Stressfreie to-do Liste dank Ideenspeicher

Darum funktionieren to-do Listen nicht

Viele to-do Liste erinnern mich an mein Leibgericht: Eintopf. Ein-Topf. Denn genau so nutzen viele ihre to-do Liste als EINEN Topf für alles, was so täglich auf sie einprasselt: Aufgaben, Termine, Merker, Links, Notizen, Ideen, …

Wenn es auch nur ansatzweise mit einer Tätigkeit zu tun haben könnte oder man es sich merken möchte, dann kommt es auf diese Liste.

Ganz schlecht für deine Produktivität! Allein der Gedanke an so eine Liste lässt viele daher schon schaudern. Zurecht! Denn mit so einer to-do Liste kann man nicht wirklich produktiv arbeiten.

So bekommst du deine to-do Liste in den Griff

Vermutlich hast du eine lange Liste mit Aufgaben, Vorhaben, Ideen, „könnte man mal“,  …  aus allen Bereichen deines Leben.

Dieser wilde Mix macht deine Liste nicht nur super lang, sondern auch unübersichtlich. Das kostet dich extrem viel Zeit, denn diese lange Liste will ja auch durchgeschaut werden.

Immer und immer wieder kommst du an den dir inzwischen wohl bekannten Einträgen vorbei und denkst „hmm, ja sollte ich auch mal machen“ etc.

Zusätzlich belastest du dein Gehirn beim Durchschauen permanent, suggerierst dir selbst, dass diese Punkte „ja abzuhaken sind“. Großes Kino, denn damit bringst du dich richtig unter Druck! Das muss aber nicht sein.

Damit man vernünftig mit einer to-do Liste arbeiten kann, muss es das Ziel sein nur sehr wenige aber dafür konkrete Einträge zu haben. Aufgaben die zeitnah umgesetzt werden sollen. Alle anderen Einträge wie Ideen, Gedankensplitter, Notizen, Termine kommen nicht auf die to-do Liste.

Wie du deine to-do Liste so klein hältst, dass sie übersichtlich und damit auch nützlich für dich ist, habe ich in einem eigenen Blog-Artikel „SO BEKOMMST DU DEINE TO-DO LISTE IN DEN GRIFF“ beschrieben.

In diesem Artikel zeige ich dir, wie du mit Einträgen umgehst, die Ideen Charakter haben. Denn diese „müllen“ to-do Listen regelmäßig zu. Muss aber nicht sein, daher hier meine Tipps, damit du besser mit deiner to-do Liste arbeiten kannst.

Ideen gehören nicht auf die to-do Liste

Gerade bei kreativen Menschen findet man auf to-do Listen jede Menge Einträge, die weniger eine konkrete Aufgabe sind, sondern Ideen oder Gedankenblitze. Die schauen wir uns mal etwas näher an.

Damit diese spontanen Einfälle nicht verloren gehen, landen sie direkt auf der to-do Liste und damit in die ewigen Jagdgründe der unerledigten Dinge. Doch genau da gehören sie nicht hin.

Natürlich ist es extrem clever sich eine Idee, einen Gedankengang etc. möglichst sofort zu notieren, denn sonst ist die Gefahr groß, dass dieser Gedanke im Alltag untergeht.

Aber was macht man mit einer spontanen Idee oder einen Gedankenblitz, wenn diese nicht auf die to-do Liste sollen? Dazu nutzt du besser einen separaten Ideenspeicher, der jede Menge Vorteile für dich bringt.

Warum Gedankensplitter nicht auf die to-do Liste gehören

Man liest oder sieht etwas und schwupps hat man eine Idee. Oft nichts Großes, sondern ein kleiner Gedankensplitter aus einem breiteren Themenfeld.

Jetzt könnte man diesen direkt umsetzen, doch das passt meist im Moment des Gedankenblitzes nicht. Damit solche Gedankensplitter deine to-do Liste nicht unnötig verlängern, empfehle ich dir, solche Gedankensplitter in einem separaten Ideenspeicher zu notieren.

Selbst wenn diese einzelne kleine Idee gut ist, macht es häufig keinen wirklichen Sinn, diesen einen einzelnen Punkt umzusetzen.

Sammelt man solche Ideen thematisch geordnet, dann erkennt man häufig Zusammenhänge und dass diese einzelne Idee aus dem Kontext gerissen ist. Sehr schnell merkt man auch, dass man bei der Umsetzung noch andere Punkte berücksichtigen sollte. Durch das Sammeln bekommt man einen besseren Überblick über das Ausmaß der Aufgabe, die Zusammenhänge und auch Abhängigkeiten.

Erst dann, wenn man genügend solcher Gedankensplitter gesammelt hat, erstellt man sich eine Aufgabe in der to-do Liste, bei der man sich um das gesamtheitliche Durchdenken dieser Splitter kümmert oder diese gebündelt mit der sogenannten „Task Batching“ Methode umsetzt. Mehr dazu findest du im Blog-Artikel „TASK BATCHING“

Warum Ideen nicht auf die to-do Liste gehören

Eine Idee entsteht schnell aus dem Impuls. In diesem Moment ist das eine super Sache. Doch statt sich direkt auf die Umsetzung zu stürzen, sollte man eine Idee etwas „abhängen“ lassen. Denn ganz häufig erkennt man mit etwas zeitlichem Abstand, dass die ursprüngliche TOP Idee, doch nicht SO super ist.

