Perfekt investierte Zeit: Wochen-Review
Wenn du häufiger das Gefühl hast, dass du zwar die ganze Woche gearbeitet hast, aber faktisch deinen Vorhaben nicht näher gekommen bist, dann liegt das sehr häufig am fehlenden oder falschen Fokus. Schnell kommt man dazu einfach mehr Stunden zu arbeiten, statt sich Gedanken zu machen, dass man die richtigen (!) und wichtigen (!) Aufgaben angeht und umsetzt.
Das Power-Tandem vereint: Rückblick und Planung
Doch wie schafft man das? Eine wichtige Routine mehr Fokus zu bekommen ist der sogenannte Wochen-Rückblick oder Wochen-Review. Persönlich mag ich den Begriff nicht so sehr, denn bei diesem Review wird nicht nur zurückgeblickt, sondern es muss auch die Planung der nächsten Woche enthalten. Nur so machst du dir deine Schwerpunktthemen bewusst und kannst dann ins fokussierte umsetzen gehen. Daher: Wochen-Review = Rückblick und Planung
Stell dir mal vor du machst eine Wanderung und hast dir dein Ziel und die passende Route auf der Karte herausgesucht. Du bist schon etwas unterwegs aber irgendwie nicht mehr auf dem optimalen Weg. Was tun? Wenn du jetzt an eine Wegkreuzung kommst, musst du entscheiden in welche Richtung du weitergehst, damit du ans Ziel kommst. Was machst du? Du schaust kurz zurück, damit du einen Anhaltspunkt hast woher du kommst und danach bestimmst du die neue Richtung. Also Rückblick und Planung wie es weitergeht.
Nicht noch mehr zu tun!
Ich höre dich schon fragen: „Wie, ich soll jetzt auch noch kostbare Zeit für einen ewig dauernden Review verschwenden?“. Was würdest du denn im o.g. Beispiel mit der Wanderung machen? Einfach ohne kurz innezuhalten irgendwie „nach Gefühl“ weitergehen? Klar, so kann (!) man ans Ziel kommen. Ob das dann der kürzeste, Energie schonenste Weg ist – eher wohl Zufall, wenn du überhaupt ans Ziel kommst.
Ich gebe dir unten einen optimalen Einstieg in das Thema Wochen-Review. Ich selbst schaffe mein Wochen-Review dank meiner Checkliste in weniger als 1h. Eine optimale Zeitinvestition, denn ich gehe mit klarem Fokus in die nächste Woche und kann mich direkt um das Umsetzen kümmern.
Der Schlüssel bei Ihrer Planung liegt nicht darin, Prioritäten für das zu setzen, was auf Ihrem Terminplan steht, sondern Termine für Ihre Prioritäten festzusetzen.
(Autor unbekannt)
So machst du dein perfektes Wochenreview
Am Beispiel oben siehst du, dass du mit weniger Aufwand & Zeit schneller ans Ziel kommst. Sprich du verbesserst deine Produktivität, wenn du Rückblick und Planung als regelmäßige Routine in deinen Alltag mit aufnimmst. So kannst du entscheiden, wo du selbst, deine Schwerpunktthemen, Projekte, Vorhaben gerade stehen, ob sie auf dem richtigen Weg sind. Dann gezielt die nächsten Schritte für die Umsetzung angehen.
Inhaltlich geht es um folgende Säulen, die im Wochen-Review betrachtest werden:
- Klarheit schaffen
- Fokus setzen
- Themen / Projekte überprüfen
- Wochen-Rahmen planen
einfach.produktiver. Tipp
Da der Wochen-Review eine wiederkehrende Aufgabe ist, empfehle ich dir eine Checkliste zu erstellen. Dann hast du am Review selbst den Ablauf immer zur Hand ohne zu suchen, musst nicht überlegen was du betrachten wollest und kannst die Punkte sehr organisiert durchgehen. Du kannst als Startpunkt einfach die Liste am Ende des Beitrags verwenden.
Der Kniff liegt darin, dass du neben dem geänderten Mindset ein Framework schaffst, dass nur bestimmte Aufgaben auf deine Liste kommen und anstehende Aufgaben nicht gleichberechtigt nebeneinander stehen. Wie? Das kommt gleich.
