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Einfach-Produktiver - bessere Meetings

Schluss mit BlaBlaBla – 2 geniale Tipps für bessere Meetings

Ob sie nun Meeting, Besprechung, Sitzung, Jour fixe, Weekly oder wie auch immer heißen: Es braucht keine Forschung, ein Blick in die Augen der Teilnehmer genügt, um zu erkennen, dass Meetings nerven, Zeit kosten und oft wenig oder bis gar nichts bringen.

Sie sind die reinsten Zeit- und Energiefresser! Endlose Diskussionen, die sich im Kreis drehen. Viele Meinungen aber keine Ergebnisse. Widerkaufen von Themen. Meetings um des Meetings willen.

Wie oft sitzt du in solchen Meetings und es geht dir wie Peppermint Patty von den Peanuts. Sie sitzt in der Schule aber alles, was sie hört, ist: „Bla, BlaBla, BlaBla Bla Bla“. Nichts sagendes Gebrabbel, das nicht anspricht.

„Zu viele Besprechungen sind ein deutliches Zeichen für eine schlechte Organisation.“

(Cyril Northcote Parkinson (1909-93), brit. Historiker )

Tipp 1 für bessere Meetings: Vermeide Murmeltier-Meetings

Und täglich grüßt das Murmeltier. Na gut, nicht täglich aber bestimmt wöchentlich bei den üblichen Jour-Fix-Meetings.

Der Dauerbrenner in vielen Kalendern sind regelmäßige Abstimmungsmeetings. Einfach aufzusetzen, ohne großen Planungsaufwand und immer einen Fixpunkt im Kalender. Im Prinzip eine gute Sache mit einem großen ABER!

Meisten braucht man keine Agenda, da man sich ja regelmäßig trifft. Themen finden sich immer – genau DAS ist das Problem!

Denn auch wenn es keine Themen zu besprechen gibt, findet das Treffen statt. Und siehe da: Es finden sich (natürlich) Themen über die man „mal reden könnte“.

So geht das Meeting dann auch irgendwie vorbei mit dem Ergebnis: „Gut, dass wir mal darüber gesprochen haben“. Darüber hinaus aber keine weiteren Erkenntnisse, Entscheidungen oder Ergebnisse.

Gefühlt immer die gleichen Themen mit den immer gleichen (Nicht-)Ergebnissen. Und täglich grüßt das Murmeltier.

Deshalb nenne ich diese Meetings auch Murmeltier-Meetings. Eines fühlt sich genauso (langatmig und ergebnislos) an wie das andere. Zeit- und Energieverschwendung pur, wenn man solche Meetings ohne wirkliche Themen oder zum „regelmäßigen Abstimmen“ stattfinden lässt.

Murmeltier-Meetings vermeiden: keine Themen = kein Meeting!

Besser: Klare Themen für jedes Meeting festlegen. Dazu eignet sich zum Beispiel eine offene Liste, in die jeder sein – dann bis zum Meeting – vorbereitetes Thema mit dem zu erreichenden Ziel eintragen kann.

Ich selbst sammle meine Themen für sogenannte 1:1 Meetings in so einer Liste. Damit bin ich immer gut vorbereitet, vergesse kein Thema und kann die Punkte sehr zügig abarbeiten.

Wenn es keine Themen in der List gibt, dann konsequent das Meeting absagen und damit jedem Teilnehmer Zeit zurückgeben, anstatt „auf Teufel komm raus“ das Meeting stattfinden lassen.

Dabei ruhig in die Offensive gehen und bei den Teilnehmern nachhaken: „Ich habe keine Themen für das Meeting, wenn ihr keine konkreten Themen habt, dann sagen wir das Meeting ab“. Das spart allen Beteiligten Zeit, Energie und Nerven!

Murmeltier-Meetings vermeiden: Bitte nicht: „wir-könnten-auch-noch-das besprechen“!

Ein weiterer Vorteil einer offenen Themenliste besteht darin, dass die „wir-könnten-auch-noch-das-besprechen“-Falle vermieden wird. Das sind Themen, die jemandem im Meeting spontan einfallen. Man sitzt ja auch gerade so gemütlich zusammen und da bietet es sich doch an, das Thema mal kurz anzudiskutieren.

Leider sind das genau die Themen, die meistens nicht vorbereitet sind. Man spricht ohne wirkliche Grundlage drüber und am Ende wird das Thema dann doch wieder auf ein weiteres Meeting vertagt. Die Diskussion fängt dann wieder von vorne an … und täglich grüßt das Murmeltier.

Murmeltier-Meetings vermeiden: Notwendigkeit hinterfragen!

Es ist auch sinnvoll, darüber nachzudenken, ob es dieses Meeting überhaupt geben muss, in dieser Häufigkeit oder in dieser Form.

