personen innerhalb bzw. außerhalb des Unternehmens weitergeben lässt.

Aufgaben, die in die Kategorien „Drop“ oder „Delegate“ fallen sind der größte Hebel für deinen Zeitgewinn. Aufgaben komplett bleiben lassen oder delegieren schafft enorm viel freie Zeit für deine wirklich wichtigen Aufgaben als Führungskraft oder Unternehmer.

Kleine Schritte mit großer Wirkung: Abläufe hinterfragen und redesignen

Eine besondere Rolle nehmen die Aufgaben der Kategorie „Redesign“ ein. Dank der Fragen zuvor hast du ermittelt, dass dies Aufgaben sind, die nicht gestrichen werden können und auch nur durch dich selbst erledigt werden können.

Statt diese jetzt einfach wie bisher durchzuführen, lohnt es sich gerade bei regelmäßigen Aufgaben und Termine zu prüfen, wie diese auf eine effizientere Art und Weise erledigt werden können.

Ich selbst prüfen regelmäßig im Wochenreview, ob ich Aufgaben habe, bei denen es sich lohnt weiter zu optimieren. Da dieses Hinterfragen fester Bestandteil meines Wochenreview ist, erzeuge ich so einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess ( = continuous improvement).

Die erkannten Verbesserungen sind oftmals kleine Anpassungen und Optimierungen. Der Vorteil darin ist, dass diese kleinen Schritte sehr leicht umzusetzen sind und ich direkt weitere freie Zeit gewinne.

Der Grundgedanke hierzu stammt aus der japanischen Lebens- und Arbeitsphilosopie KAIZEN. Sie beschreibt eine Denkweise, bei der kleine, schrittweise Änderungen im Laufe der Zeit eine große Wirkung erzielen.

Mit 3 Havard Fragen mehr Zeit gewinnen – Fazit

Ich selbst war skeptisch als ich das erste Mal von dieser extrem einfachen Technik hörte. Um so überraschter war ich, welches Einsparpotential an Zeit und Energie ich mit diesen 3 einfachen Fragen identifizieren konnte.

Inzwischen sind die 3 Fragen fester Bestandteil meines Wochenreviews und dabei entdecke ich immer wieder Aufgaben und Termine, die ich entweder direkt stoppen („drop“), abgeben („delegate“) oder verbessern („redesign“) kann.

• Welche Aufgabe lässt du ab sofort komplett bleiben?
• Welche Aufgabe gibst du in der nächsten Woche ab?
• Welche Aufgabe wirst du für dich optimieren?