Lesedauer 8 Minuten
Einfach-Produktiver - Delegieren

Der Schlüssel für mehr Zeit: Delegieren

Führungskräfte und Unternehmer kennen das: täglich grüßt nicht das Murmeltier, sondern das Tagesgeschäft. Obwohl sie permanent das Gefühl haben überarbeitet zu sein und den Blick fürs Ganze zu verlieren, machen sie trotzdem vieles lieber selbst.

Von einem Termin zum nächsten, hier was kontrollieren, dort einen Kunden anrufen. Alles schön, aber eben nicht gut. Die To-do-Liste wird länger und länger – trotz Wochenendarbeit und Nachtschichten. Die wirklich wichtigen Aufgaben bleiben auf der Strecke.

Dabei ist das Phänomen selbst gemacht: Wenn man zu allem ja statt auch mal nein sagt, lieber selbst sich um alles kümmert und in jede Lücke selbst springt, dann ist das nicht verwunderlich. Ergebnis: Zeit für Wesentliche und für die Unternehmenslenkung fehlt, Frust macht sich breit.

Die Lösung klingt so einfach und doch tun sich viele Führungskräfte damit schwer: Delegieren!

Hier einige erprobte Methoden, wie man Aufgaben und Verantwortungsbereiche sicher delegiert und sich so mehr Freiraum und Zeit für die wichtigen Aufgaben als Führungskraft und Unternehmer schafft.

„Mit jedem Paar Hände, das dir Arbeit abnimmt bekommst du einen freieren Kopf.“

(Jack Stack, amerikanischer Topmanager )

Warum soll ich delegieren?

Platt gesagt: Durch Delegation gewinnst du Zeit. Aber das ist nur ein Teil der Wahrheit und nur einer der Vorteile. Denn neben dem primären Zeitgewinn durch die Weitergabe einer Aufgabe erhöht man auch die Motivation von Mitarbeiter.

Aufgaben delegieren, bedeutet Verantwortung zu übertragen. Das motiviert nicht nur, sondern hilft auch, dass sich Mitarbeiter weiter entwickeln können. So schafft man zusätzliche Kompetenz und Bindung. All das hilft das Unternehmen voranzubringen. Vertrauen und Kompetenzübertragung sind eine wichtige Basis für ein funktionierendes Unternehmen.

Alles, was wir erreichen, schaffen wir durch Delegation. Entweder wir delegieren eine Aufgabe an die eigene Zeit oder wir delegieren sie an andere Personen.

Wenn wir an die eigene Zeit delegieren, denken wir effizient. Aber „(Selbst-)Macher“ können nur eine Ergebnis-Einheit pro Stunde Zeit produzieren.

Wenn wir an andere Personen delegieren, denken wir effektiv. Delegiert man, können wesentlich mehr Ergebnis-Einheiten pro Stunde geschaffen werden, da schlicht mehr helfende Hände (oder Köpfe) zum Einsatz kommen – so wie es im Anfangszitat des Artikels beschrieben ist.

Was kann ich delegieren?

Der erste Schritt ist, sich selbst klar machen: Was ist meine Aufgabe? Was ist die Erwartungshaltung an mich in meiner Position?

Als Führungskraft ist die wichtigste Aufgabe: zu führen – das Unternehmen und die Mitarbeiter. Ziel muss es also sein, sich so viel Freiraum und Zeit zu schaffen, dass man genau diesen Aufgaben nachgehen kann.

Damit ergibt sich automatisch, dass Aufgaben, die nichts mit Mitarbeiter- oder Unternehmensführung zu tun haben, delegiert werden sollen. Nur so schafft man den notwendigen Freiraum für die wesentlichen Aufgaben!

Der Trick lautet: AM Unternehmen und nicht IM Unternehmen arbeiten.

Sacharbeiten im Tagesgeschäft dürfen den Tag nicht beherrschen und sind perfekte Aufgaben, um sie an andere Personen zu übertragen.

  einfach.produktiver. Tipp

Warum es wichtig ist, AM und nicht IM Unternehmen zu arbeiten. Was das bedeutet und wie das konkret geht, findest du im Artikel: Statt Alltagsgeschäft: Besser AM Unternehmen arbeiten.

Delegiere ich Aufgaben oder Verantwortung?

