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Vermeide Ballast auf deiner To-do Liste durch High-Value-Activities

In deinem Kopf schwirrt es gerade vor großen, neuen Ideen: das neue Produkt, die neue Dienstleitung. Allerdings halten dich die viele andere Aufgabe in deinem Unternehmen oder deinem Umfeld davon ab, dass du ins Umsetzen kommst.

Ja klar, die Buchhaltung ist natürlich wichtig, keine Frage. Auch die Flut an eingehenden Emails muss beantwortet werden, etc. – doch wenn diese Aufgaben den Schwerpunkt in deinem Tagesablauf bilden, dann wirst du nur sehr schwer bzw. gar nicht in die Umsetzung deiner neuen Vorhaben kommen.

Innerhalb einer Woche springst du von einem Thema ins nächste, mal Marketing, dann Vertrieb, dann …. – aber immer das Gefühl nicht genug Zeit zu haben. So wie dir geht es ganz vielen Personen in Führungsaufgaben und im Unternehmertum.

Du beschäftigst dich mit Dingen, die zwar generell notwendig sind, aber dich weder deinen Zielen näher bringen, noch Ergebnisse bringen. Das kostet dich nicht nur Zeit, es raubt dir zusätzlich auch Energie und Aufmerksamkeit.

Wer begreift den Wert der Zeit? Nur die kennen ihn, die sie verloren haben.
(Laurentius Justiniani, Bischof von Venedig)

So erkennst du Aufgaben, die dich ans Ziel bringen

In diesem Beitrag stelle ich dir eine Methode vor, die es dir ermöglicht genau die Aufgaben zu identifizieren, die du umsetzen solltest, damit du deine Vorhaben fokussiert umsetzt. Die Methode hilft dir dabei, dass du deutlich produktiver wirst und du dich auf die Aufgaben konzentrierst, die dich weiter bringen.

Stell dir mal die Frage, welche Aufgaben du umsetzen würdest, wenn du nur 1h am Tag Zeit hättest, damit dein Vorhaben voran kommt? Wäre es die Buchhaltung? Würdest du Dokumente Korrektur lesen? Dich in Technologien einarbeiten, damit deine Website besser läuft?

Vermutlich nicht. Du würdest dir die Aufgabe suchen, bei denen dein Kopf wirklich gefragt ist. Dinge die nur du machen kannst und kein anderer im Team. Dinge, die den größten Hebel in der Wirkung auf dein Vorhaben erzeugen.

Welchen Wert und welche Wirkung haben deine Aktivitäten?

Viele Menschen machen sich keinerlei Gedanken darüber, welche Wirkung Ihre Aufgaben haben. Alles kommt auf die To-do Liste, maximal wird noch markiert, was dringend ist im Sinne von „eigentlich schon zu spät“ oder „höchste Eisenbahn“. Schon geht es irgendwie durch den Tag – mit Frust am Abend, da wieder nichts vernünftiges geleistet wurde.

Würde man die Auswirkung (!) betrachten, die die Erledigung einer Aufgabe hat, käme eine andere Abarbeitungsreihenfolge heraus. Manche Aufgaben würde man sogar bleiben lassen, da sie nicht bringen.

Exakt das ist das Konzept der „high-value activities“: Konzentriere dich auf die Aufgaben, die den größten Wert im Sinne von Wirkung haben. Das kann ein monetärer Betrag sein, aber auch eine Auswirkung für z.B. zukünftige Dinge.

Fokussiert man sich auf die Aufgaben, die eine groß Wirkung bringen oder einen großen monetären Wert, dann kommt man seinem Vorhaben einfacher und schneller näher. Da geht kein Weg daran vorbei.

Kling noch etwas abstrakt?

Mit folgenden 3 einfachen Fragen, hast du einen ersten Indikator, ob eine Aufgabe eine „high-value activity“ ist:

  • Hilft mir diese Aufgabe ein wesentliches Projekt / Vorhaben zum Abschluss zu bringen?
  • Welchen wirklichen Mehrwert bringt das Erledigen dieser Aufgabe?
  • Bringt mich das Erledigen der Aufgabe näher an mein Ziel

  einfach.produktiver. Tipp

Stell dir vor, deine Aufgaben wären eine Investition.

