Keine Zeit durch Meetings vergeuden

Der wichtigste Hebel: Weniger Meetings

Doch was ist es, was nervt? Und viel wichtiger, was kann man machen, damit Meetings eben nicht Zeitfresser werden?

In diesem Blog-Beitrage zeige ich dir, wie du mit einfachen Kniffen vermeidest überhaupt in die Meeting-Falle zu laufen. Denn erst einmal im Meeting gefangen, rinnt die Zeit schon dahin.

Schwerpunkt der Tipps in diesem Beitrag ist es, weniger Meetings zu haben. Damit schaffst du direkt Freiraum in deinem Kalender für andere Dinge, statt diese Zeiten in Meetings zu verbringen.

In einem weiteren Blog-Beitrages habe ich direkt umsetzbare Tipps beschrieben, mit denen du notwenige Meetings so gestaltest, damit sie nicht zu „netten Kaffeekränzchen“ werden. Damit reduzierst du die Meeting-Zeiten noch weiter und erhöhst gleichzeitig die Ergebnisse aus Meetings.

Meetings streichen

Wie viele Meeting hast du im Kalender, die irgendwann mal aufgesetzt wurden, aber nicht wirklich (und DAS ist der zentrale Punkt) mehr benötigt werden. Hier gilt es Meeting generell zu hinterfragen.

Es gibt ein paar Hinweise, auf Meetings die zu hinterfragen sind: Teilnehmer kommen nur unregelmäßig ins Meeting, das Meeting wird häufiger mal verschoben oder abgesagt, wenn es stattfindet, spricht man einen Großteil der Zeit über Nebensächlichkeiten etc.

Geh jetzt direkt deinen Kalender für die nächsten 2-3 Wochen durch. Da wirst du einige Meetings finden, die du hinterfragen kannst. Stell dir bei jedem Meeting in deinem Kalender mal folgende Fragen:

• Kann das Meeting gestrichen werden?
• Kann das regelmäßige Meeting in dieser Woche gestrichen werden?
• Kann man das Meeting mit einem anderen Meeting kombinieren?
• Braucht es das regelmäßige Meeting in der Häufigkeit?
• Kann die Meeting-Dauer reduziert werden?

Auch wenn du nicht der Organisator des Meetings bist, stell trotzdem die Frage und bespreche das auch mit den Teilnehmern. Du wirst überrascht sein, dass es vielen ähnlich wie dir geht und sich bisher nur nicht getraut haben, das Meeting zu hinterfragen.

Nicht an Meetings teilnehmen

Wie, ich soll einfach nicht zu Meetings gehen? Nein, das ist ja keine Lösung. Aber frage dich mal folgendes: Wie häufig sitze ich in Meetings, in denen ich weder eine aktive Rolle habe noch etwas wirklich dazu beitragen kann? Warum bin ICH eigentlich bei diesem Meeting dabei?

Häufig werden Meetings aufgesetzt, bei denen es z.B. zu Beginn eines Projektes sinnvoll war einen größeren Teilnehmerkreis zu haben. Über die Zeit ist das aber – wenn man wirklich überlegt – nicht mehr notwendig. Dennoch bleiben immer alle Teilnehmer eingeladen.

Klar, kannst du jedes Mal das Meeting absagen, doch wie häufig geht „man halt doch hin“. Daher: lass dich als Teilnehmer vom Meeting streichen.

Häufig wird auch einfach ein größerer Teilnehmerkreis eingeladen getreu dem Motto „when in doubt, invite them“ oder „viel hilft viel“. Hier hilft konsequent seine Meetings durchzusehen und zu hinterfragen, ob man selbst wirklich im Meeting sein muss und warum.

Ach ja, und der Grund „damit du/ich informierst bist“ ist definitiv ein ganz schlechter Grund an einem Meeting teilzunehmen. Über die Ergebnisse eins Meetings kann man auf viele andere und bessere Wege informiert werden!

An Meetings zeitversetzt teilnehmen

Nein, hier rate ich dir nicht zu spät zu Meetings zu kommen, das ist eine absolute Unsitte und ich rate genau das Gegenteil: Pünktlichkeit. In diesem Tipp geht es um Meetings, die man häufig in großen Unternehmen findet mit sehr vielen Teilnehmern, man selbst ist nur Zuhörer und meist werden diese Meetings aufgezeichnet. Perfekt!

Warum also das Meetings zu genau dem Zeitpunkt online verfolgen an dem es stattfindet. Meist ist es die Angst, man könnte etwas Wichtiges verpassen, wenn ich nicht direkt teilnehme (FOMO = Fear of missing out).

Solche Meetings bieten sich an als Aufzeichnung – wenn überhaupt – anzuschauen. Frage doch einfach nach dem Meeting einen Kollegen, ob und wann es was Spannendes, wichtiges, etc. im Meeting gegeben hat.

