Clever Meetings verkürzen

Wenn schon Meeting, dann aber zackig!

Bei einer Untersuchung mit mehr als 2.000 Angestellten kam heraus, dass die Befragten im Schnitt 5,1 Stunden pro Woche in Meetings verbringen, wobei sie 2,4 Stunden davon als völlig unnötig empfinden.

Oberstes Ziel muss es daher sein, die Meeting-Flut zu reduzieren. Wie du das für dich umsetzen kannst, habe ich im Blog-Beitrag „Keine Zeit durch Meetings vergeuden“ beschrieben.

Ganz ohne Meetings geht es im Alltag vermutlich nicht und Meetings an sich sind nicht das Problem. Reduktion bzw. Abschaffen ist ein großer Hebel, der massiv Zeit schafft.

Wie schafft man es Meeting von den üblichen Schwafelrunden weg zu entwickeln? Klare Agenda, straffes Zeitmanagement, etc – alles schon mal gehört und alles richtig und wichtig!

In diesem Beitrag beschreibe ich dir 5 sehr clevere aber weniger bekannte Möglichkeiten mit denen Meeting-Zeiten massiv verkürzen kannst.

Meeting-Zeit zurückgeben

Nach dem Parkinson’schen Gesetz dehnt sich Arbeit in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht. Übertragen auf Meeting: Ein Meeting braucht (mindestens) genau so lange wie es im Kalender steht.

Getreu dem Motto: jetzt haben wie eine Stunde, dann nutzen wir die auch. Doch nutzen würde bedeuten es hätte einen Nutzen, es würde irgendwie helfen. Die Realität ist, dass ein Thema in Meetings so lange durchgekaut wird bis die Zeit um ist. Wir haben ja die eine Stunde Meeting.

Mein Ansatz ist ein anderer. Warum sich nicht als Ziel setzen, den Teilnehmen Zeit aus dem Meeting zurückzugeben.

Statt ewiges BlaBlaBla bis die Stunde voll ist oder „noch kurz über das Thema b,c,d, …“ sprechen (wir haben doch eine Stunde), einfach früher Schluss machen.

Dazu braucht es ein klar definiertes Thema mit einem zu erreichenden Ziel für das Meeting. Jetzt können alle auf genau dieses Ziel hinarbeiten.

Ist das Ziel erreicht oder das Thema gemäß Vorgabe entsprechend besprochen, dann wird das Meeting an dieser Stelle auch direkt beendet.

Macht man im Meeting weiter im Sinne von „wir können doch noch schnell mal“, endet das meist in einer Laber-Rhabarber-Runde. Vermutlich fehlen wichtige Personen, für andere ist das Thema überhaupt nicht relevant, Informationen sind nicht vorhanden, aber wären notwendig, … Es ist offensichtlich, dass auf diesem Wege aus den verbleibenden Meeting-Minuten nichts rauskommen wird. Daher: nicht in diese Falle laufen.

Mit diesem Satz wird das Meeting beendet

Ich mache das dann so: „Sind wir mit dem Thema durch? Dann gebe ich dir/euch jetzt x Minuten aus diesem Meeting zurück“

Der Satz „ich gebe dir Zeit aus dem Meeting zurück“ ist wichtig und wird von mir genauso gesagt!

Mein Umfeld kennt diesen Satz und auch meine Vorgehensweise: Wenn alle gut mitarbeiten, sind wir ggf. früher fertig. Die gewonnene Zeit wird nicht für Laberthemen verwendet, sondern den Teilnehmern direkt von mir zurückgegeben. Sprich das Meeting endet früher.

Schluss mit Lustig – Meeting abbrechen

Meeting um des Meetings willen. Ziel nicht klar, Informationen fehlen und nach kurzer Zeit senken sich die Köpfe der Teilnehmer, um E-Mails zu bearbeiten. Smartphone werden angeschaltet, die Teilnahme am Meeting wird innerlich abgeschaltet. Egal ob im physischen Meeting oder online.

Faktisch spüren alle, dass dieses Meeting nichts bringen wird, doch es spricht keiner aus. Krampfhaftes Durchhalten, obwohl das Meeting abgebrochen werden sollte.

Das ist Zeitverschwendung pur. Nicht nur, dass die Zeit für dieses Meeting vergeudet ist, vermutlich folgt auch noch ein Folgemeeting.

Die Lösung ist einfach, aber radikal: Konsequent das Meeting abbrechen. Nur so kann dieses Muster durchbrochen werden.

Oftmals reicht es auch schon aus, offen auszusprechen, dass das Meeting sich im Kreis dreht etc. Aber nicht erst am Ende des Meetings, dann ist die Zeit schon vergeudet. Warum nicht im Meeting direkt ansprechen und auf den Missstand aufmerksam machen. Denn vergeudete Meeting-Zeit ist vergeudete Lebenszeit!

Nicht im Stehen … – bei Meetings DOCH!

Den Spruch „nicht im Stehen pinkeln“ kennt man eher aus Toiletten. Der Satz gilt auch für Meetings, wenn man bessere Ergebnisse in weniger Zeit erreichen will.

Nein, natürlich ist das kein Aufruf seine Notdurft stehend im Meetingraum zu verrichten. Es geht um das Stehen im Meeting.

Studien haben belegt, dass Meetings im Stehen 34% kürzer sind und dabei deutlich mehr, bessere und kreativere Lösungen erbracht haben.

