Keine Chance für Zeitdiebe und Zeitfallen (Teil 2)

Die Top 5 Zeitfallen und wie du nicht hinein trittst

Hier eine Auswahl an Zeitdieben bei denen man glaubt sie gut zu kennen. Allerdings sind diese teilweise extrem gut getarnt und plötzlich hat er zugeschlagen: man hat Zeit vergeudet!

• keine / unklare Ziele
• Tagesgeschäft
• Social Media
• Unfertige Aufgaben
• Multitasking

Keine oder unklare Ziele

„Eigentlich müsste man mal“ oder „man könnte doch auch“ und „lass mich das mal demnächst angehen“. Wenn ein 100m Sprinter im Startblock steht, dann hat er genau ein Ziel vor Augen, konzentriert sich auf genau diese nächsten 100m bis er dort durch die Ziellinie geht. Er schaut nicht rüber zu den Weitspringern und denkt sich „könnte man auch mal“.

Ohne klar definierten Ziele kann man nicht entscheiden welche Aufgaben für sich selbst und das Unternehmen wichtig sind und was man bis wann umgesetzt haben sollte.

Die Vermeidungsstrategie liegt alleine in der Umkehr von „keine oder unklare Ziele“ hin zu „Klar definierten Zielen“ – und zwar für alle deine Lebensbereiche, denn dann wird dir schnell klar welche Aufgaben du angehen solltest und vor allem warum du genau diese auch umsetzt.

Tagesgeschäft

Ja, du hast richtig gelesen: Tagesgeschäft ist eine ganz typische Zeitfalle, die völlig unscheinbar ist aber extrem viel von deiner Energie raubt.

Statt „am Unternehmen“ zu arbeiten, was deine eigentliche Aufgabe als Unternehmer ist, beschäftigst du dich „im Unternehmen“ mit Tagesgeschäft. Klar, das macht Spaß, man kennt sich ja auch aus, kann zeigen, dass man es drauf hat etc.

Bis zu einem gewissen Grad ist das auch kein Problem. Lässt du allerdings dafür Aufgaben liegen die wirklich wichtig für das Fortkommen deines Unternehmens sind, dann ist das schon fast fahrlässig deinem Umfeld gegenüber, denn deine Mitarbeiter und Kollegen vertrauen dir, dass du als Kapitän des Schiffes eine Route ausgearbeitet hast, die an Klippen, schlecht Wetter usw. vorbei führt und du nicht dabei hilft Segel zu flicken oder das Deck zu schruppen! Kannst du natürlich machen, wenn deine eigentlichen Aufgaben der Unternehmensführung und -lenkung erledigt sind.

Hier hilft zur Vermeidung ein klarer Fokus auf die wichtigen Aufgaben, die sich über die Vision und Ziele ableiten lassen. Diese erledigst Du in fest definierten Zeitblöcken „Arbeit AM Unternehmen“, die fest in deinem Wochenablauf eingeplant sind.

Social Media / Internet

Soziale Medien sind so designed, dass wir möglichst lange am Ball bleiben und so die absoluten Zeitdiebe. Basierend auf Algorithmen werden uns weitere und immer weitere Inhalte angezeigt, die wir besonders häufig und lange schauen, drauf klicken und so zum unreflektierten Surfen bringen.

Vermeidungsstrategie wie bei den Emails: AUS!

Unfertige Aufgaben

Voller Elan geht man eine neue Aufgabe an, kommt perfekt voran und dann gibt es Situationen an denen man pausieren muss. Ggf. fehlen Unterlagen, ein Meeting kommt dazwischen etc. Die Aufgabe bleibt auf dem Stapel der unfertigen Aufgaben. Es kann vorkommen, dass sich einige Aufgaben so halbfertig ansammeln. Statt eine der Aufgaben zu finalisieren, wird viel leichter mit einer neuen begonnen. Die letzten Meter sind ja oft die schwersten – sagt man sich so!

Irgendwann ist dann der Stapel an unfertigen Aufgaben so hoch, dass man schlicht keine Motivation hat diese abzuarbeiten; man geht sie wenn überhaupt lustlos an, bricht dann wieder ab. Pure Zeitverschwendung!

Zur Vermeidung hilft hier ein Blick auf die Frage: Warum finalisiert man eine konkrete unfertige Aufgabe nicht? Passt sie nicht zu den Zielen, war sie (Dir) nie wirklich wichtig, … Sprich: Werde dir darüber klar, was die Ursache für die nicht vorhandene Motivation ist, dass die Aufgabe vom Tisch kommt.

Multitasking

„Als guter Unternehmer oder Führungskraft kann man mehrere Bälle gleichzeitig in der Luft halten.“ Schöner Spruch, schönes Bild – aber leider schlicht falsch. Schaut man sich einen Jongleur an, dann hält der schon mehrere Bälle in der Luft, allerdings widmet er sich zu einem Zeitpunkt EXAKT einem Ball. Dieser eine Ball hat seine volle Aufmerksamkeit, ansonsten würde sein Wurf unkontrolliert sein und der Ball wäre aus der Flugbahn, fällt herunter.

So gerne Multitasking auch herangezogen wird: Es verzögert Arbeitsschritte und verschlechtert das Ergebnis der Arbeit. Wissenschaftlich bewiesen.

Einfach Vermeidungsstrategie: bei der eigentlichen Bearbeitung sich auf genau EINE Aufgabe konzentrieren, nicht zwischen Aufgaben springen. Die komplette geistige Energie geht genau in eine Aufgabe ein. Einfach zu erreichen durch klare Zeitblöcke die nur für diese eine Aufgabe reserviert sind. Danach die nächste Aufgabe angehen – eben wie der Jongleur es mit seinen Bällen auch macht.

Fazit

Um Zeitdiebe und Zeitfallen zu vermeiden, gilt es diese zu erkennen. Die in beiden Artikeln aufgelisteten Top Zeitfresser helfen dir dabei die wesentlichen zu erkennen.

Eventuell haben sich aus reiner Gewohnheit noch andere in deinen Tagesablauf eingeschlichen und verstecken sich gut. Sei hier auf der Hut, wenn du das Gefühl hast, dass die Zeit wieder super schnell vorbei gegangen ist aber das Ergebnis nicht erreicht wurde.

Egal ob Zeitdieb oder Zeitfalle, beide Zeitfresser rauben dir nicht nur wertvolle Zeit, sondern sie drängen uns  direkt in die „Aufschieberitis“ (Prokrastination), Aufgaben bleiben liegen, werden dann irgendwann dringend und führen mittelfristig zu Stress.