Damit hat sich eine aus der Idee resultierende Aufgabe direkt in Luft aufgelöst. Hätte man diese auf seine to-do Liste gesetzt und ggf. umgesetzt, wäre das vergeudete Zeit.

Oft ist auch nicht sicher, ob das wirklich eine Idee ist, die man verfolgen möchte oder sollte.

Daher bietet es sich an, Ideen zuerst reifen zu lassen. Ideen reifen perfekt im Ideenspeicher.

Das macht das Unterbewusstsein übrigens bis zu einem gewissen Punkt vollkommen automatisch. Betrachtet man eine „super Idee“ nach ein paar Tagen erneut, dann hat sich der Blick darauf meist verändert und eine bessere Einschätzung ist möglich. Häufig erledigen sich solche Dinge dann einfach von selbst.

Daher: Ideen zum Reifen in den Ideenspeicher packen und nicht auf die to-do Liste.

Der Ideenspeicher heißt bewusst nicht Ideen-Liste. Denn das Wort Liste suggeriert, dass die Einträge abzuarbeiten sind und damit würde sich schnell ein schlechtes Gewissen einstellen. Durch das Wort Ideenspeicher (oder cooler „Think Tank“) machst du dir unterbewusst klar, dass diese Ideen dort vor er Erledigung erst reifen müssen. Klingt schräg dieser Tipp, wirkt aber erstaunlich!

Warum diese Art von Aufgaben auch nicht auf die to-do Liste gehören

Es gibt noch Aufgaben die weder konkrete to-dos im Sinne „zeitnah umsetzen“ sind aber auch keine Gedankensplitter oder Ideen. Hierbei handelt sich um recht konkrete Aufgabe die allerdings den Stempel „irgendwann mal machen“ haben.

Da diese keinen zeitnahe Umsetzung erfordern, gehören diese auch nicht auf die to-do Liste. Ich selbst nutze dafür meine „Someday / Maybe“ Liste, denn diese Aufgaben sind konkret und müssen nicht auf dem Ideenspeicher reifen.

So stelle ich sicher, dass ich meine to-do Liste nicht verwässere und halte aber auch die Ideen separate, denn da muss ich meist noch eine Runde drüber nachdenken, bevor ich entscheide, OB und WIE ich diese umsetze. Erst dann kommen sie auf meine to-do Liste

Das ist der entscheidende Unterschied zur to-do Liste, der dir richtig Zeit spart

Wenn du einen Ideenspeichers und die Someday / Maybe-Liste nutzt, dann hat das deine eigentliche to-do Liste ziemlich reduziert! Das verschafft dir einen deutlich besseren Überblick und auch Fokus auf die wirklich anstehenden Augen.

Der finale Kniff mit dem Ideenspeicher besteht darin, dass du diesen nicht (!) jeden Tag anschaust. Dein tägliches Arbeitsmedium ist die to-do Liste – jetzt gut übersichtlich und von allem befreit, das da nicht drauf gehört.

Doch wie stellt man sicher, dass die Ideen dennoch regelmäßig durchgeschaut werden. Ganz einfach: du gehst einmal pro Woche (!) durch deinen Ideenspeicher. Idealerweise im Rahmen deines Wochenreviews und Wochenplanung.

Wie du die Wochenplanung nutzt, damit du genau die Aufgaben umsetzt, die wichtig sind, habe ich dir im Blog-Artikel „PERFEKT INVESTIERTE ZEIT: WOCHENREVIEW UND WOCHENPLANUNG“ beschrieben.

Dann und nur dann prüfst du, ob die Zeit für eine deiner Ideen gekommen ist. Jetzt entscheidest du, ob und welche Idee du in der nächsten Woche entweder direkt umsetzen möchtest oder zuerst noch durchdenken möchtest.

Dein Gehirn bekommt durch diesen Kniff Abstand von deiner ersten Idee und bewertet diese auch neu. Viele Ideen (= Aufgaben) wirst du vermutlich direkt verwerfen, da sie doch nicht so gut waren oder nicht relevant.

Wenn die Idee dennoch Bestand hat, planst du dir dafür entsprechend eine Fokus-Zeit ein. Mit diesem Zeitblocker stellst du sicher, dass du auch den mentalen Freiraum hast, deine Idee gut zu durchdenken.

Da du deinen Ideenspeicher (und auch die Someday / Maybe-Liste) in jeder Woche durchschaust, hast du eine sehr einfache Routine, mit der du vermeidest, dass Dinge vergessen werden und zeitlich kritisch werden.

Dank Ideenspeicher endlich die to-do Liste im Griff – Fazit

Durch die „Entschlackung“ der to-do Liste mittels eines separaten Ideenspeichers schaffst du mehr Übersicht über die wirklichen Aufgaben.

Getreu dem Motto: „Aus den Augen aus dem Sinn“ vermeidest du, dass du beim täglichen Durchsehen deiner to-do Liste wieder und wieder an die Ideen erinnert wirst. Denn das führt nur zu unnötiger mentaler Belastung und einem schlechten Gewissen.

Dank dem separaten Ideenspeicher und deinem wöchentlichen Check haben deine Ideen Zeit „zu reifen“. Diese Reifezeit führt dazu, dass du noch andere Blickwinkel in den Ideen entdecken wirst und so deine Ideen noch weiter verbesserst