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Einfach-Produktiver - Stressfreie to-do Liste

Keinen Stress mit der to-do Liste durch die „Someday / Maybe Liste

Das wohl klassischste Tool im täglichen Arbeiten ist für viele die berühmte to-do Liste. Die Bandbreite wie diese genutzt wird ist extrem breit. Von der losen Zettelwirtschaft bis zur akribisch geführten Kladde, von handgeschrieben bis digital. Keine Variante, die es nicht irgendwo gibt.

Gemeinsam haben alle, dass das Frustpotential im Umgang mit der to-do Liste sehr hoch ist. Obwohl man sich wirklich bemüht, die Aufgabenflut zu bewältigen, wächst die Liste stetig und wird damit von Tag zu Tag unübersichtlicher. Allein der Blick auf all die offenen Punkte erzeugt Frust.

Um zumindest einen Überblick zu bewahren, werden meist sehr schnell Prioritäten vergeben.

Prio gering 🚩, mittel ⚠, hoch 💥 – offen gesagt der Startpunkt ins Verderben. Du merkst schnell, das passt noch nicht.

Weitere Prioritäten wie “Sehr hoch”, „Kritisch“ , die dann oft zum Retter werden sollen, helfen nur kurz. Danach kommen meist ergänzend Farben oder Icons hinzu in der Annahme, dass jetzt alles besser wird. Fehlanzeige und im Endergebnis letztlich wieder bzw. noch mehr Frust.

„Die Dinge, die am wichtigsten sind, dürfen niemals den Dingen ausgeliefert sein, die am wenigsten wichtig sind.“

(Johann Wolfgang von Goethe )

Warum funktionieren Prioritäten nicht auf der to-do Liste?

Offen gesagt: Das ist und war absehbar, dass dir Prioritäten auf der to-do Liste nicht wirklich helfen werden.

Denn Aufgaben verändern ihre Priorität über die Zeit – in beide Richtungen. Was heute noch geringe Wichtigkeit hat, wird wichtiger und dringlicher je näher z.B. ein Abgabetermin kommt. Andere Dinge verlieren ihre Dringlichkeit, da z.B. ein Projekt zurück gestellt wurde etc.

Um das in den Griff zu bekommst, müsstest du permanent die Gesamtzahl der Aufgaben durchgehen und schauen, welche Aufgabe jetzt mit welcher Priorität versehen wird.

Dabei hast du immer die gesamte Liste vor dir, mit allen Einträgen. Doch das blockiert die eigentliche Umsetzung. Statt sich der Erledigung von einzelnen Aufgaben zu widmet, ist das Gehirn bestrebt, die Liste auf- bzw. umzuräumen.

So „belastet“ man sein Gehirn mit all den Inhalten der gelisteten Aufgaben. Nur beim Durchlesen der Liste denkt man sofort an die offenen Dinge, mögliche Ideen, was man sonst noch beachten sollte etc. – und das pro einzelner Aufgabe. Das Gehirn läuft jetzt auf Hochtouren, nur um diese Dinge im Kopf zu ordnen. Die Kapazität für die eigentliche Umsetzung einer Aufgabe geht gegen Null.

Hier helfen auch keine Prioritäten weiter. Beim Blick auf die to-do Liste man weiß, dass „da unten“ noch viele offene Aufgaben stehen, die „man eigentlich mal machen sollte“. Dieses Wissen um die Vielzahl der offenen Aufgaben belastet uns mental und führt letztlich zu Frust und Stress.

Wie schaffe ich den Stress mit meiner to-do Liste ab?

Wie oben erläutert entsteht ein Großteil des Stresses mit der to-do Liste, da man alle Aufgaben auf diese eine Liste gepackt hat und diese dann versucht irgendwie zu priorisieren.

Meine Empfehlung ist daher sich eine sogenannte „Someday / Maybe“ Liste anzulegen (ja noch eine Liste – lies weiter!).

Auf diese Liste kommen im ersten Schritt alle Aufgaben aus deiner aktuellen to-do Liste, das nicht wirklich wichtig oder zeitkritisch in den nächsten 1-2 Wochen sind. Getreu dem Motto: „aus den Augen aus dem Sinn“.

Mach dir klar, es ist NICHT wichtig die Liste (zeitnah) abzuarbeiten. Sie kann und darf wachsen – völlig ohne Stress. Der Titel der Liste „Someday / Maybe“ hilft das zu veranschaulichen.

Ab sofort entscheidest du bei jeder neuen Aufgabe ob diese wichtig/dringend ist, dann kommt sie auf die to-do Liste und wenn das nicht der Fall ist packst du sie auf die „Someday / Maybe Liste“

Wie stelle ich sicher, dass ich keine Aufgabe übersehe?

Jetzt wird du sagen, dass du zwei Listen zum Abarbeiten hast. Teilweise korrekt. Auf einer to-do Liste stehen nur die Aufgaben die wirklich wichtig / dringlich sind. Diese Aufgabenliste ist die Liste mit der du täglich arbeitest.

Die „Someday / Maybe Liste“ schaust du dir nicht täglich an, sondern ein Mal pro Woche im z.B. Wochenreview. Damit belastest du deinen Kopf nicht täglich mit den vielen Einträgen; du hast ja entspannt entschieden dies gegebenenfalls „someday“ oder „maybe“ zu erledigen.

Bei der wöchentlichen Durchsicht prüfst du, ob es Aufgaben gibt, du angehen möchtest (!), solltest oder löschen kannst. Wenn sie zur Abarbeitung anstehen, übernimmst du diese in deine to-do Liste. Ansonsten bleiben sie einfach auf der Liste oder werden gelöscht.

  einfach.produktiver. Tipp

Wie du mit einem Wochenreview deinen Fokus optimal setzt, mehr umsetzt und wie da das alles funktioniert, habe ich in einem separaten Blog-Beitrag beschrieben.

Ich selbst benötige knapp 1h pro Woche für mein Wochenreview und die Festlegung der Themen für die nächste Woche. Das Wochenreview gehört zu meine top 3 Produktivitätsmethoden. Für mich ganz klar: Perfekt investierte Zeit – Wochenreview

Stressfreie to-do Liste mit der „Someday / Maybe Liste“ – Fazit

Mit Hilfe der „Someday /Maybe“ Liste schaffst du dir mentalen Freiraum im Kopf, da du nur noch wichtigen / dringenden Aufgaben vor Augen hast.

Dein Gehirn wird sich nicht mehr mit den ganzen anderen Aufgaben unterbewusst beschäftigen und hat mehr Kapazität für die eigentliche Umsetzung von Aufgaben.

Zusätzlich hast du einen fokussierten Blick auf aktuell zu realisierenden Aufgaben und kannst diese besser einplanen. Durch die wöchentliche Durchsicht kannst du dir sicher sein, dass du keine Aufgabe übersiehst, die in den nächsten 1-2 Wochen relevant wird.

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