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So bekommst du deine to-do Liste in den Griff

Gehörst du auch dazu? Augenrollen, wenn du nur daran denkst? Alleine die Nennung des Begriffes „to-do-Liste“ führt bei vielen Menschen scharfem Einatmen oder lautem Stöhnen. Jeder kennt sie, jeder nutzt sie in der ein oder anderen Art, x Versuche der Liste Herr (oder Frau) zu werden. Anfänglich wird sie akribisch gepflegt, alles brav eingetragen, dann die ersten Unterbrechungen. „Merke ich mir so, komme jetzt nicht dazu das einzutragen“, „ich schreib das mal schnell auf den Zettel“ – so fängt die Roller-Coaster Fahrt mit der Liste an.

Irgendwann hörst du von der neuesten Methode, sei es jetzt Bullet Journal oder hippe App, die dir verspricht, dass du alles noch schneller schaffst und Dein Business gerade zu abhebt. Jetzt aber, ganz bestimmt klappt es. Und siehe da: Wachstum. Dummerweise nicht bei dir selbst oder deinen Vorhaben. Es wächst nur eines: die Liste selbst. Stetig und unaufhaltsam: Am Ende: Resignation. Frust!

To-do Listen funktionieren nicht – aber warum?

Eigentlich ist es doch ganz einfach mit so einer to-do-Liste. Ein paar Einträge und man hat seine Aufgaben und Vorhaben im Griff. Dann noch ein paar Prioritäten vergeben. Haken dran.

Aber eben nur in der Theorie. Gründe oder besser Fußangeln, die zu Schnappatmung beim Blick auf die to-do-liste führen, gibt es einige:

  • Stetiger Strom an neuen Aufgaben
  • Gefühlt unendlich viele Quellen, wo überhaupt Aufgaben entstehen
  • Hinterherkommen unmöglich
  • das System wie die Liste geführt wird, passt nicht zu dir
  • mehr Zeit für die Verwaltung statt der Abarbeitung und Erledigung

Klassisches Fazit: „Na dann halt ohne to-do-Liste, spart zumindest den Frust über die Liste selbst.“

Mal ehrlich, wird dadurch auch nur eine Aufgabe mehr erledigt, bekommt damit auch nur ein Vorhaben eine höhere oder geringere Priorität, damit du weißt, was du als nächstes angehen solltest?

Gerne genommen von absoluten to-do-Listen Gegnern, dass ein Steve Jobs und ein Bill Gates ja auch keine to-do-Liste führen. Aha!? Ist das so? Und wo wissen die das her? Haben die vielleicht nicht sogar einen ganzen Stab an Mitarbeitern, denen sie blind vertrauen können, dass anstehende Aufgaben und Termine rechtzeitig an ihn herangetragen werden? Sprich sie haben für bestimmte Bereiche ein anderes System etabliert? Ok, wenn du soweit schon bist, dann kannst du hier aufhören zu lesen. Spart dir Zeit.

Ein positiver Geist findet einen Weg, wie es gelingt, ein negativer Geist sucht nach all den Wegen, wie es nicht gelingt. (Napoleon Hill)

Der Weg aus dem Dilemma – so wird´s was!

Aha, ich sehe, du bist ein positiver Geist und bist deshalb noch hier.

Daher für dich hier einige ausgewählte Denkanstöße und Tipps wie das mit einer To-do-Liste für dich doch funktioniert und du in die direkte Umsetzung startest, damit du mehr Freiraum schaffst und dich deine to-do Liste nicht belastest.

Warum bist du auf der Welt?

Nein, es wird jetzt nicht sonderlich philosophisch tiefgründig. Es geht und deine Grundeinstellung zur Liste an sich. Viele glauben, so eine Liste muss abgearbeitet werden. Falsch! Du bist nicht auf der Welt eine List abzuarbeiten oder die Einträge auf einer Liste auf null zurück zu bringen.  Streich das aus deinem Gedankengut. Die Liste ist da, sie hat immer Einträge und es werden immer Einträge hinzukommen.

