Fokuszeit: Entspannt mehr Umsetzen durch Time Blocking

Kommt das häufiger vor? Du schaust am Abend auf den Tag zurück und denkst: „irgendwie wieder nichts geschafft bekommen. Obwohl du wirklich den kompletten Tag nur rumgerannt bis, tausend Dinge erledigt hast.

Von deinen Themen, die du dir vorgenommen hast, blieben fast alle auf der Strecke. x Anläufe genommen für das neue Vertriebskonzept. Keinen Schritt weiter. Einfach zu wenig Zeit. Frustrierend.

Kein Tag hat genug Zeit, aber jeden Tag sollten wir uns genug Zeit nehmen.
John Donne, englischer Poet

Dabei ist die Lösung relativ einfach: Gezielt Zeit vornehmen. Fest einplanen. Unterbrechungsfrei. Volle Konzentration. Time Blocking eben.

Klingt einfach, aber wie klappt das denn?

Die Idee dahinter ist, dass man sich feste Zeitblöcke reserviert, in denen man eine bestimmte Aufgabe bearbeitet. Exakt diese. Kein Multitasking. Kein Springen von Aufgabe zu Aufgabe.

Alleine eine Aufgabe auf der Tagesliste zu haben bringt nichts! Nicht verbindlich genug dir gegenüber. Daher nimmt sich nicht nur vor, dass man eine Aufgabe z.B. „morgen“ macht und diese auf seine To-do Liste für morgen schreibt. Zu wenig. Man reserviert gezielt einen zeitlichen Block (Time Blocking) für eben diese Aufgabe.

Ein Beispiel:

Um einen Blogbeitrag wie diesen hier zu schreiben, benötige ich eine gewisse Zeit, damit ich ins Thema reinkomme, dann erste Ideen sammle, dann schreiben. Wenn ich das so nebenbei immer mal zwischen anderen Aufgaben mache, komme ich nicht in den deep-working Modus. Ergebnis: ich benötige x Anläufe, verschwende endlos Zeit.

Daher reserviere ich mir einen festen Zeitblock (z.B. 2h) im Kalender für genau diese Aufgabe. Ob ich die Aufgabe jetzt innerhalb dieser Zeit schaffe, ist an dieser Stelle  nicht wichtig. Entscheidend ist: die Zeit ist für genau diese Aufgabe reserviert. Es ist ein verbindlicher Termin. Statt mit einem Kunden oder Mitarbeiter. Ein Termin mit mir selbst. Mit dieser Aufgabe quasi.

Wichtig ist, dass man in dieser Zeit störungsfrei arbeiten kann. Also keine Störungen von außen (mehr dazu findest du im Beitrag über Zeitdiebe) aber auch keine Ablenkungen sonstiger Art (schau dir hierzu mal den Beitrag über Zeitfallen an).

Muss ich jetzt alles fest einplanen?

Ich selbst plane mir im Rahmen des Wochenreviews für die Folgewoche bestimmte Zeitblöcke ein an denen ich eine Aufgabe aus meinem Wochenschwerpunkten abarbeite. D.h. ich nehme mir gezielt diese eine Aufgabe an diesem Block vor. Also „Mittwoch 7-9h Blog schreiben“. Mit 2h Blöcken habe ich sehr gute Erfahrung gemacht. Lang genug, um in den deep-working-modus zu kommen und abzuarbeiten. Nicht übermäßig lang, damit ich immer frisch an der Aufgabe dran bin. Hier gilt: Probieren geht über studieren. Starte mit 2h, ändere es dann einfach mal ab und schau, was für dich als Person besser von der Länge passt.

Häufig liest man: „alle (!) Aufgaben terminlich einplanen“. Sprich fixe Zeiten für alle Aufgaben. Ich komme damit absolut nicht klar. Oft kann ich bestimmte neue Aufgaben schlecht abschätzen was die Länge angeht, dann gibt es Tage, da würde ich mich quälen genau jetzt diese geplante Aufgabe anzugehen. Ergebnis wäre, dass ich nichts hinbekomme und frustriert bin. Dazu müsste ich permanent die einzelnen Zeitslots umplanen – was eine Verschwendung. Brauch ich aber auch nicht machen.

