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Einfach-Produktiver - Meeting-Zeit

Stopp diese beiden Unsitten, denn sie vermasseln jedes Meeting

Meetings nerven! Zeitvergeudung pur! Am Ende kommt nichts dabei raus. Ernüchterung macht sich schnell breit, wenn man bedenkt, wieviel Zeit und Energie in ein Meeting investiert wird und wie wenig dabei jedoch herauskommt.

Dazu tragen zwei Unsitten bei, die sich schneller ausbreiten als das Unkraut im Garten: Unpünktlichkeit der Teilnehmer und endlose Diskussionen über absolute Nebensächlichkeiten

„Besprechungen mit vielen Teilnehmern lösen selten ein Problem, sondern verschwenden viel wertvolle Zeit“

(Cyril Northcote Parkinson, Historiker & Publizist, 1909 - 1993)

Meeting Unsitten fressen nicht nur wertvolle Meeting-Zeit

Eine Studie der Harvard Business School belegt dies mit Zahlen: 71 Prozent der befragten Führungskräfte gaben an, dass sie Meetings für unproduktiv und ineffizient halten. Man braucht eigentlich keine Studie, sondern nur ein Blick in die Augen der Teilnehmer, um zu erkennen, dass der Meeting-Frustlevel in den letzten Jahren gestiegen ist.

Es geht nicht darum, Meetings abzuschaffen, sondern sich darüber Gedanken zu machen, wie man die Zeit in (notwendigen) Meetings sinnvoller nutzen kann.

In diesem Blog-Artikel zeige ich dir, wie du die zwei beiden größten Unsitten vermeiden kannst, um nicht sinnlos Zeit in Meetings zu vergeuden. Denn diese Unsitten kosten nicht nur Zeit, sondern nerven auch alle Teilnehmer massiv.

Meeting Unsitte 1: Die Zuspätkommer

Frank holt sich nur noch schnell einen Kaffee, Ute hängt noch im anderen Meeting fest, Ralf und Uschi diskutieren noch, ob der letzte Tatort wirklich gut war. Weiß jemand, was mit Stefan ist? „Der kommt doch eh immer zu spät.“

Meine Oma hat immer gesagt: Pünktlichkeit ist keine Zier. Schau ich mir den Meeting-Alltag so an, dann habe ich den Eindruck, dass Pünktlichkeit doch sehr deutlich an Wert verloren hat.

Keine Frage: Jeder hat extrem viel zu tun, ein Meeting jagt das nächstea und es wird immer wieder Situationen geben, in denen jemand „nur noch schnell eine E-Mail fertig schreiben muss“.

Allerdings mit dem Ergebnis: Viel zu viele Meetings beginnen nicht pünktlich. Die Zeit verrinnt, die Pünktlichen warten geduldig und ärgern sich im Stillen. Meine Oma würde sagen, dass das „doch sehr unhöflich ist“.

Die Auswirkungen:  Meeting-Zuspätkommer sind nervig und teuer

Aber gerade in der heutigen Zeit, in denen jeder sowieso mit seinen Aufgaben nicht mehr fertig wird, ist Unpünktlichkeit – und damit das „Wartenlassen anderer“ – weit mehr als eine bloße Unhöflichkeit!

Ich sage: Hier wird schlicht (Lebens-) Zeit vergeudet. Doch die Zuspätkommer kosten nicht nur Zeit und jede Menge Nerven. Es wird auch schnell teuer.

Eine Studie in den USA hat ergeben, dass sich die jährlichen Kosten aufgrund der verlorenen Arbeitszeit allein durch das Warten auf Kollegen in Meetings auf 37 Milliarden US-Dollar addieren.

Die Rechnung kann jeder für sich selbst schnell selbst durchspielen: Anzahl Personen * verspätete Zeit * Stundensatz. Das klingt zunächst nicht viel, summiert sich allerdings sehr schnell auf!

