Keine Chance für Zeitdiebe und Zeitfallen (Teil 1)

Die Top 5 Zeitdiebe und wie man ihnen einen Riegel vorschiebst

Hier eine Auswahl an Zeitdieben bei denen man glaubt sie gut zu kennen. Allerdings sind diese teilweise extrem gut getarnt und plötzlich hat einer von ihnen zugeschlagen: man hat Zeit vergeudet!

• Anrufe
• Offene Tür
• E-Mails
• Social Media / Internet
• Meetings
• Büro-Small-Talk

Anrufe

Man versucht an einem Thema zu arbeiten, aber ständig klingelt das Telefon. Ist ja von extern oder ein Mitarbeiter / Kollege benötigt etwas und man möchte auch gleich weiterhelfen.

Die bekanntesten Tarntechniken: „nur ganz kurz“, „ist aber dringend“ … selbst wenn es nur kurz ist, man wird selbst immer wieder selbst aus seinem Thema gerissen. Damit hat man nicht nur die eigentliche Zeit geopfert, sondern braucht auch immer einen erheblichen Aufwand, um wieder und wieder ins Thema zu kommen.

Vermeide, dass andere darüber entscheiden, wann sie mit Dir sprechen wollen. Du musst nicht permanent auf Knopfdruck für alle erreichbar sein. Schalte die Voicebox an und das Telefon aus – nein nicht nur auf stumm. Rufe dann zurück, wenn es zu Deinem Zeitplan passt. So kommst Du in den deep working Modus. Die aufgelaufenen Anrufe arbeitest dann später im Block ab – was deutlich schneller geht als immer mal wieder einen Anruf zu machen.

Offene Tür

Gerade bei Führungskräften wird es gerne gesehen, wenn die Tür für Mitarbeiter und Kollegen immer (!) offen ist. Man will sich ja nicht „verschanzen“. Was gut gemeint ist wird extrem schnell zum Zeitdieb mit den gleichen Tarnungsmechanismen wie der Anruf.

Selbst wenn die Tür geschlossen ist. Kurz anklopfen, Tür auf und schon tritt der Besucher ins Zimmer. Zack: man ist gestört und widmet sich dem Besucher. Damit aber auch raus aus dem Thema. Wenn der Besucher wieder draussen ist, benötigt man ca 10-15 Minuten bis man – wenn überhaupt – wieder in den deep working Modus kommt.

Vermeide, dass Du ein offenes Ohr für alles, jeden und zu jeder Zeit (! das ist der entscheidende Punkt) hast. Daher: Definiere und kommuniziere feste Zeiten für das sogenannte deep working, also Zeiten an denen du ohne Störung arbeiten möchtest. Tür zu, ggf. Schild anbringen „nicht stören“ oder „deep working“. Wenn Du dann auf das Schild noch schreibst, ab wann Du wieder ein offenes Ohr hast – eben nach Deinem fest eingeplanten Zeitblock für Deep -Work – dann weiß der Besucher, ich komm einfach später noch Mal. Und keine Sorge, nur SEHR wenige Probleme in der Firma halten es nicht 2-3 Stunden aus.

Emails

Toll was die Technik alles kann. Kaum ist die email gesendet und schon habe ich ein pop-up, das mir zeigt, dass eine Mail eingegangen ist. Kopfschüttel! Email ist per-se eine asynchrone Kommunikationsform. Keine email ist dringend und muss direkt beantwortet werden, sonst würde der gegenüber nicht das Medium email nutzen, sondern vermutlich anrufen. Oder schreibst Du der Feuerwehr eine email wenn gerade Dein Haus abbrennt (das wäre was dringendes).

Leicht zu vermeiden: alle (!) Benachrichtigungen abschalten, kein aktives Aufrufen der Emails (Selbstdisziplin). Plane dir einen Zeitblock ein, um dann x Emails hintereinander im Block zu bearbeiten.

Meetings

Wie viele Meetings machst du, die kein Ziel haben? Bei wie vielen Meetings bist du die komplette Zeit gebunden, auch wenn nur ein kleiner Bruchteil für dich von Interesse ist? Hast du auch regelmäßige Meetings ohne eigentliches Ziel oder definierte Punkte, die es dennoch zu besprechen gilt.

Ganz übel sind Punkte auf der Agenda wie: „Allgemeine Abstimmung“ oder „Austausch“. Denn selbst wenn es eigentlich nichts zu besprechen gibt, die vorgegebene Zeit wird voll ausgenutzt. Die Aufgabe nimmt den zeitlichen Rahmen ein, den man ihr gibt. Das geht auf das Parkinsonsche Gas-Gesetzt zurück.

Vermeidung: Kein Meeting ohne Agenda und Ziel, klare Verantwortlichkeiten. Überprüfe zusätzlich bei welchen Meetings Du der Owner bist und ob man diese sinnvoll kürzen kann. Definiere einen Zeitwächter im Meeting, der darauf achtet, dass keiner länglich labert.

Wenn du Teilnehmer bist, prüfe ob Du das Meeting wirklich benötigst und ob Du die komplette Zeit anwesend sein musst. Wenn aus deiner Sicht kein Thema ansteht, dann schlag doch einfach mal vor, das Meeting ausfallen zu lassen. Oftmals wird es dir der gegenüber innerlich danken.

Büro-Small-Talk

Ohne Frage gehört der Small-Talk wesentlich mit dazu ein angenehmes Arbeitsklima zu schaffen. Alles aber in Maß und Ziel. Oder wie meine Oma sagte: „wenn das Wort ZU davor steht ist es nie gut“. Sprich zu-viel oder zu-wenig, beides nicht gut. (Denk kurz mal drüber nach 😉 )

Zum Zeitfresser wird der Small-Talk, wenn man über eigentlich belanglose Dinge spricht und das über einen längeren Zeitraum, den man nicht steuert. Das kann sich ziemlich summieren. Vielleicht tendiert man selbst dazu (aus Ablenkung, da man bestimmte lästige Aufgaben nicht angehen will) oder man hat x Kollegen um sich herum. Und bei allen gilt: „waren doch nur 10 Minütchen oder so“ … das addiert sich.

Vermeidung: Höflich das Gespräch beenden, klaren Zeitrahmen gleich zu Beginn setzt und dem Gegenüber mitteilen. Oder vorschlagen nicht jetzt über das Thema zu sprechen, sondern in der nächsten Pause bzw. zu einer bestimmten Uhrzeit, da man jetzt noch eine Aufgabe zuerst fertigstellen möchte. Behalte DEINEN Fokus!

Fazit

Bevor man den Zeitfressern aus dem Weg gehen kann, bedarf es der Kenntnis, durch wen oder was man von der geplanten Arbeit regelmäßig abgehalten wird. Hilfreich ist eine kleine Strichliste auf der man notiert, welche Arten die Spitzenreiter sind. So kann man den für sich und das Unternehmen passende Vermeidung definieren und auch Spielregeln im Team definieren und so gemeinsam mehr erreichen.

Im zweiten Teil dieses Beitrages „Keine Chance für Zeitdiebe und Zeitfallen (Teil 2)“  beleuchte ich die Zeitfallen und wie man diese vermeiden kann. Diese sind erfahrungsgemäß nicht ganz so einfach abzuschalten und brauchen etwas mehr Aufmerksamkeit. Daher: Lesen lohnt sich!