30% kürzere Meetings und dabei bessere Ergebnisse – so gehts!

Meeting Alltag: Das Kosten-Nutzen-Verhältnis ist erschreckend

Dank der Digitalisierung haben sich einige Abstimmungen auf Tools wie Slack etc. verlagert. Man sollte also davon ausgehen können, dass sich die Anzahl der Meetings reduziert hat. Laut  einer Studie der Hochschule Augsburg haben Meetings in den letzten Jahren jedoch erheblich zugenommen.

Erschreckend ist, dass gleichzeitig die erzielten Meeting-Ergebnisse schlechter geworden sind. Zudem hat die Zahl der Meetings zugenommen, bei denen überhaupt kein Ergebnis erzielt wurde. Alarmstufe „ROT“!

Viele kennen es aus dem eigenen Alltag: Langatmige Diskussionen, die sich im Kreis drehen und dann kurz vor Meeting-Ende in letzter Verzweiflung: „Schnell, schnell, wir müssen doch noch etwas entscheiden“.

Ursache 1 für ineffektive Meetings: zu viel Zeit

Wie wird denn für Meetings eingeladen? Die meisten Systeme, in denen man Termine plant schlagen direkt eine Dauer von 30 oder 60 Minuten vor. Kurz überlegt, ob eher kurz oder lang, das war es auch schon.

Aber müssen es wirklich 30 Minuten sein, reichen nicht vielleicht auch 10 oder 15 Minuten? Häufig schon, doch nur selten wirklich darüber nachgedacht. Sätze wie „Lass uns lieber mal etwas mehr Zeit dafür einplanen, wenn wir früher fertig sind, ist das ja auch gut“ oder „Dann können wir das besser besprechen und kommen zu einem guten Ergebnis“ sind häufig zu hören.

Viel Zeit in einem Meeting bringt weniger Ergebnisse

Das Motto lautet: „Viel (Zeit) hilft viel“. Das klingt auch auf den ersten Blick einleuchtend. Es ist aber der falsche Ansatz, denn genau das Gegenteil ist der Fall: Weniger Zeit ist mehr bzw. bringt mehr und auch Ergebnisse!

Die Meeting-Realität beweist es tagtäglich: Egal wie viel Zeit man für ein Thema einplant, regelmäßig wird die gesamte Zeit für die Besprechung verbraucht. Früher fertig? Ein Wunschdenken.

Dieses Phänomen wurde in vielen Studien auch wissenschaftlich belegt. Daraus wurde das Parkinson’sche Gesetz abgeleitet: „Arbeit dehnt sich in genau in dem Maße aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“

Dieses Gesetz gilt nicht nur für Aufgaben, die man erledigen möchte, sondern eben auch für Punkte, die in einem Meeting besprochen werden müssen.

Ergebnisse werden erst in der 2. Meeting-Hälfte erreicht

Es wird noch interessanter. Es wurde nämlich nachgewiesen, dass Ergebnisse erst in der zweiten Meeting-Hälfte erreicht werden. Davor kommt meist keinerlei Ergebnis zustande; es dauert bis fast zum Ende der geplanten Zeit.

In einer Studie wurden über alle Arten von Besprechungen analysiert. Von so genannten 1:1 Meetings mit Vorgesetzten, Abteilungs-Jour-Fixes, Meetings, in denen vorbereitete Optionen für anstehende Entscheidungen abgewogen wurden, etc.

Vielfältiger und unterschiedlicher konnten die untersuchten Meetings nicht sein. Aber in folgenden Punkten waren sie jedoch alle gleich:

• Die Meetings begannen relative abstrakt, oft schweiften die Gespräche ab.
• Nebenthemen wurden aufgegriffen und nahmen viel zeitlichen Raum ein.
• Einfache Dinge wurden langatmig besprochen und erörtert.
• Fragen oder offene Punkte wurden zwar adressiert und kurz angesprochen, blieben aber ungeklärt.