Nicht in Geld lässt sich die schlechte Laune aufwiegen, die bei den Kollegen entsteht, wenn wie wieder einmal auf die – vermutlich immer gleichen Pappenheimer – warten müssen. Denn wer andere warten lässt, hindert sie daran, ihre Aufgaben zu erledigen. Das nervt und der Stresslevel steigt,

Dies erzeugt wiederum Folgeeffekte, die häufig übersehen werden:

  • Die Stimmung der Wartenden wird zunehmend schlechter, was definitiv keine gute Basis für ein erfolgreiches Meeting ist.
  • Die Wartenden erkennen, dass Unpünktlichkeit anscheinend akzeptiert wird und werden selbst zur Unpünktlichkeit „erzogen“.
  • Jede noch so tolle Meeting-Agenda ist dank der Zuspätkommer nicht mehr umsetzbar. Damit die Themen überhaupt noch besprochen werden können, wird hektisch durch Themen gesprungen, Stress macht sich breit und die Ergebnisse werden messbar schlechter.

Lösung 1: Warte nicht auf Zuspätkommer

Die Lösung ist dabei so einfach: Pünktlich mit dem Meeting starten. Ich selbst starte Meetings konsequent pünktlich und unabhängig davon, ob alle Teilnehmer anwesend sind. Es gibt maximal 2 Minuten „Karenzzeit“. Dann beginne ich das Meeting mit dem Satz „wir sind 2 Minuten über der Zeit, fangen wir an“.

Nicht fünf Minuten und erst recht nicht zehn Minuten später. Wenn ein Kollege – warum auch immer – fehlt, ist das sein Problem, nicht meins.

„Aber das geht doch nicht!“ Das höre ich sehr häufiger. Warum sollte das nicht funktionieren? Es funktioniert, und zwar sehr gut! Nach 1-2 Meetings wissen alle Teilnehmer, dass ich Meetings pünktlich beginne und es weder eine „Extra-Begrüßung“ des Zuspätkommers gibt, noch eine Zusammenfassung des bisher Gesagten. Das Meeting geht ungeachtet des Zuspätkommers weiter.

Ich muss immer schmunzeln, denn es ist oft wie früher in der Schule: Wer zu spät kam, hat ganz still seinen Platz eingenommen und ist möglichst nicht aufgefallen.

Es ist erstaunlich, wie schnell sich alle daran gewöhnen. Sie schätzen es, dass es sowohl pünktlich los geht aber auch pünktlich endet.

Mich stört auch nicht, wenn jemand zu spät kommt. Er oder sie wird entsprechende Gründe haben. Das bedeutet aber eben nicht, dass alle anderen warten müssen (Stichwort Zeit und Nerven) oder dass wir extra Runden drehen und für jeden Zuspätkommer eine Zusammenfassung geben.

Lösung 2: Warte nicht auf Zuspätkommer – auch nicht auf Führungskräfte

„Was ist, wenn der Chef oder ein Entscheidungsträger fehlt?“ Auch das ist für mich kein Grund nicht pünktlich zu starten.

Auch hier stellt sich sehr schnell der Lerneffekt ein. Denn es kann nicht im Interesse einer Führungskraft sein, dass x Mitarbeiter Arbeitszeit mit Warten verbringen.

Braucht es eine Führungskraft für ein Thema unabdinglich, dann kann ich ja immer noch die Reihenfolge der Punkte auf der Agenda anpassen. Ich starte dann mit Themen, bei denen eine Führungskraft nicht benötigt wird.

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Meeting Unsitte 2: Diskussion von Nebensächlichkeiten

Wer kennt das nicht: Statt sich den zentralen Punkten zu widmen und anstehende Entscheidungen zu treffen, die sich direkt auf die nächsten Schritte eines Projektes auswirken, werden Nebensächlichkeiten diskutiert.

Endlose Diskussionen über Dinge, die wirklich aktuell nicht wichtig sind, nicht in diesem Kreis besprochen werden sollten oder einfach völlig irrelevant sind. Augenrollen bei denjenigen, die Entscheidungen für ihre nächsten Schritte benötigen. Wieder ein Meeting vertan mit der Besprechung von völlig unwichtigen Dingen!