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Du bist nicht auf der Welt eine Aufgabenliste abzuarbeiten. Diese Aussage ist doppeldeutig! Erstens geht es nicht darum, dass du die Liste an sich abarbeitest, denn sie ist nur ein Hilfsmittel, damit du den Überblick behältst. Zweitens hast du hoffentlich höhere Ziele, als einfach nur eingehende Aufgaben zu erledigen, also reaktiv zu arbeiten!

Der Kniff liegt darin, dass du neben dem geänderten Mindset ein Framework schaffst, damit nur bestimmte Aufgaben auf deine Liste kommen, anstehende Aufgaben nicht gleichberechtigt nebeneinander stehen und Aufgaben einfach verbannst. Wie? Das kommt gleich.

Der Traum: Endlich keine neuen Aufgaben mehr  – oder doch eher Albtraum?

Ok, etwas sehr spitz die Aussage. Entweder du hast dich, dein Unternehmen und Umfeld so top in Griff, dass alles alleine läuft und du überhaupt nicht mehr gebraucht wirst – Glückwunsch – oder eben es will wirklich keiner was von dir, da es keinen Interessiert, dich, deine Produkte, deine Dienstleistung keiner braucht.  Was sich als wahrer Traum angehört hat, wäre doch eher ein Albtraum für dich und dein Unternehmen!

  einfach.produktiver. Impuls

Wenn keine neuen Aufgaben zu deiner Liste hinzukommen, dann bist du auftragslos! Denk mal drüber nach. Nicht gut! Allerdings kommt es natürlich darauf an, dass die richtigen (!) Aufgaben auf deine Liste kommen, die dich deinem Vorhaben näherbringen.

Dein Problem wird allerdings nicht sein, dass du zu wenige Aufgaben hast, sondern viel zu viele und das belastet dich. Aber stell dir mal vor, du hättest nur noch solche Aufgaben, die dich wirklich deinen Zielen wirklich näher bringen. Kein Grundrauschen, das dich ablenkt. Würdest du dich dann auch über die Liste der Aufgaben ärgern? Vermutlich nicht, sie wären dir Ansporn die Dinge anzugehen und umzusetzen. Da musst du hin.

So setzt du es um!

Jetzt geht es ans Umsetzen. Leg am Besten direkt los. Hier einige erste Handlungsempfehlungen. Ich gehe davon aus, dass du – in welcher Form auch immer – eine Liste deiner Aufgaben hast. Ob Post-its über dem Bildschirm, digital im Smartphone oder handschriftlich in deinem Notizbuch. Die folgenden Tipps kannst du bei jeder Art anwenden.

1. Aufgaben einfach löschen

Wie? Löschen? Geht gar nicht! Oder?

Im Laufe deiner Listenerstellung haben sich jede Menge Aufgaben angesammelt, die schlicht nicht mehr relevant sind. Sie sind schrittweise nach unten gerutscht. Erledigt. Idealerweise. Vermutlich haben sie sich von sich selbst erledigt. Geh deine Liste durch und lösche konsequent diese Art von Aufgaben raus, die nicht mehr relevant sind.

Sicherlich keine Top-Empfehlung, wenn du das  regelmäßig im Rahmen eines Wochenreview machst, dann hast du das im Griff. Wenn nicht, dann schau drüber und bestimmt findet sich was. Lösche auch alle Aufgaben, deren Beschreibung dir nichts mehr sagt und alle Aufgaben, die keinerlei Bedeutung mehr für dich haben.

  einfach.produktiver. Tipp

Vermeide beim Durchsehen, dass du beim Lesen sofort 2-5 neue Aufgaben generierst. Lies die Aufgabe durch und wenn sie nicht mehr relevant ist – und nur dann – lösche sie.

Hier ist wichtig, deinem erstes Bauchgefühl zu vertrauen, ob diese Aufgabe noch relevant ist oder nicht. Wenn du nicht sicher bist, dann lass die Aufgabe in diesem Schritt erst ein Mal stehen.