Kurz: Viel Meeting-Zeit wurde für belanglose Einzelheiten verschwendet. Keinerlei Ergebnisse wurden erzielt.

Doch etwa zur Halbzeit des Meetings, änderte sich das Verhalten der Teilnehmer. In der zugrunde liegenden Studie wird dies als „Korrektur bei Halbzeit“ bezeichnet. Plötzlich gab es sprunghafte Fortschritte.

Denn den ersten Meeting-Teilnehmern wird bewusst, dass diese Art der Diskussion zu keinem Ergebnis führt und dass dadurch mögliche Deadline oder Ziele gefährdet werden. Jetzt geht eine Art Ruck durch die Teilnehmer und es folgt eine Phase der Zusammenarbeit, in der alle auf einen gemeinsamen Nenner hinarbeiten. So bringt die zweite Hälfte eines Meetings fast immer greifbarere Fortschritte und die notwendigen Ergebnisse.

Es ist wie beim Fußball. Die erste Halbzeit erläuft eher zäh, der Ball wird hin und her gespielt, es fehlen die Höhepunkte. Und dann wie durch ein Wunder: Nach der Pause kommen die ersten guten Spielzüge, es kommt zur „Korrektur bei Halbzeit“. Und geht es dem Spielende zu wird es dann richtig gut – weil jetzt die Zeit drängt und knapp wird, das Ergebnis zu erzielen.

Dieses Verhalten ist auch im Vertrieb zu beobachten. Verlaufen Verkaufsabschlüsse zu Beginn einer Verkaufsperiode eher schleppend, so nehmen sie doch in den letzten Tagen deutlich an Fahrt auf. Auch hier gibt es die „Korrektur bei Halbzeit“.

Lösung: Weniger Zeit ansetzen!

Damit liegt die Lösung schon fast auf der Hand: Man muss dafür sorgen, dass die Halbzeit früher passiert. Das erreicht man, indem man die Meeting-Zeit reduziert.

Statt also „viel (Zeit) hilft viel“, sollte man genau das Gegenteil machen. Also die Zeit, die für eine Besprechung vorgesehen ist, so weit wie möglich zu reduzieren. Damit schafft man eine Art „Verknappung“ und die Teilnehmer gehen direkt mit einer anderen Erwartungshaltung und auch Vorbereitung in ein Meeting hinein.

Zeit-Knappheit erzeugt Fokussierung

Wird der Zeitmangel offensichtlich, fokussieren wir unsere auf die wesentlichen Punkte und auf das Ergebnis. Genau das passiert bei der „Korrektur zur Halbzeit“: Plötzlich wird erkannt, dass die Zeit knapp wird und man sich sputen muss, möchte man noch ein Ergebnis erreichen.

Deadlines sind genau deshalb wirksam, weil sie Knappheit erzeugen. Das führt zu einer Art „Tunnelblick“: Nebensächlichkeiten werden perfekt vom Gehirn perfekt ausgeblendet, Ablenkungen sind nicht mehr so verführerisch und wir werden hoch fokussiert.

Bei wichtigen Aufgaben oder Besprechungspunkten: Weniger Zeit einplanen, um die volle Aufmerksamkeit und Energie in das Thema zu lenken. Das schafft eine Art Dringlichkeit für unser Gehirn und damit die perfekte Situation, um in einem Meeting gute Ergebnisse zu erzielen.

Das alles erreicht man ganz einfach, indem man die Halbzeit früher passieren lässt, also die Meeting-Zeit reduziert. Denn: Wenn die Zeit knapp ist, holt man mehr aus ihr heraus.

Ursache 2 für ineffektive Meetings: unendliche Wortbeiträge und Diskussionen

„Komm doch bitte endlich auf den Punkt“. Na, wie oft hast du das schon in Meetings gedacht, wenn einer der Teilnehmer sich wieder einmal mit nicht enden wollenden Sätzen ein Thema in die Länge zieht?