Klarheit schaffen
Freiraum bedeutet ja nicht nur zeitlichen Freiraum, sondern auch physischer und mentaler Freiraum. Dies benötigst du, damit du dich auf die wesentlichen Dinge fokussieren kannst. Genau darum geht es in der ersten Säule.
Ich bearbeite dabei u.a. folgende Dinge:
- Physischer Freiraum = Aufräumen
- Inbox abarbeiten („Zero Inbox)
- Desktop / Schreibtisch aufräumen
- Notizen aufräumen und übertragen
- Mentaler Freiraum = Kopf entleeren
- Ideen, lose Enden, … zu Papier bringen als Aufgabe/ Termin/ Ideenspeicher/ …
- Was waren die 3 wichtigsten Dinge die ich diese Woche geschafft habe?
- Was hat mich davon nach vorne gebracht?
- Kalender Rückblick
- gibt es etwas nachzubereiten, ist noch was offen
- Ergibt sich aus einem vergangenen Termin eine neue Aufgabe?
- gibt es Dinge, die für nächste Woche einen Termin triggern?
- Aufgabenlisten überprüfen
- offene Aufgaben prüfen ob etwas verschüttet ging
- Sind diese noch aktuell? Erledigt oder von sich selbst erledigt?
- Finanzen überprüfen
- …
Das ist nur eine Auswahl an Punkten, doch sie bietet dir einen hervorragenden Einstieg in die Wochenplanung.
einfach.produktiver. Impuls
Neben den gelisteten eher kopfgesteuerten Themen, nimm doch auch was auf, wo es auf dein Bauchgefühl ankommt. Frage dich mal „Wie zufrieden war ich mit der letzten Woche?“ – denk da kurz drüber nach und du wirst sofort merken, welche Punkte dich gestört haben. Damit hast du direkt ein Thema, das du nächste Woche verbessern kannst.
Fokus setzen
Nach dem Rückblick und dem Schaffen von Klarheit bzgl. der vergangenen Woche geht es in Säule 2 darum, das Ziel auf deiner Landkarte nicht aus den Augen zu verlieren: Fokus setzen!
- Monats und Jahresziele verinnerlichen
- Lebensbereiche / Lebenskonten anschauen
- 3 Schwerpunktthemen für die nächste Woche festlegen
- …
Natürlich geht es hier nicht nur um deine reinen Arbeitsthemen (das gilt übrigens generell für mehr Fokus. mehr Freiheit), sondern nutze dieses Fokus setzen auch ganz gezielt, damit du dir über dein Privatleben, deine Beziehung, deine Hobbies etc. Gedanken machst.
einfach.produktiver. Impuls
Damit du dich nicht nur auf die Arbeit konzentrierst, überleg doch mal als einen weiteren Punkt wie du dafür sorgst, dass es eine wunderbare Woche für dich wird. Betrachte hierbei nicht nur dein Berufsleben, sondern auch dein Privatleben. Vielleicht hast du ja eine „to-relax Liste“ mit Dingen, die dir gut tun
Themen / Projekte überprüfen
Hier wirst du dich vermutlich super wohl fühlen, denn es geht um deine Projekte und Vorhaben. Hier ein Auszug aus meiner Liste:
- Projekt / Themen überprüfen
- Welche stehen wo? (Ziele im Fokus, gewünschte Ergebnisse?)
- Zahlen Daten Fakten?
- Was steht als nächstes an?
- …
- Vorhaben Privat
- ….
einfach.produktiver. Tipp
Ich habe bewusst den Begriff Vorhaben benutzt in Ergänzung zu Projekten. Denk bitte auch dran, dass du nicht nur berufliche Projekte anschaust, sondern auch was du dir privat vorgenommen hast, für dich, dein Umfeld, deine Partnerschaft etc.
Wochen-Rahmen planen
Nachdem jetzt Klarheit herrscht und du einen Fokus gesetzt hast geht es an die konkrete Planung der nächsten Woche.
- Was steht in der nächsten Woche alles an?