Delegation hat immer etwas mit Übertragung von Verantwortung zu tun. Das eine geht nicht ohne das andere. Je mehr Verantwortung an den Mitarbeiter übertragen wird, desto mehr Freiraum schafft sich eine Führungskraft.

Bei der Delegation von Aufgaben gibt man oftmals sehr genau vor was und wie etwas gemacht werden soll. Es ist also auf die Methode der Bearbeitung ausgerichtet. Alle Aspekte, Alternativen und Entscheidungen sind durch die Führungskraft vorgedacht, der Mitarbeiter hat wenig Handlungsspielraum und einen sehr eingeschränkten Verantwortungsbereich. Diese Art der Delegation bringt nur den Zeitgewinn bei der reinen Umsetzung, denn alle Schritte liegen bei der Führungskraft.

Bei der Delegation von Verantwortungsbereichen geht es nicht um die Methode. Alles ist auf das Ergebnis ausgerichtet. Hier überträgt man die Verantwortung für das Ergebnis. Die Wahl der Methode die Ergebnisse zu erreichen, liegt bei denen, die die Verantwortung übertragen bekommen haben. Diese Art der Delegation nutzt die größte Hebelwirkung und schafft den größten Freiraum bei der Führungskraft.

Loslassen und Vertrauen kann schwer sein, aber es ist notwendig, wenn man den Skalierungseffekt nutzen möchte und sich selbst Freiraum für die wesentlichen und wichtigen Aufgaben als Führungskraft schaffen möchte. Und gute Chefs sind die, die ihren Mitarbeitern vertrauen, ihnen Aufgaben übertragen und sie selbstständig arbeiten lassen.

Der Autor Allen Dib schreibt: „You have only twenty-four hours a day, so the only way you can get more achieved in a day is by using other people’s time.”

Fast noch wichtiger als der zeitliche Aspekt ist, dass man durch Delegation weitere und oftmals bessere Fähigkeiten andere Personen einsetzt.

Wenn du den Mitarbeiter richtig ausgesucht hast und die Aufgabe genau seinen Stärken entspricht, wird er diese wohl sogar noch besser und/oder schneller erledigen können als du das könntest.

Delegieren – auf die richtige Stufe kommt es an!

Damit das Übertragen von Aufgaben oder Verantwortung zum Erfolg führt, ist es erforderlich das richtige Niveau zu finden.

Delegieren bedeutet klar zu definieren, welche Kompetenzen der Mitarbeiter beim Bearbeiten der delegierten Aufgabe hat. Daher ist es wichtig, sich vorher zu überlegen, inwieweit man die Ergebnisse des Mitarbeiters kontrollieren möchte. Ziel muss sein: So wenig wie möglich.

Damit man das richtige Niveau trifft, muss man sich mit den Fähigkeiten der Mitarbeiter beschäftigen und diese entsprechend einschätzen. Abhängig davon gibt es folgende Stufen für das Delegieren:

Stufe 1: „Setze um.“

Diese Stufe ist für Mitarbeiter gedacht, die neu im Unternehmen sind oder noch sehr früh im Berufsleben stehen. Hier werden Aufgaben übertragen, die bereits komplett von der Führungskraft durchdacht wurde. Es ist eine reine Aufgaben-Delegation, bei der die Aufgaben so zu erledigen sind, wie es vorgedacht, recherchiert und entschieden wurde. Kurz: „Mach es so, wie ich es vorgegeben habe“

Stufe 2: „Arbeite dich ein.“

Auf dieser Stufe wird die Aufgabe übergeben mit dem Hinweis, sich in das Thema einzuarbeiten und Möglichkeiten bzw. Alternativen der Bearbeitung zu überlegen. Die Auswahl der Alternative erfolgt dann in Rücksprache mit der Führungskraft, die letztlich entscheidet. Kurz: „Überlege und schlage vor. Ich entscheide“

Stufe 3: „Erarbeite einen Vorschlag.“

Der Unterschied zu vorangegangen Stufe besteht darin, dass jetzt nicht nur Alternativen erarbeitet werden, sondern eine davon konkret vorgeschlagen werden soll. Dieser Vorschlag sollte mit Pro und Contras vorgeschlagen werden. Die Führungskraft hinterfragt den Vorschlag und unterstützt in der Entscheidungsfindung. Kurz: „Überleg, schlage vor und übe dich im Entscheiden, ich helfe dir dabei“

Stufe 4: „Entscheide und gib mir Rückmeldung.“

Hier trifft der Mitarbeiter die Entscheidung über eine der möglichen Alternativen komplett selbst und informiert die Führungskraft am Ende über die Entscheidung. Kurz: „Triff eine Entscheidung und sag mir später, was du getan hast“.