Mir kommt da oft der Spruch von Karl Valentin in den Sinn: „Es ist alles gesagt, aber noch nicht von jedem“.

Es ist egal, ob sich Menschen gerne reden hören und das mehr als wortreich machen oder ob jeder noch einmal „seinen Senf dazugeben“ muss (nur damit er oder sie auch etwas im Meeting gesagt hat). Unter Strich läuft es für alle Beteiligten auf das Gleiche hinaus. Meist wenig Ergebnis und dafür viel ver(sch)wendet Zeit.

Lösung 1: Auch hier gilt: Weniger Zeit macht Meetings effizienter

Die Gründe dafür sind vielfältig. Häufig mangelt es schlicht an der Zielsetzung des Meetings. Denn wenn nicht allen Teilnehmern absolut klar ist, was genau mit dem Meeting erreicht werden soll, dann werden Diskussionen sehr leicht ausufern.

Aber auch, wenn das zu erreichende Ergebnis alles klar ist, kommt es vor, dass kleine Themen mit unendlichen Wortbeiträgen in die Länge gezogen werden.

Denn auch hier gilt das bereits erwähnte Parkinson’sche Gesetz: „Die Arbeit dehnen sich in genau in dem Maße aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht“.

Hat man viel Zeit für ein Punkt auf der Agenda oder ein Meeting eingeplant, dann lässt das Raum für langatmige Besprechungen. Viele Teilnehmer fühlen sich dadurch berufen noch einmal die Punkte zusammen zu fassen, Standpunkte ein weiteres Mal zu äußern etc.

Die Lösung lautet auch hier: Die Zeit für die Besprechung deutlich verkürzen!

Lösung 2: Zeit sichtbar machen schafft kurze Meetings

Das Vorhandensein eine physische Uhr im Meeting in Verbindung mit einem klaren Meeting-Ziel hat einen erstaunlichen Effekt.

Wenn alle sehen, wie die Zeit abläuft und wie wenig Zeit noch zur Verfügung steht, werden Wortbeiträge automatisch weniger.

Man kennt das aus sogenannten Design Thinking Sessions, in denen „time boxed“ – also mit einer fester Zeitvorgabe – gearbeitet wird. Damit das funktioniert, wird eine Uhr verwendet, die für alle gut sichtbar ist. Diese zeigt jedoch nicht die aktuelle Zeit an, sondern ist ein Countdown oder Timer, der die verbleibende Zeit anzeigt.

Dies vermittelt das unterschwellig das Gefühl von Dringlichkeit und Zeitknappheit. Das wiederum führt dazu, dass wir uns besser fokussieren und Nebensächlichkeiten außen vor lassen.

Außerdem kann es jeder Teilnehmer direkt ansprechen, wenn eine Diskussion nicht enden will: „Was wollen wir in der verbleibenden Zeit noch erreichen?“ – Ein dezenter Hinweis und eine Rückbesinnen auf die Ziele des Meetings. Einfach umzusetzen und äußerst wirksam.

Fazit – Weniger Meeting-Zeit bringt bessere Ergebnisse

Meeting-Frust muss nicht sein. Meetings können mit wenigen Änderungen so gestaltet werden, dass sie kurz aber hoch effizient sind.

Dabei spielt die Meeting-Zeit eine entscheidende Rolle. „Viel hilft viel“ ist der falsche Ansatz. Beispiele aus der agilen Entwicklung wie z.B. Daily Scrum Meetings, die nur 15 Minuten dauern, zeigen, dass die künstliche Verknappung der Zeit sehr gut funktioniert.

Ergänzt durch etwas mehr Vorbereitung im Sinne von Klarheit über das Ziel des Meetings, führt dies zu effizienten Meetings. Das zahlt sich unter dem Strich für alle Beteiligten aus, denn man spart nicht nur Zeit, sondern auch eine Menge Nerven.