Um in diese Fallen nicht zu laufen, plane ich nur einige wenige Aufgaben gezielt. Genau dafür reserviere ich mir feste Zeiten (Bsp: „Do 14-16h Präsentation xyz erstellen“).

Und die anderen Aufgaben?

Für diese habe ich zusätzlich ein paar feste Blöcke an bestimmten Wochentagen „blanko“ im Kalender reserviert. Also: ein Zeitblock ist reserviert aber eben ohne feste Zuordnung zu einer konkreten (!) Aufgabe. Beim Einplanen lege ich noch nicht fest WAS ich an diesem zeitlichen Block machen werde.

Bei mir sind an 4 Tagen jede Woche je „2h Fokuszeiten“ reserviert. Die liegen mal am Vormittag aber auch am Nachmittag, da ich unterschiedlich gut an bestimmten Aufgaben am Tag arbeiten kann.

Für diese „Fokuszeiten“ sind keine direkten Aufgaben zugeordnet (wie im Beispiel oben bei der Präsentation oder dem Vertriebskonzept). Kommt der Zeitblock, dann arbeite ich aus meinen „Schwerpunktthemen der Woche“ gezielt Aufgaben ab. Bin also absolut flexibel was die Inhalte dieser „Fokuszeit“ angeht.

„Damit hab ich ja keinerlei terminlichen Spielraum mehr“

Wenn du diese Methode noch nicht verwendet hast – wozu ich dir wirklich rate sie mal zu einzusetzen, klingt das als würde ich mich selbst komplett „verplanen“.

Ganz das Gegenteil. Diese „blanko Einträge“ helfen mir direkt Freiraum zu planen, sodass ich z.B. an diesen Zeiten keine Termine annehme und nicht in die Gefahr des Hamsterrades komme. Auch ist ja offen, WAS genau ich da erledigt. Ich bin jetzt auch so frei, zu entscheiden, ob ich den Termin wirklich für die Fokusthemen verwende.

Kommt z.B. eine Terminanfrage genau für eine Fokuszeit herein, kann ich entscheiden, ob ich solch einen Terminblock für das neu rein gekommene Meeting etc. „opfere“ – oder einen Gegenvorschlag mache, der besser zu meinem Kalender passt. Ich kann besser abwägen über die Wichtigkeiten.

Da ich keine festen Aufgaben eingeplant habe, kann ich je nach Situation, Laune, Stimmung etc. eine meiner Fokus-Aufgaben angehen. Bin also nicht Geisel einer „totalen Detailplanung“. Spare mir damit ein permanentes Umplanen. Es sind ja nur „Fokusblöcke“ bei denen ich dann Aufgaben aus meiner Schwerpunktliste abarbeite.

Langsam dämmert es

An den Beispielen oben erkennst du direkt die Vorteile der Methode. Du schaffst dir einen zeitlichen „freien Raum“ (!), in dem du dich nur auf diese eine Sache konzentrierst. Da es sich um einen etwas längeren zeitlichen Block handelt, hast du auch genügend Zeit, dass du in ein Thema tief eintauchst.

Da du dir einen längeren zeitlichen Block reserviert hast, vermeidest du, dass du aus einem Termin raus rennst, schnell ein das Fokusthema in ein paar Minuten anzugehen, bevor schon wieder der nächste Termin kommt.

Dein Gehirn wird dich übrigens dabei unterstützen, dass du an der Sache dran bleist. Immerhin hast du – wie im Beispiel vorher – dir 2h deiner kostbarsten Ressource (= deine Zeit) reserviert. Da will sich dein Gehirn nicht lumpen lassen und geht auf „volle Kraft voraus“. Sprich es wird gar keine Prokrastination aufkommen. Dein Gehirn will die Aufgabe fertig bekommen!