2. Lösche alle Prioritäten

Es ist  aber auch zu verlockend.  Man kann doch so herrlich mit Farben, Icons und was noch allem die Aufgaben in Gruppen einteilen. Kennst du das: „gering, mittel, hoch“ – dein Startpunkt. Du merkst schnell, das passt noch nicht, da fehlt „sehr hoch“.

2 Monate später hast du dann garantiert noch „besonders wichtig“, „eilt“, „absolut nicht vergessen“, „dringend“, „Prio 0“ plus noch ein paar Farben… ach ja und Termine auch noch ….  und das alles zusätzlich in Kombination!

Ergebnis: Frust.

Was so toll anfing, hat sich schnell in eine Box der Pandora verwandelt. War offen gesagt aber absehbar, denn es gibt Aufgaben, die verändern nun mal ihre Priorität über die Zeit. Du musst einen Vortrag in 2 Monaten halten, alles easy, noch massig Zeit: low priority. Rückt der Termin näher, dann ändert sich die zeitliche Freiheit die Aufgabe zu erledigen. Wenn du jetzt Prioritäten in deiner Liste gesetzt hast, die auf den zeitlichen Ablauf deuten, dann musst du anfangen deinen Aufgaben neu priorisieren. Das machst du ein paar Mal, dann wird es einfach zu viel und schon ist das System hin.

Anderes Beispiel: „Auto Öl auffüllen“. Das Lichtlein geht an, aber man weiß, ich muss nicht gleich an den Straßenrand fahren, das ist nur eine erste Warnung.  Weiterfahren. Du weißt was kommt, irgendwann wird es für den Motor eben unerlässlich werden. Jetzt müsstest du die die Aufgabe aber wirklich erledigen und die Priorität auf deiner Liste hoch setzen. Ok, oder du lässt es, dann fällt „Auto Öl auffüllen“ irgendwann weg, da sie sich erledigt hat. Grüße von deinem Motor und du hast jetzt eine deutlich aufwendigere Aufgabe auf der Liste!

Also weg mit den Prioritäten aus der Liste.

3. Setze Prioritäten

??? du hast diese 3-Fragezeichen vor den Augen? In Punkt 2 habe ich doch gerade gesagt, dass du alle Prioritäten löschen sollst und jetzt sollst du priorisieren? Exakt! Schau dir einfach mal eine typische Aufgabenliste an:

  • Rückfrage wegen Angebot an Kunde Maier
  • Garage Wandlampe reparieren
  • Bericht in Fachzeitschrift lesen
  • Neue Produktstrategie erarbeiten
  • Internetrecherche neues Smartphone
  • Apfelbaum für Vorgarten
  • Rückmeldung an Dieter bzgl. Vorschlag Projekauftrag
  • 12.9. Termin beim Zahnarzt
  • Stellenanzeige freigeben
  • Versicherungsordner ausmisten

Wenn du diese Art von Liste pflegst, dann wird sie ultimativ lang werden (oben ist ja nur ein Ausschnitt). Du hast keinerlei Möglichkeit zu erkennen, was du als nächstes machen solltest. Dazu ist es eine Mischung aus beruflichen und privaten Dingen, etc. Doch wie jetzt vorgehen, damit man nicht wieder in die Prioritätenfalle läuft?

Erstelle dir vorerst folgende Listen:

  • Jetzt kritisch
  • Radarschirm
  • Wichtig
  • Someday/Maybe Liste

Jetzt kritisch: Aufgaben die akut dazu führen, dass du in direkter Folge Umsatz verlierst oder Kosten verursachst, wenn sie nicht direkt angegangen werden. Das sind Aufgaben, die keine Aufschiebung dulden, die du nicht irgendwann machen kannst.

Radarschirm: Aufgaben, die  du erledigen musst, da  z.B. jemand darauf wartet,  aber nicht jetzt kritisch sind. Das sind Aufgaben die du angehst, bevor sie „jetzt kritisch“ werden und weil da jemand darauf wartet.

