Lesedauer 11 Minuten

Task Batching: Erledige deine E-Mails so, wie du Geschirr spülst

Perfekt, der nächste Termin verschiebt sich um 5 Minuten, da kann ich noch schnell die E-Mail an den Kunden schreiben oder den Artikel lesen, um dem Mitarbeiter dann entsprechendes Feedback zu geben.

Klassisches Vorgehen. Zeitlöcher, die nicht gefüllt sind, werden mit kleinen Aufgaben zugestopft. Aufgaben-Tetris. Doch bringt diese Vorgehensweise wirklich was?

2. Szenario: 1 schneller Anruf, eine der vielen Anfrage-E-Mails angeschaut, aber dann doch nur angelesen, denn es sind mehrere Punkte zu beantworten. Das würde zu lange jetzt dauern, mache ich später. In 30 Minuten ist das nächste Meeting, da kann ich noch mit dem Konzept für das neue Vertriebsmodell anfangen, bevor ich ins Meeting gehe.

Wieder klassisches Vorgehen. Aufgaben-wechsel-dich im teilweisen Minuten Takt. Total „bussy“ der Tag. (redet man sich ein) Doch bringt diese Vorgehensweise wirklich was?

Die Antwort auf die Fragen bei beiden Szenarien: Ja! – Mehr Stress. Höhere Fehlerquote. Mehr Zeitbedarf in Summe.

Also genau das Gegenteil von dem was man sich von der Vorgehensweise erhofft! Natürlich fühlt es sich geschäftig an, wenn man zwischen den Aufgaben wechselt, die letzten Zeit-Löcher stopft und kurzfristig mag das auch mal notwendig sein, wenn es wirklich wo brennt.

Doch dieses Task Switching – also das schnelle Wechseln zwischen verschiedenen Aufgaben wie es in der Fachsprache heißt – kostet dich so richtig viel Zeit. Bis zu 30% mehr! Und deine Fehlerquote steigt um bis zu 20%.

Wer zwei Hasen gleichzeitig jagt, fängt keinen von beiden.
(ungarische Weisheit)

Task Switching kostet richtig Energie

Dabei liegt die Lösung doch fast schon auf der Hand. Nehmen wir mal das Geschirrspülen. Kein Mensch käme auf die Idee einen Stapel Kaffeetassen folgendermaßen zu spülen:

Spülwasser einlassen, 1. Tasse schrubben, abschwenken, abtrocknen, Wasser auslassen, Hände trocknen. Dann wieder Wasser einlassen, 2. Tasse schrubben, abschwenken, Wasser auslassen, … etc.

Klar, so macht das keinen Sinn, du wirst nicht immer nur eine Tasse spülen, sondern einfach mal einen Stapel („Batch“) direkt hintereinander.

Ok wirst du sagen, das ist ja auch was eher Mechanisches, ich mache ja Gedankenarbeit. Aha, Denkfehler! Um in eine Aufgabe geistig wirklich hineinzukommen, benötigen wir etwas Vorauf, sprich eine Zeitspanne, damit unser Gehirn sich wirklich auf das Thema tief einlässt. Wenn wir diesen Zustand erreicht haben, dann schnurren unsere Gedanken wie ein kleiner Elektromotor.

Jeder Wechsel kostet uns geistige Energie. Das ist wie beim Aktienkauf. Jeder Kauf & Verkauf kostet Gebühr. „Hin und her macht die Taschen leer“

So kostet auch der Aufgaben-Switch eine Art Gebühr. Dein Gehirn zahlt eine „Aufmerksamkeitsgebühr“. Wechselst du von einer Aufgabe zur nächsten, dann fällt die Gebühr an. Viele Wechsel bedeuten am Ende viel „verlorene Gebühr“. Sprich vergeudete Zeit und vor allem geistige Tiefe, die du benötigst, um wirklich gute Ergebnisse zu liefern.

Mit Task Batching weg vom Aufgaben-wechsel-dich-Spiel

Ok, ich höre dich schon sage: Die E-Mails oder die Anrufe sind doch wahrlich keine Aufgaben, bei denen ich geistig tief einsteigen muss. Mag sein, wenn es um ein Telefonat zum Angebot mit einem Kunden geht, dann sieht die Sache vermutlich schon anders aus.

Aber ok, wir bleiben bei deinem Beispiel. Schauen wir uns Aufgaben an, die man eher als weniger anspruchsvoll, leicht reproduzierbar bezeichnen kann. Fachsprache: Shallow Work Aufgaben (das Gegenteil sind die o.g. Deep Work Aufgaben).

Streust du diese Aufgaben immer mal dazwischen, dann lenkst du dich gedanklich immer von deinen wichtigen Aufgaben (Deep Work Aufgaben) ab. Besser ist es diese Shallow Work Aufgaben in klar begrenzten und definierten Zeitblöcken zügig hintereinander abzuarbeiten.

Sprich du bündelst gleichartige Aufgaben und planst dir dafür einen Zeitblock in deinem Kalender. Dieses Bündeln der Aufgaben nennt man Task Batching.

