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Mehr erledigen mit der Pomodoro Technik

Auch wenn es heißt „Zeit ist Geld“, ist es überraschend zu sehen wie viele doch recht verschwenderisch mit Ihrer Zeit umgehen. Während in der Budgetrunde auf jeden Euro geachtet wird, geht kostbare Zeit bei der Erledigung oder besser Nicht-Erledigung von Aufgaben verloren. Geld kann man zurück bekommen – Zeit nicht mehr.

Als Resultat wachen sie anstehenden Aufgaben an, wichtiges bleibt auf der Strecke. Unerledigt!

Wieso bleibt so viel unerledigt?

Folgende Ursachen führen am häufigsten dazu, dass anstehende Aufgaben unerledigt bleiben und sich unaufhaltsam zu eine Bugwelle aufschaukeln:

Du hast keine klaren Ziele bzw. Schwerpunktthemen um deine Aufgabe zu priorisieren
Du hast schlicht zu viele andere Termine und nimmst dir nicht den Freiraum, um wichtige Aufgaben umzusetzen
Du kommst nicht ins fokussierte Arbeiten, da du abgelenkt wirst oder dich mit Füllaufgaben beschäftigst
Du schiebst wichtige Aufgaben auf, wartest zu lange bis sie dann dringend werden

Klartext: du vergeudest wertvolle Zeit und kommst nicht nach vorne. Verlierst ggf. wichtige Aufträge, verpasst neue Möglichkeiten für dein Unternehmen und bei externen Deadlines kommst du irgendwann an den Punkt, dass die Aufgaben nicht länger warten können. Machst dir also das Leben selbst schwer und erhöhst deinen Stresslevel massiv.

In diesem Beitrag hier stelle ich dir die extrem simple aber hocheffektive Pomodoro Technik vor, damit du ins fokussierte Umsetzen von anstehenden Aufgaben kommst.

Gewöhnliche Menschen überlegen nur, wie sie ihre Zeit verbringen. Ein intelligenter Mensch versucht, sie auszunutzen.
(Arthur Schopenhauer)

So funktioniert die Pomodoro Technik

Die Grundidee dahinter ist, dass man sich über einen kleinen aber hocheffizienten Zeitintervall auf eine klar definierte Aufgabe fokussiert. Dazu werden größere Aufgaben in kleinere Einheiten geteilt. Nach jedem Zeitintervall für die Bearbeitung kommt ein kleines Zeitintervall für eine Pause.

Im Zeitintervall der Pause wendet man sich von der eigentlichen Arbeit ab und versucht zu entspannen. Wichtig ist hierbei, dass man in der Pause keine anderen Aufgaben „schnell mal nebenher macht“.

Ein Einheit bestehend aus Umsetzungsintervall in der die Aufgabe bearbeitet wird und direkt folgendem Pausenintervall sieht folgendermaßen aus:

25 Minuten: Umsetzungsintervall
5 Minuten: Pausenintervall

einfach.produktiver. Tipp

Achte darauf, dass du die Pause nicht dazu nutzt, noch schnell etwas zwischendurch zu machen. Also auch nicht den schnellen Anruf und auf gar keinen Fall (!) „nur schnell emails checken“. Du sollst im Unterbewusstsein auch in der Pause bei der Aufgabe bleiben. Alles andere würde dich mental aus der Konzentration reißen.

Hüte dich auch vor den Gang in die Kaffee-Küche. Ich garantiere dir, du wirst dort von anderen Personen angesprochen, die „nur schnell eine Frage haben“. Mach lieber ein paar Entspannungsübungen, schau aus dem Fenster, Lüfte, höre Musik, etc.

Setzt man mehrerer solcher Einheiten (Umsetzungsintervall + Pausenintervall) hintereinander kommt man in einen Flow der hoch konzentrierten Abarbeitung und erreicht so mehr – aber eben ohne schneller zu arbeiten und sich auszupowern. Die kurzen Zeitintervalle – bestehend aus Umsetzungsintervall (Spannung) und Pausenintervall (Entspannung) – lockern den Arbeitsrhythmus auf. Die Pausen sorgen für notwendige Entspannung

Zeitlich enge Deadline zur Umsetzung dienen dazu, dass zu erledigende Aufgaben nicht mehr zeitlichen Raum einnehmen als sie müssen.