Du investierst Zeit, Energie und Aufmerksamkeit. Als Ergebnis bringt dir eine erledigter Aufgabe dann eine Wirkung auf dein Business oder dein Privatleben.

Wenn Wenig Wirkung = dann wenig / keine Zeit-Investition.

Bei Geld würdest du das ja vermutlich auch so machen, oder investierst du in Dinge, die keine Wirkung mit sich bringen?

Was sind high-value Aktivitäten?

Das Konzept der high-value Actitivites kategorisiert Aufgaben in 4 Bereiche. Sehr häufig werden sie auch in Ebenen einer Pyramide dargestellt.

Je höher die Ebene, desto höher der Wert bzw. die Wirkung. Die Mehrzahl der Aufgaben liegt oftmals allerdings im unteren Bereich (daher die breite Basis der Pyramide), was dazu führt, dass der Tagesablauf durch Aufgaben bestimmt ist, die keine bis wenig Wirkung erzeugen. Sprich: man kommt nicht voran!

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Null-Wert Aufgaben“ (Ebene 1)

Aufgaben die keinen oder sogar einen negativen Wert haben oder bringen. Das sind oftmals genau die Dinge, die man macht, wenn man zu gar nichts Lust hat. Füllaufgaben, Alibiaufgaben. Neben der Zeit die man vergeudet, rauben diese Aufgaben auch die Energie und die Aufmerksamkeit. (3fach schlecht)

Klassische Beispiele: Social Media, surfen im Internet ohne genaues Ziel (ja, man redet sich das schön als „Recherchearbeit“), …

Gering-Wert Aufgaben“ (Ebene 2)

Aufgaben mit sehr geringen Wert oder einer sehr geringen Wirkung. Sie bringen nichts im Sinne des Vorankommens, des Umsatzes etc. Sie fallen natürlich an, sind oftmals Dinge des Tagesgeschäft. Generell müssen diese im Unternehmen erledigt werden, sind aber keine Hauptaufgaben.

Im englischen würde man sagen das ist „busy work“ aber nicht „doing business“ (= Hauptaufgabe). Das sind Aufgaben, die man sehr gut outsourcen oder delegieren kann.

Beispiele: Emails, die durchaus jemand anderer für dich bearbeiten könnte eventuell sogar eine virtuelle persönliche Assistenz, Kennzahlen zusammen suchen etc.

Erfolgs/ Ertrags-Aufgaben“ (Ebene 3)

Hier steigt der Wert bzw. die Wirkung der Aufgabe schon deutlich an. Das sind Aktivitäten dir kurz- bis mittelfristig eine Wirkung entfalten mit hohem Wert. Die Investition deiner Zeit, Energie und Aufmerksamkeit bringt eine zeitnahe Wirkung. Also Aufgaben, die z.B. einen direkten oder indirekten Einfluss auf den Umsatz oder die Kosten haben.

Diese Art von Aufgaben sind essentiell für dein Vorhaben, dein Unternehmen, da sie die „Kassen klingeln lassen“ (damit du ein Bild davon hast, welche Aufgaben das sind). Hier muss auch dein Augenmerk drauf liegen, dass diese umgesetzt werden, speziell wenn du Selbständiger bist oder nur ein kleines Team hast.

Beispiel: Kundenakquise, Angebote erstellen, Vertriebstätigkeiten etc. da sie direkt den Umsatz betreffen.

„Wachstums / Strategie-Aufgaben“ (Ebene 4)

Das ist die oberste und wichtigste Ebene. Hier sind die Aufgaben, die langfristig eine sehr hohe Wirkung haben, für den langfristigen Erfolg und die Entwicklung verantwortlich sind.

Kurzfristig werden diese Aufgaben keine direkte Wirkung erzielen, doch das Umsetzen dieser Aufgaben hat langfristig eine enorm hohe Wirkung.

Beispiel: ein neues Produkt, ein neues Vertriebskonzept, Investitionsentscheidungen aber auch sich um die eigene Gesundheit kümmern.(= „high lifetime value activity“)

Die 4 Ebenen

  • Wachstums / Strategie-Aufgaben
  • Erfolgs/ Ertrags-Aufgaben
  • Gering-Wert Aufgaben
  • Null-Wert Aufgaben

Hier setzt Du den Hebel an

Schau dir jetzt mal deine Aufgaben einer Woche an. Vermutlich wirst du feststellen, dass der Großteil deiner Aufgaben sich im unteren Bereich der Pyramide befindet (Ebene 1+2). Sprich du beschäftigst dich mit Dingen, die wenig Wirkung auf deine Vorhaben und Ziele bringen.