Wichtig: Aufgaben, die dich und dein Unternehmen weiterzubringen, aber keinen direkten Zeitdruck haben. Das sind die Aufgaben denen du dich widmen möchtest, da sie dich mittel und langfristig weiterbringen.

Someday/Maybe Liste:  Alle Aufgaben, die du dir mal irgendwann vornehmen kannst, die eher Ideen sind etc.

Wichtig, diese erste Gruppierung dient dazu, dass du einen Überblick bekommst und ohne Priorität an der einzelnen Aufgaben dir Töpfe bildest, die helfen wichtigem von unwichtigem, dringenden von nicht dringenden etc. zu unterscheiden. Ja ich hätte auch die bekannte Eisenhower Matrix hier vorschlagen können. Ich weiß allerdings, dass diese nicht so einfach zu lesen ist und in der Praxis durchaus ihre Schwächen hat. Daher ein angepasster Weg.

Für die Beispiele oben bedeutet dies:

  • Die Rückfrage wegen dem Angebot auf kritisch rutscht, denn es steht ein großer Auftrag für dich dahinter und da musst du einfach dran bleiben.
  • Die Aufgaben „Stellenanzeige freigeben“ rutscht vermutlich in die Liste „Radarschirm“, könnte aber auch kritisch sein, wenn du aufgrund eines externen Abgabetermins gefordert bist, das zeitnah zu erledigen.
  • Die Aufgabe mit dem „Apfelbaum“ würde ich in „Someday/Maybe“ einordnen. Klar mag mal bestimmte Einpflanzzeiten im Jahr berücksichtigen, aber wenn ich ihn später pflanze, dann treibt er halt nicht so toll. Es kann allerdings sein, dass das auch in den Radarschirm rutscht, wenn dich dein Lebenspartner schon seit Monaten regelmäßig daran erinnert.
  • Beispiel: „Auto Öl auffüllen“. Das Lichtlein geht an, aber man weiss, ich muss nicht gleich an den Straßenrand fahren, das ist nur eine erste Warnung.  Weiterfahren. Du weißt was kommt, irgendwann wird es für den Motor eben unerlässlich werden. Besser sehr zeitnah angehen – würde ich auf kritisch setzen mindestens auf Radarschirm. Je nach Fahrleistung von dir. Someday ist wohl keine gute Option, denn irgendwann fällt „Auto Öl auffüllen“ zwar weg, da sie sich erledigt hat. Grüße von deinem Motor und du hast jetzt eine deutlich aufwendigere Aufgabe auf der Liste!

  einfach.produktiver. Tipp

Nutze auf jeden Fall die Someday/Maybe Liste und parke dort alles, das du aus dem Kopf haben möchtest. Wichtig ist, dass du dir immer vor Augen hältst, es ist nicht wichtig die Liste abzuhaken, sie kann und darf wachsen. Alleine der Titel der Liste hilft dir, das zu veranschaulichen. Diese Liste schaust du regelmäßig z.B: im Wochenreview durch, ob es Aufgaben gibt, die du angehen möchtest (!), solltest oder löschen kannst. Ansonsten parken sie dort und belasten deine to-do-Liste nicht weiter.

4. Termine ab in den Kalender

Im Beispiel oben hab ich einen Eintrag reingemogelt, der da nicht hingehört. Gehörst du auch zu den Leuten, die Termine in ihren Aufgabenlisten haben? Ich meine nicht, wie man mit Terminen an Aufgaben umgeht, sondern man erstellt eine Aufgabe, obwohl es eigentlich ein Termin ist. Der Eintrag „12.9. Termin beim Zahnarzt“ ist so einer.

Daher: wenn du solche Einträge hast, dann übernimm diese direkt in deinen Kalender und lösche die Aufgabe. Es sei denn du müsstest für den Termin als Vorbereitung noch etwas erledigen, denn sollte die Aufgabe aber auch korrekt formuliert sein wie z.B. „Versicherung nachfragen wegen Kostenübernahme kieferorthopätischen Behandlung“

5. Aufgabenbeschreibung verständlich machen

Schaust du auch ab und an auf deine Aufgaben und denkst dir, was das wohl zu bedeuten hat. Dann gewöhne dir an die Aufgaben so zu beschreiben, damit DU verstehst um was es geht. Keine großen literarischen Texte, aber so klar, damit du jederzeit direkt weißt, was zu tun ist. Ich empfehle dir nutze Verben dazu in der Beschreibung, da sie eine Handlungsanweisung sind.