Woran liegt das? Sitzt man in Meetings erträgt man auch die ausschweifendsten Ausführungen gelassen, denn man sitzt ja bequem. Es redet sich auch viel besser, da man entspannt ist. Nach nur wenigen Minuten gehen die ersten mentalen Lichter in den Köpfen der Teilnehmer aus.

Beim Meeting im Stehen ist es nicht so einfach mental abzuschalten und man bleibt länger und besser auf die Inhalte konzentriert. Die meisten von uns sind es gar nicht gewohnt lange zu stehen und daher ist es ein natürlicher Drang, solche Stehungen möglichst kurz zu halten.

Zusätzlich fördert Stehen, dass unser Blut dank der höheren Muskelbelastung im Körper besser zirkuliert. Mehr Zirkulation bedeutet mehr Sauerstoff-Transport und das führt dazu, dass wir uns besser konzentrieren können. Durch die Kombination dieser Effekte werden diese Art von Steh-Meetings besonders effizient.

Wer im SCRUM-Modus arbeitet kennt diese Art von Meetings im Stehen: Daily SCRUM Meeting. Doch warum nur dort verwenden, das funktioniert auch für andere Arten von Meetings mit dem Effekt, dass auch diese kürzer und besser werden.

Statt Sitzung eine Gehung

Im vorherigen Tipp habe ich empfohlen, statt Sitzung eine Stehung zu machen, damit Meetings effektiver werden. Wie erklärt hilft der höhere Sauerstoff-Transport bessere Lösungen und Ideen zu finden.

Diesen Effekt kann man noch steigern, wenn man statt der Sitzung nicht nur eine Stehung macht, sondern eine Gehung.

Am Max-Planck-Institut Leipzig wurde untersucht, wie sich Bewegung auf unsere Gehirnleistung auswirkt. Dabei wurde herausgefunden, dass körperliche Aktivitäten wie Gehen, Fahrradfahren, Schwimmen dafür sorgen, dass unser Gehirn optimal arbeitet.

Jetzt kann man vermutlich schlecht alle Meeting Teilnehmer ins öffentliche Freibad zum Schwimmen einladen, aber ein Spaziergang geht immer! Bei Besprechungen bis zu 4 Personen ist das fast schon ideal. Also statt im muffigen Meetingraum, besser mit dem oder den Gesprächspartner raus an die frische Luft.

Durch die zusätzliche Bewegung schafft man es, dass bestimmte neurologische Prozesse getriggert werden. Einer davon ist die Vernetzung und genau die bedarf es, wenn man bessere und kreativere Ideen und Lösungen erarbeiten möchte.

So eine Gehung hat einen doppelten Effekt, denn man hat nicht nur die Ergebnisse des Meetings besser und schneller erarbeitet, sondern auch gleich etwas Gutes für seinen Körper getan.

Keine Macht dem Sitzfleisch

Eine ganz heimtückische Zeitfalle sind Meetings bei dir im Zimmer. Der Gesprächspartner kommt zu dir und setzt sich ganz natürlich hin, denn du sitzt ja auch. Schon ist die Falle zugeschnappt: der Besucher hat sich bequem eingerichtet.

Wenn er dann noch über eine gehörige Portion Sitzfleisch verfügt oder ausreichend „über-das-sollten-wir-auch-mal-sprechen“ Themen, dann wird es nichts mit einer kurzer Besprechung.

Besser ist diese Vorgehensweise: Sobald die Türe aufgeht, stehst du auf. Wichtig ist jetzt, dass du dem Gegenüber keinen Sitzplatz anbietest.

Wenn du stehst, wird er sich nicht hinsetzen, denn das fühlt sich für ihn nicht gut an. Jetzt bleibst du einfach stehen. Gegebenenfalls gehst du an das Flip Chart oder das White-Board; dort steht man automatisch. Brauchst du diese Hilfsmittel nicht, dann sag einfach kurz „ich muss mich jetzt mal hinstellen, bin schon viel zu lange gesessen“. Natürlich bleibst du stehen und dein Besucher damit auch.

Mit diesem Kniff vermeidest du, dass es eine Sitzung wird, denn du hast automatisch eine Stehung herbeigefügt. Die, wie oben beschrieben, deutliche Vorteile gegenüber einer Sitzung bietet.

Diese geschaffene Situation hilft dir übrigens, das Meeting noch weiter zu verkürzen. Ist das Anliegen besprochen, bewegst du dich einfach langsam Richtung Tür. Diese Bewegung unterstreichst du mit einer einladenden Geste des Arms und gehst dann zusammen mit dem Besucher aus deinem Zimmer.

Wichtig: jetzt nicht zur Kaffee-Ecke laufen, da kommt er garantiert mit und das Meeting geht informell weiter. Nimm besser die Richtung zur Toilette. Es wäre schon sehr ungewöhnlich, wenn er dir da folgen würde ….

Clever die Meeting Zeit verkürzen – Fazit

Meetings vermeiden ist der oberste Grundsatz. Doch ohne Meetings geht es nicht in allen Fällen. Die hier beschriebenen Methoden sind bewusst etwas abseits des Üblichen.

Doch gerade deshalb helfen sie eingetretene Pfade zu verlassen und den Meeting-Dreiklang aus Überdruss, Frust und Langeweile zu durchbrechen.