Oft sind solche Meetings dadurch entstanden, dass man zu Beginn eines Projektes ein Meeting aufgesetzt hat, wo es auch sinnvoll war. Eventuell braucht man das Meeting jetzt gar nicht mehr, das Projekt läuft, es gibt geeignetere Möglichkeiten sich inhaltlich auszutauschen als ein Meeting.

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Tipp 2 für bessere Meetings: Der Zwei-Pizza-Trick vermeidet Monster-Meetings

Der Satz von Karl Valentin „Es ist alles gesagt, aber noch nicht von jedem“ kommt einem in Meetings häufiger in den Sinn. Je mehr Teilnehmer, desto häufiger kommt es zu Wiederholungen und Wortbeiträgen, die gefühlt kein Enden nehmen wollen.

Häufige Ursache ist, dass schlicht zu viele Personen im Meeting anwesend sind. Bei Einladungen zu bei Meetings scheint die Devise zu gelten: Im Zweifelsfall lieber jemanden mehr einladen, als jemanden zu vergessen.

Das Ergebnis sind große Meeting-Runden bei denen der Aufwand (Zeit und Energie) oft in keinem Verhältnis zum erzielten Ergebnis steht.

Monster-Meetings vermeiden: Teilnehmerkreis hinterfragen!

Um dieses Problem zu vermeiden, liegt die Lösung direkt auf der Hand: Überprüfe gezielt, wen man wirklich benötigt, um die Ziele des Meetings zu erreichen.

Stelle dir die folgenden Fragen:

  • Wer hat eine aktive Rolle und muss auf jeden Fall beim Meeting anwesend sein?
  • Welche Kosten entstehen durch die Anzahl der Teilnehmer und stehen diese im Verhältnis zu den zu den Ergebnissen, die erzielt werden sollen?

Durch dieses Hinterfragen stellst du sicher, dass genau die Personen anwesend sind, die für die Zielerreichung des Meetings notwendig sind und reduzierst direkt den zeitlichen Aufwand für Personen, die für das Meeting nicht notwendig sind.

Dabei sich selbst in die Fragen mit einbeziehen. Denn oft erhält man gerade als Führungskraft Einladungen zu Meetings, bei denen die eigene Anwesenheit überhaupt nicht notwendig ist.

Elan Musk soll sogar so weit gehen, dass er in Meetings selbst versucht die Teilnehmerzahl klein zu halten. Teilnehmer, die nicht aktiv am Meeting teilnehmen, müssen damit rechnen, von ihm die Frage gestellt zu bekommen: „Du hast noch nichts gesagt. Warum bist du hier?“

So eine direkte Frage ist definitiv nicht mein Stil. Doch ich finde es ist eine sehr gute Frage. Man muss sie ja nicht offen aussprechen. Aber man kann sie bei regelmäßig stattfindenden Meetings nutzen, um zu überprüfen, ob alle Teilnehmer einen aktiven Part haben und was ihre Rolle im Meeting ist.

Besser finde ich das Memo von Elon Musk an seine Mitarbeiter in der er aktiv dazu aufgerufen hat, nicht in Meetings zu gehen: „Geht nicht zu einem Meeting, wenn es keinen Grund dafür gibt; geht hin, um eine Entscheidung zu treffen, oder um die Dinge voranzutreiben. In den meisten Fällen reicht aber eine E-Mail.“

Monster-Meetings vermeiden: Reduziere die Pizza Esser!

Nein, in diesem Abschnitt geht es nicht darum, ob und was es bei einem Meeting an Catering geben sollte. Hier stelle ich dir einen kleinen Tipp vor, der auf den Amazon-Gründer Jeff Bezos zurückgeht und dazu dient, Meeting Runden klein zu halten.

Den so genannte „Zwei-Pizza-Trick“: Ein Treffen sollte nie mehr Teilnehmer haben, als man mit zwei Pizzas satt bekommen würde. Einfach mal drüber nachdenken.

Fazit – Bessere Meetings ohne BlaBlaBla

Auch wenn es gelingt, die Anzahl der Meetings zu reduzieren, ganz ohne wird es im beruflichen Alltag nicht funktionieren.

Damit die verbleibenden Meetings keine typischen BlaBlaBla-Meetings werden, sondern möglichst produktiv gestaltet werden, helfen die vorgestellten Tipps sehr einfach.

Das Vermeiden von „Murmeltier-Meetings“ durch klare Themenfestlegung und das Absagen von Meetings ohne konkrete Inhalte spart Zeit und Energie für alle Beteiligten.

Auch das Hinterfragen der Teilnehmerzahl und das Reduzieren auf die wirklich notwendigen Personen hilft, die Effizienz von Meetings zu steigern. Der „Zwei-Pizza-Trick“ ist eine einfache und anschauliche Methode, um den Teilnehmerkreis zu optimieren.

Die beiden genannten Tipps tragen hervorragend dazu bei, Meetings effektiver und produktiver zu gestalten. Zeitverschwendung und Frustration bei den Teilnehmern gehören damit der Vergangenheit an.

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