Der Grund dafür ist, dass solche Aufgaben sich oftmals aus dem Tagesgeschäft automatisch ergeben und damit deine To-do Liste füllen. Ist ja auch sehr praktisch: ohne Zutun füllt sich dein Aufgabenspeicher. Du bist super „busy“. Allerdings mit der Nebenwirkung, dass diese Aufgaben wenig bis keine Wirkung erzeugen. Eine typische Falle.

Die Aufgaben auf der obersten Ebene – also die mit wirklich Wirkung – entstehen nur dann, wenn Du diese gezielt als Aufgabe einstellst. Du musst dir also Gedanken dazu machen welche das sind. Die kommen nicht automatisch.

Dein Ziel muss es sein, dass Du den Aufgaben auf den unteren Ebenen Zeit „stiehlst“ und diese für Aufgaben der oberen Ebenen nutzt.

Idealerweise lässt du die Null-Wert Aufgaben komplett bleiben. Gering-Wert Aufgaben reduzierst durch z.B. Delegation, Outsourcing oder auch „bleiben lassen“.

Die dadurch gewonnene Zeit investierst du in die Erfolgs / Ertragsaufgaben und natürlich in die Wachstums / Strategie Aufgaben. Diese leitest Du idealerweise aus deinen Zielen ab.

Einfach gesagt: Wenn du mehr und bessere Ergebnisse erreichen möchtest: Ersetze Gering-Wert-Aufgaben durch Aufgaben der Ebene 3 und 4 (= Erfolgs/ Ertrags-Aufgaben und Wachstums / Strategie-Aufgaben).

Fazit

Durch die Beurteilung, auf welcher Ebene sich eine Aufgabe bzgl. des Wertes / Wirkung ansiedelt, kannst du dich gezielt auf die Aufgaben konzentrieren, die dich wirklich weiter bringen. Du reduzierst die Aufgaben, die keine oder nur sehr geringen Wirkung bringen und konzentrierst dich auf die Aufgaben mit höherem Wert.

  einfach.produktiver. Strategie

So kommst du in die Umsetzung

Ziel ist es, dass du deinen Schwerpunkt in der zeitlichen Verteilung zugunsten der höheren Wert Aufgaben verschiebst. So erreichst du definitiv mehr in weniger Zeit, da du Aufgaben mit niedriger Wirkung bleiben lässt.

1. Bestandaufnahme
Prüfe, welchen Wert bzw. welche Wirkung deine aktuellen Aufgaben haben

2. Stoppe deine Null-Wert-Aufgaben
Pack diese Aufgaben auf deine Stop-Doing-Liste und lass sie bleiben. Sie bringen keinerlei Wert/Wirkung und halten dich nur von wichtigen Aufgaben ab. Überprüfe ob du konsequent diese Aufgaben bleiben lässt im Rahmen des Wochenreviews (eigenes Kommittent dir gegenüber)

3. Verlagere deine Gering-Wert Aufgaben auf andere Personen
Diese Aufgaben sind notwendig, sollten aber nicht von dir gemacht werden. Wenn möglich delegiere diese Aufgaben oder source diese aus. Das geht gut mit z.B. einer virtuellen Assistenz.

4. Arbeite an deinen Erfolgs/ Ertrags-Aufgaben
Diese Aufgaben bringen dir wirklichen Mehrwert und Wirkung auf deine Vorhaben. Plane diese konsequent in deinen Tagesablauf mit ein, damit sichergestellt wird, dass diese nicht hinten runter fallen.

5. Reserviere dir Zeit für eine Wachstums / Strategie-Aufgabe
Diese Aufgaben werden gerne übersehen, da sie keine direkte Wirkung zeigen, aber entscheidend für deine Vorhaben sind. Hiermit legst du die großen Hebel um. Fang klein an und reserviere dir Zeitblöcke (time blocking) für high-value activities. Starte mit 1-2 Zeitblöcken in der Woche für diese Art der Aufgaben

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