Dann kannst du dir ggf. nur genau diesen Teil zu einer Zeit anschauen, die viel besser in deinen Tagesablauf passt. Zusätzlich hast du die Möglichkeit auch in der Aufzeichnung vor zu spulen, wenn ein Teil kommt, der weniger relevant für dich ist.

Damit nimmst du die Inhalte des Meetings mit, aber eben zu einer Zeit, die besser für dich passt und sparst auch noch viel Zeit, da nicht alles wichtig für dich ist. Oftmals erledigt sich das Anliegen auch komplett.

Meetings nur in definierten Zeitblöcken

Neben der Zeit für das eigentliche Meeting trägt ein anderes Phänomen dazu bei, dass wir zusätzliche Zeit durch Meetings vergeuden: die ungeschickte Lage von Meetings.

Oft sehen Kalender aus wie ein Flickenteppich. Ein Meeting, dann 30 Min „Luft“ und dann wieder ein Meeting, danach 15 Min etc. Neben so einem zeitlichen Flickenteppich gibt es noch den inhaltlichen. In jedem Meeting ein komplett anderes Thema.

Das klingt nicht sonderlich kritisch, doch so verbraten wir extrem viel Energie durch den häufigen Wechsel an Themen und Aufgaben. Konzentriertes Arbeiten mit guten Ergebnissen ist nicht möglich. In diesem Beitrag habe ich die Hintergründe erläutert und zeige, wie man das besser machen kann: „MEHR UMSETZEN DURCH TIME BLOCKING“

Bezogen auf Meetings kann ich dir folgende Tipps geben, damit du dich nicht komplett auspowerst.

Thementage festlegen

Versuche gleichartige Meetings möglichst auf den gleichen Tag zu legen. So kannst du z.B. Mitarbeitergespräche, Abstimmungen mit Teilprojektleitern, etc. am gleichen Tag durchführen. Oder alles zum Thema A am Montag und alles zum Thema B am Dienstag.

So bleibst du gedanklich immer am gleichartigen Ball und wirst, merken wie auch die eigentlichen Meetings dazu effizienter werden.

Bist du der Organisator des Meetings, dann ist klar, dass du das Meeting passend zu deinem Thementag einplanst. Wenn jemand um einen Termin bittet, dann schlag eben den passenden Thementag vor.

Blockiere dir Zeiten

Erhältst du eine Einladung zu einem Meeting, dann wird die zeitliche Lage vermutlich so liegen, dass sie gut in den Tagesablauf des Organisators passt. Bei dir ergibt sich dann ein zeitlicher Flickenteppich.

Zwischen den Meetings noch schnell E-Mails, aber immer mit dem Blick auf die Uhr, damit man das nächste Meeting nicht verpasst. Nicht gut, denn das frisst zu viel Energie und ein konzentriertes Arbeiten ist so nicht möglich. Damit zerteilen Meetings deinen Tagesablauf, der nicht dazu dient, wirklich fokussiert zu arbeiten.

Damit du Meeting-freie Zeiten hast, trage dir gezielt Fokus-Zeiten ein. Wie das geht, findest du hier: „MEHR UMSETZEN DURCH TIME BLOCKING“

Ein großer Vorteil von geblockten Zeiten ist, dass die verfügbaren Zeit-Slots für potentielle Meetings kleiner werden. Damit rücken automatisch die Meetings zusammen und sie werden auch kürzer. Statt der einen „üblichen“ Stunde, nimmt sich der Einladende eben nur noch den freien Slot.

Ich selbst habe festgestellt, dass sich damit häufig Meetings komplett vermeiden lassen. Denn findet der Einladende keinen für sich und mich passenden und zeitnahen Slot, dann geht es auch plötzlich auch ohne Meeting. Der Sachverhalt wird kurz per Mail erläutert und abgestimmt. Perfekt!

Meetings gerne, aber ganz gezielt – Fazit

Oftmals denkt man über die Vielzahl der Meetings gar nicht nach, man nimmt die Meeting-Anfrage an. Im Meeting selbst ist man meist mehr oder minder mental anwesend. Am Abend fragt man sich, warum wieder so viel Zeit für diesen ganzen Meetings drauf ging.

Genau hier gilt es anzusetzen: Teilnahme an Meetings ja, aber eben nur ganz gezielt! Die hier gezeigten Tipps helfen dir, die Meetings zu hinterfragen und somit deutlich zu reduzieren. Damit schaffst du dir direkt mehr zeitlichen Freiraum.

In einem weiteren Blog-Beitrages beschreibe ich, wie du die Zeit, die du in den verbleibenden Meetings verbringst auf ein Minimum reduzierst und dabei auch noch die Ergebnisse aus Meetings erhöhst.