Dieses Verhalten wurde von Cyril Northcote Parkinson bereits 1957 ein seinem „Gesetz der Trivialität“ (Law of Triviality) beschrieben, das besagt, dass Menschen in einer Organisation trivialen Angelegenheiten in der Regel eine unverhältnismäßig hohe Bedeutung beimessen.

Das „Gesetz der Trivialität“ ist auch unter dem Begriff Fahrradschuppen-Effekt, Bike-Shed-Effekt bekannt, und basiert auf einer fiktiven Geschichte, die Parkinson zur Veranschaulichung verwendet.

Bei dieser Geschichte geht es um einen Ausschuss, der mehrere Entscheidungen im Zusammenhang mit dem Bau eines sehr komplexen und teuren Kraftwerks treffen muss. Die Genehmigung Kraftwerkspläne geht schnell über die Bühne. Für die meisten Teilnehmer sind die Zusammenhänge und Auswirkungen zu kompliziert, um sich mit Argumenten einzubringen. Sie schweigen dazu.

Dann verstrickt sich der Ausschuss in der Diskussion über relativ unbedeutende, aber für alle sehr leicht zu verstehende Fragestellungen, wie z.B. die Frage, welche Materialien für den Fahrradschuppen verwendet werden sollen. Die Diskussionen gingen ins Uferlose. Statt angemessene Zeit für wichtige und komplexere Aufgaben aufzubringen, verbrachten der Ausschuss viel Zeit mit Debatten um triviale Themen wie den Fahrradschuppen.

Parkinson sagt: „Die Zeit, die für einen Tagesordnungspunkt aufgewendet wird, steht in umgekehrtem Verhältnis zu der (Geld-)Summe, um die es geht„.

Aber warum ist das so? Der gesunde Menschenverstand müsste doch dafür sorgen, dass man sich eben nicht um Dinge wie einen Fahrradschuppen kümmert, wenn es doch um die Entscheidungen für ein komplexen Kraftwerkes geht.

Hintergrund ist genau die Komplexität. Die Zusammenhänge in einem Kraftwerk sind kompliziert und mit viel Geld verbunden. Das ist für einen durchschnittlichen Menschen nur schwer zu durchschauen. Daher geht er davon aus, dass diejenigen, die sich mit dem Thema beschäftigt haben, sich schon auskennen werden. Man kann und will sich nicht ins Thema einbringen. Somit werden die Diskussionen kürzer.

Auf der anderen Seite kann sich jeder einen Fahrradschuppen vorzustellen. Jeder kann sofort Ideen dazu einbringen. Damit endet die vermeintlich schnelle Entscheidung (im Vergleich zum Bau eines Kraftwerks) eines solchen Schuppens zu endlosen Diskussionen. Jeder will seinen eigenen Vorschlag umsetzen und seinen persönlichen Beitrag mit einbringen. Endlich hat man das Wissen und den Überblick und kann mitreden. Die Diskussionen ziehen sich unendlich in die Länge.

Die Auswirkungen: Nebensächlichkeiten bremsen Vorhaben aus

Jetzt werden die wenigsten von uns über die Machbarkeit und die Planung eines Kraftwerkes zu entscheiden haben, und das Beispiel ist weit von unserem Berufsalltag entfernt. Parkinson verwendet ja bewusst dieses (fiktive) Beispiel und überspitzt die Situation damit.

Doch Hand aufs Herz: Wie oft hast du schon in Meetings gesessen, in denen immer wieder über Belanglosigkeiten und Nebensächlichkeiten gesprochen wurde?