Task Batching reduziert den Gesamtaufwand

Beim Task Batching kommt das wirtschaftliche Prinzip des Skaleneffekts zum Tragen: bei steigender Anzahl hintereinander durchgeführten, gleichartiger Aufgaben sinkt der Aufwand pro Stück.

Beispiel: Beantworte deine E-Mails um 11h und 15h und plane dafür feste Zeitblöcke ein. Durch die fixierten Zeiten sinkt auch das Bedürfnis, kurz mal zwischendurch bei anderen Aufgaben doch in die E-Mails zu schauen und sich dadurch ablenken zu lassen. Mit einem festen Zeitblock begrenzt du auch die Gesamtzeit für die Beantwortung deiner E-Mails.

Task Batching verbessert die Qualität

Dass man durch den Skaleneffekt damit unter dem Strich Zeit spart, ist recht einfach nachzuvollziehen. Doch warum sollte Task Batching Einfluss auf die Qualität haben.

Ganz einfach an einem Beispiel erklärt: Nehmen wir an, es geht darum Kunden von einem neuen Produkt am Telefon zu informieren. Bei den ersten Anrufen spürt man, dass man noch nicht so recht im „Flow“ ist, es braucht einfach ein wenig. Mit jedem Anruf geht es einfacher von der Hand. Verteilt man jetzt die Anrufe in zufällig freie Zeitslots, dann hat man immer wieder diese kleine Anlaufhürde zu nehmen, es läuft nicht ganz so rund.

Durch das Bündeln der Anrufe, die man jetzt hintereinander durchführt, fällt diese Hürde nur noch ganz am Anfang einmalig an, danach nicht mehr. Es geht flüssig von der Hand. Gehörte Gegenargumente von den ersten Anrufen können direkt in die nächsten einfließen.

Gleiches gilt auch für E-Mails oder Terminvereinbarungen, dank der sich einstellenden Routine beim Task Batching bei gleichartigen Aufgaben, hat man schnell den Dreh raus, die Fehler sinken.

Task Batching – Fazit

Um seine Produktivität direkt zu verbessern, ist Task Batching die ideale Methode. Statt mal hier oder mal da oder zwischendrin Aufgaben wie E-Mail, Anrufe, Ablage, etc. zu erledigen, ist es aus Zeit und Qualitätsgesichtspunkten sinnvoller solche Aufgaben zu bündeln und in einem fest definierten Zeitfenster anzugehen.

einfach.produktiver. Strategie

So kommst du in die Umsetzung

Ziel ist es, dass du gleichartige Aufgaben gebündelt abarbeitest und so den Skaleneffekt ausnutzt. So erledigst du diese Aufgaben in Summe schneller und besser. Das schafft dir zeitlichen und geistigen Freiraum für wichtige Aufgaben, die deine volle Konzentration benötigen.

1. Bestandaufnahme
Überlege, welche Aufgaben bei dir anfallen, die du gut hintereinander weg abarbeiten kannst. (E-Mails, Anrufe, Terminvereinbarungen, Ablage, Buchhaltung, …)

2. Zeitblöcke einplanen

Plane dir feste Zeitblöcke in deinen Tagesablauf ein, an denen du z.B. E-Mails oder Anrufe erledigst. Wichtig ist hierbei, dass du diese zeitlich begrenzt. Das führt dazu, dass du die Aufgaben zügig wegarbeitest.

3. Dran bleiben

Wenn du dann diese gebündelten Aufgaben abarbeitest, achte darauf, dass du dich nicht durch andere Dinge ablenken lässt. Die Versuchung ist verlockend, denn gerade bei dieser Art von Aufgaben tendiert man dazu sie wegzuschieben und etwas anderes zu machen

4. Erledige „Bündel Aufgaben“ nur in den Zeitblöcken

Gewöhne dir an, dass du die Aufgabenarten, die du gebündelt hast und dafür Zeiten eingeplant hast auch nur in den dafür vorgesehenen Zeitblöcken bearbeitest. Ergeben sich wie ganz am Anfang beschrieben zeitliche Freiräume (Meeting fängt 5 Minuten später an), dann nutze diesen Freiraum auch als Freiraum und mach eine Pause. Das ist deutlich produktiver und für unsere Gehirn notwendig!

Erhalte regelmäßig Impulse, wie du mehr erreichst, ohne dich auszupowern!

Abonniere hier den einfach.produktiver. Blog

100% kein Spam. Abmeldung jederzeit möglich. Du erhältst 1x im Monat Impulsen, Tipps & Tricks und Empfehlungen wie du einfach produktiver wirst. Mit der Anmeldung akzeptierst du die Datenschutzerklärung.

Karma-Guthabenpunkte sammeln:
Unterstütze andere Menschen in deinem Umfeld darin, damit auch sie mehr Freiraum für die wichtigen Dinge im Leben bekommen. Mit einem Klick kannst du diesen Beitrag in deinem Netzwerk teilen und hast damit anderen heute etwas Gutes getan.