  • Statt „Stellenanzeige“, besser beschreiben WAS zu tun ist: „Stellenzeige genehmigen“ oder „Stellenanzeige Draft erstellen“
    Statt „Steuerberater“ – „Steuerberater wegen Vorauszahlung anrufen“ oder „Mail an Steuerberater wegen Vorauszahlung schicken“

Fazit

Mit dem Löschen, der Eliminierung der Termine aus deiner Aufgabenliste sollte sich schon etwas Freiraum geschaffen haben. Mentalen Freiraum hast du dir nicht nur mit dem Löschen der Prioritäten geschaffen, sondern speziell auch mit dem Auslagern von Aufgaben in verschiedene Töpfe. Hier speziell der Somdeday/Maybe Topf.

Wichtig ist, dass du wirklich hinterfragst, wann eine Aufgabe in welchen Topf kommt. Natürlich kannst du mehr Töpfe anlegen je nach Lebenssituation, aber ich empfehle dir, starte mit den genannten Schritten, damit du ein Gefühl für die Einteilung bekommst und so auch klarer erkennen kannst, welche Aufgaben du als nächste angehen musst oder solltest.

Akzeptiere, dass eine to-do Liste immer neue Einträge erhalten wird und es ein stetiger Zulauf sein wird und muss (siehe oben). Aber denke dran, dass es nicht darum geht, dass du deine Aufgabe darin besteht, deine to-do Liste zu pflegen. Sie ist ein Hilfsmittel, die den Überblick zu geben, was als nächstes ansteht. Sie ist ein Mittel zum Zweck!

Wie erwähnt, sind das o.g. erste Schritte und es gibt noch weitere Techniken, Methoden, wie du mit bestimmten Aufgaben (delegierte Aufgaben, terminierte Aufgaben, Private & Berufliche Aufgaben, ….) produktiv umgehst – doch dazu mehr an anderer Stelle. Jetzt heisst es für dich ins Handeln zu kommen:

  einfach.produktiver. Strategie

So kommst du in die Umsetzung

Ziel dieser Strategie ist es, deine Aufgabenliste deutlich zu entschlacken, nachhaltig dafür zu sorgen, dass du einen Rahmen schaffst, der dir hilft wichtige von unwichtigen Dinge zu unterscheiden ohne in die Prioritätenfalle zu laufen.

1. Lösche Aufgaben

Lösche alle Aufgaben aus deiner Liste heraus, die überholt sind, die sich von selbst erledigt haben, die dir nichts sagen oder an Bedeutung für dich verloren haben

2. Übertrage Termine in den Kalender

Prüfe bei deinen Aufgaben in deiner Liste, ob es sich um Termine handelt oder um Aufgaben ZU Terminen. Wenn es ein reiner Termin ist, dann übertrage diesen in den Kalender, so etwas hat nichts in deiner Aufgabenliste zu suchen

3. Beschreibe deine Aufgaben klar und für dich verständlich

Überprüfe, ob DIR sofort klar ist, was bei der Aufgabe zu tun ist. Verwende Verben in der Beschreibung und beschreibe das Ziel möglichst prägnant. Das spart die späteres Rätselraten und hilft dir den Kopf frei zu bekommen.

4. Bilde Aufgaben-Töpfe

Erstelle die oben genannten 4 Listen „Jetzt kritisch“, „Radarschirm“, „Wichtig“, „Someday/Maybe Liste“ und ordne die verbleibenden Aufgaben ein.  Etabliere auf denen Fall auch gedanklich die „Somdeday/Maybe Liste“, denn sie wird dir helfen mentalen Freiraum zu schaffen, da weißt, dass diese nicht abzuarbeiten ist

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