Ich gebe dir mal ein (reales) Beispiel. Der Hintergrund ist, dass im Rahmen einer Software-Entwicklung eine neue Funktionalität entwickelt wurde. Jetzt stellte sich die Frage ob und vor allem wie man diese neue Funktionalität vermarkten möchte. Optionen gab es reichlich: Als Teil einer bestehenden Lösung, als eigenständig zu erwerbende Funktionalität, Festpreis, Staffelpreis, Abonnement, … Fragen über Fragen mit vielen Zusammenhängen und möglichen Auswirkungen. Die Diskussion lief schleppend, zögerlich.

Und plötzlich stand eine Frage im Raum: „Wie nennen wir die neue Funktionalität eigentlich?“ Uiii, endlich konnten alle mitdiskutieren, alle fühlten sich berufen ihre Ideen mit einzubringen. Das „Fahrradschuppen-Thema“ war gefunden!!!! … mit der Konsequenz, dass die eigentliche Fragenstellung um die Vermarktung komplett vernachlässigt wurde.

Zu viel kostbare Zeit für Themen, die absolute Nebensache sind. Entscheidungen über wichtige Punkte, bleiben aus und werden vertagt.

Sei es nun die Diskussion um Begrifflichkeit, das Essen für das Mitarbeiterfest, die Reihenfolge der Argumentationspunkte in einem Papier, oder sonst was auch immer. All das kostet Meeting-Zeit und wirkt sich oft direkt auf einen Projektablauf aus, wenn z.B. wichtige Kernentscheidungen nicht getroffen wurden und somit das weitere Vorgehen nicht darauf abgestimmt werden kann. Projektverzögerungen und Mehraufwand sind vorprogrammiert.

Lösung: Klare Zielsetzung und reduzierte Meeting-Zeit

Ich handle nach dem Grundsatz: „Kein Meeting ohne Ziel“. Wenn allen klar ist, was im Meeting erreicht werden soll, und welche Entscheidungen getroffen werden müssen, dann hat man eine ideale Grundlage, um Diskussionen dieser Art einzudämmen.

Um dies allen klar und transparent zu machen, ist es sinnvoll, nicht nur in der Einladung das Ziel (das ist nicht die Agenda) des Meetings zu nennen, sondern gleich zu Beginn des Meetings deutlich zu machen, was in diesem Meeting erreicht werden soll.

Bei anstehenden Entscheidungen ist es auch sehr hilfreich, am Anfang des Meetings darauf hinzuweisen, welche konkrete (!) Entscheidung(en) man heute erreichen möchte.

Solche Diskussionen lassen sich – je nach Teilnehmer – nicht immer vollständig vermeiden. Wenn man allerdings eine klare Zielvorgabe für das aktuelle (!) Meeting hat, fällt es leicht solche (Neben-) Punkte aufzugreifen und auf einer separaten Liste zu „parken“.

Durch diese Vorgehensweise werden die Punkte nicht ignoriert (was keine Lösung ist), man nimmt sie so allerdings aus dem aktuellen Meeting heraus. Dies schafft wieder zeitlichen Raum für die anstehenden und geplanten Entscheidungen bzw. zu besprechenden Themenblöcke.

Ergänzend ist es hilfreich, die Meeting-Zeit stark zu verkürzen. Denn Zeitknappheit schafft Fokus und nebensächliche Diskussionen werden automatisch weniger. Außerdem hat man so ein weiteres Argument, dass ein „Fahrradschuppen“-Punkt nicht jetzt diskutieren werden sollte, „da wir die verbleibende Zeit dafür nutzen sollten, die notwendigen Entscheidungen im Meeting zu treffen“.

Schluss mit diesen Meeting Unsitten

Meeting-Frust bei den Teilnehmern muss nicht sein. Denn es geht auch anders: effizienter und schneller Austausch bzw. Abstimmung von wichtigen Punkten. Dazu braucht es nicht viel.

Wenn die oben genannten Punkte umgesetzt werden, hat man schon einen wichtigen Schritt gegen diese Unsitten in Meetings unternommen. Das spart man nicht nur wertvolle Meetings-Zeit, sondern auch Nerven und Energie bei den Teilnehmern.

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