Hintergrund ist, die Anlehnung an das Parkinsonsche Gesetz, das besagt, dass Gas genau den Raum einnimmt, den man ihm gibt. Exakt so verhält es sich mit der Erledigung einer Aufgabe. Gibt man viel zeitlichen Raum, wird die Erledigung einer Aufgabe diese Zeit auch benötigen – auch wenn man viel weniger benötigen würde. Daher die zeitlich begrenzten Zeitintervallen. Man kennt das Prinzip des fest vorgegebenen Zeitintervalls aus dem design thinking (time-boxed als Stichwort).

einfach.produktiver. Wissen

Die Technik geht auf den Italiener F. Cirillo zurück, der in den 1980er Jahren diese Technik für sich selbst entdeckt hat. Bedingt durch viele Aufgaben mit vorgegebenen Deadlines war er faktisch mental komplett blockiert, was die Umsetzung anging. Die Geschichte besagt, dass er damals einen kleinen Küchenwecker verwendet hat, um sich feste Zeitintervalle für bestimmte Aufgaben zu geben. So hat er extrem viel Aufgaben erledigt bekommen im Vergleich ohne Wecker.

Nach meinen Recherchen gibt es keine wissenschaftliche Begründung, dass die 25 Minuten ideal sind. Der Wecker von Cirillo konnte angeblich als maximale Zeit 25 Minuten einstellen. Da sein Wecker die Form eine Tomate (ital. Pomodoro) hatte wurde aus Form und maximaler Zeit die Pomodoro Technik mit eben diesen 25 Minuten Einheiten

Warum ist die Technik so hilfreich?

Wie bereits erwähnt vereint die Technik verschiedene Ansätze und fördert so eine hochfokussierte Arbeitsweise, die direkt ins Umsetzen und Erledigen führt.

Klarer Fokus auf eine zu erledigende Aufgabe innerhalb des Zeitintervalls
Time-boxed mit eng begrenzter Zeitvorgabe (25min) sorgt dafür, dass man sich auf die Punkte konzentriert, die wesentlich sind
Arbeiten in kleinen Intervallen geht leichter von der Hand, da man ein schnelleres Erfolgserlebnis hat
Aufteilen von großen Aufgaben in kleinere Abschnitte fördert das leichte Starten und schnelle Umsetzen
Kleine Pausen dienen der Erholung und Belohnung

Fazit

Die Pomodoro-Technik ist eine extrem einfach anzuwendende Technik, die dazu dient in kurzen Einheiten fokussiert und damit hoch produktiv zu arbeiten. Der time-boxed Ansatz stellt sicher, dass man sich auf das Wesentliche konzentriert, ein klares Etappenziel vor Augen hat und dieses ohne schneller zu arbeiten oder sich gar auszupowern sehr gut umsetzen kann.

Sie lässt sich nahtlos in den Tagesablauf einbauen und kann für jede Art von Aufgabe angewendet werden.

einfach.produktiver. Strategie

So kommst du in die Umsetzung

So setzt du die Pomodoro Technik direkt an einer deiner Aufgaben ein und lernst die Vorteile direkt in der Praxis kennen und erledigst so gleich eine deiner anstehenden Aufgaben.

Suche dir direkt jetzt eine Aufgabe für heute oder morgen aus, an der du diese Technik anwenden wirst
Teile die Aufgabe ggf. in kleinere Teilaufgaben, die realistisch in einem Intervall von 25min umgesetzt werden können
Plane als Block in deinem Kaledner 2 maximal 3 Zeiteinheiten direkt hintereinander
also (25+5) + (25+5) ggf. (25+5) + (25+5) + (25+5)
mit etwas mehr Erfahrung kannst du auch mehr Blöcke kombinieren. Denk dann aber bitte daran, dass du nach 4 Einheiten eine längere Pause machst
Nimm dir nur vor die ERSTE Teilaufgabe zu erledigen und versuche diese in der ersten Einheit (25 min) zu erledigen.
Bei 3 eingeteilten Zeiteinheiten kannst du dir auch 2 Teilaufgaben vornehmen. So hast du noch etwas Puffer, solange du deinen Zeitbedarf nicht so gut einschätzen kannst.
Lege dir vorher mögliche Unterlagen, Informationen etc. bereit
So beginnst du nicht damit in Emails, digitalen Ablegen etc. zu suchen und Zeit vergeudest bis du wirklich anfangen kannst. Wenn es eine Recherche Aufgabe ist, dann ist das natürlich was anderes
KEINE Störung für die o.g. Zeitintervalle.
Also Telefon aus, Tür zu, Messanger aus etc. Halte dich an den o.g. Tipp für den Umgang mit den 5 Minuten Pause: KEINE andere Aufgabe oder Störung!
Stelle dir den Timer auf 25 min (Smartphone, nein du benötigst keinen Tomatenwecker) und los geht es!

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