- Ist der Kalender aktuell?
- Fokus-Zeiten einplanen für die Themenschwerpunkte
- Gibt es mittel- und langfristigen Termine die eine Massnahme erfordern?
- Gibt es Punkte aus der Someday / Maybe Liste, die ich angehen möchte
- …
Braucht es noch mehr Reviews?
Sicherlicht fragst du dich jetzt, wie lange ich für mein Wochenreview benötige. Meine eigene Checkliste ist etwas länger und trotzdem schaffe ich es die Punkte durchzugehen in weniger als 1h. Sprich ich investiere 1h pro Woche und habe dafür ein klares Bild wo ich stehe, was konkret an zu triggern ist. So kann ich direkt in das Umsetzen gehen, ohne vom Weg abzukommen.
Neben dem Wochen-Review gibt es noch weitere Reviews wie:
- Tagesreview
- Monatsreview
- Quartalsreview
- Jahresreview
Ich selbst führe akutuell kein gezieltes Tagereview durch, sondern konzentriere mich auf einen strukturierten Ablauf und mache lieber das Wochen-Review. Daneben habe ich noch ein Monatsreview und natürlich ein Jahresreview. Dort geht es eher um die gröbere Richtung. Für das Zeitraster „Woche“ habe ich mich entschieden, da mir eine reine (!) Monatsbetrachtung zu „breit“ ist, da passiert zu viel innerhalb eines Monats und man erkennt ggf. zu spät.
einfach.produktiver. Tipp
Wenn du bisher noch keinerlei Wochenreview gemacht hast, dann beginne mit wenigen Punkten, die dich direkt ansprechen. Versuche auch ein paar für die ungewöhnliche Punkte mit aufzunehmen, damit du erkennen kannst, ob dir das weiterhilft einen besseren Fokus zu finden. Die Beispiel oben geben dir einen idealen Einstieg.
Fazit
Damit du wirklich einen klaren Fokus für die Folge-Woche hast und strukturiert ans Umsetzen gehen kannst, ist das Wochen-Review das ideale Tool. Der Wochen-Zeitrahmen bietet sich an, da es ein gutes Verhältnis zwischen Zeitinvest und Ergebnis bietet. Durch diese Vorgehensweise schaffst du dir nicht nur Klarheit und Fokus über deine nächsten Schritte, sondern auch mentalen Freiraum im Kopf, damit du dich voll und ganz auf die Umsetzung konzentrieren kannst.
einfach.produktiver. Strategie
So kommst du in die Umsetzung
Ziel ist es, dir einen Überblick zu verschaffen, wo du mit deinen Vorhaben gerade stehst. Dir einen Fokus zu setzen, damit du für die Folge-Woche einen klaren Plan hast, welche Aufgaben anzugehen sind, sodass du deinen Zielen näher kommst.
1. Erstelle dir eine Checkliste für das Wochen-Review
Nutze hierzu als Starpunkt die o.g. Punkte, übertrage sie in das Medium deiner Wahl (Word, Notizbuch, ….)
2. Plane eine feste Zeit ein
Es bietet sich an, dass du das Review Ende der Woche z.B. am Freitag Nachmittag machst oder wenn unbedingt notwenig auch am Sonntag. Starte auf jeden Fall mit einem klaren Plan in die Folgewoche
3. Checkliste durchgehen
Gehe schrittweise in der o.g. Reihenfolge durch die Säulen durch, überspringe keine Säule
4. Ergänze, passe an
Wenn dir ein Punkt auf der Liste nicht zusagt, dir etwas fehlt etc. nimm Änderungen an der Liste vor
5. Scherpunkte planen
Basierend auf deinem gesetzten Fokus, plane die wichtigsten Termine und Aufgaben ein.
Karma-Guthabenpunkte sammeln:
Unterstütze andere Menschen in deinem Umfeld darin, damit auch sie mehr Freiraum für die wichtigen Dinge im Leben bekommen. Mit einem Klick kannst du diesen Beitrag in deinem Netzwerk teilen und hast damit anderen heute etwas Gutes getan.
pexel pixabay 262470
Pexel S.Hazelwood 1226398