Stufe 5: „Entscheide selbst ohne Rückmeldung.“

In dieser Stufe erhält der Mitarbeiter die Information was erreicht werden soll. Es sucht sich den passenden Weg für die Umsetzung, die er für die Beste hält. Eine Rückmeldung über die Entscheidung ist nicht notwendig. Kurz: „Verfolge das Ziel“

Stufe 6: „Sei initiativ“

Hier erhält der Mitarbeiter im Rahmen seiner Kompetenzen und der Unternehmensstrategie die volle Freiheit auch über die vereinbarten Aufgaben aktiv zu werden. Es wird der grobe Rahmen vorgegeben, ansonsten arbeiten der Mitarbeiter selbstorganisiert auf das gesteckte Ziel hin.

Wie man sieht, steigt von Stufe zu Stufe die Verantwortung, die man übergibt. Vom reinen Aufgaben-Delegation bis hin zur vollständigen Delegation der Verantwortung.

Wichtig dabei ist, dass man sich VOR dem Delegieren klarmacht, wie viel Verantwortung man übergeben möchte.  Denn damit ist auch der Handlungsspielraum der Führungskraft definiert. Man kann im Nachgang nicht mehr einfordern oder kontrollieren als zuvor vereinbart wurde.

Erhalte regelmäßig Impulse, wie du mehr erreichst, ohne dich auszupowern!

Abonniere hier den einfach.produktiver. Blog

100% kein Spam. Abmeldung jederzeit möglich. Du erhältst 1x im Monat Impulsen, Tipps & Tricks und Empfehlungen wie du einfach produktiver wirst. Mit der Anmeldung akzeptierst du die Datenschutzerklärung.

Die zentrale Frage beim Delegieren!

Mit folgender zentraler Frage stellt man sicher, dass alle Beteiligten ein eindeutiges Bild über die gegenseitigen Erwartungshaltungen haben.

Zentrale Frage: „WER macht WAS bis WANN in WELCHER QUALITÄT?

Erfolgreiche Delegation setzt immer klare Kommunikation voraus. Der Mitarbeiter muss genau wissen, was zu machen ist incl. der Erwartungshaltung, wie z.B. ein Ergebnis aussehen soll.

Wird die Erwartungshaltung bzgl. dem quantitativem und qualitativen Ergebnis nicht klar kommuniziert, kommt am Ende das große Erwachen. Dann endet man schnell in Sätzen wie: „das war doch klar“ oder „das habe ich jetzt schon erwartet“. Frust auf beiden Seiten macht sich breit und das nur, weil die Erwartungshaltung nicht klar im Vorfeld abgestimmt wurde.

Bei Arbeiten im Team ist es hilfreich auch die anderen Teammitglieder darüber zu informieren, dass eine Aufgabe an eine bestimmte Person übertragen wurde. So erhält diese den Support der anderen und man vermeidet Unklarheiten über Zuständigkeiten. Ansonsten führt das nämlich schnell dazu, dass ein Thema schnell wieder auf dem Schreibtisch der Führungskraft landet – genau das Gegenteil einer Delegation.

Vermeide Mikro-Management beim Delegieren

Das Abgeben von Aufgaben an Mitarbeiter ist für manche Führungskräfte extrem schwer. Plötzlich ist ein anderer nicht nur für das Ergebnis verantwortlich, sondern er erledigt die Aufgabe auch so, wie er es für richtig hält.

Wichtig ist zu erkennen, dass seine Arbeit KEIN Abbild der eigenen Arbeit ist. Man muss loslassen. Solange der das Ziel erreicht und in den vorgegebenen Rahmenbedingungen und die abgesprochenen Erwartungen erfüllt, kann er frei agieren.

Als Führungskraft steht man als Berater zur Verfügung, wenn der Mitarbeiter Rückfragen hat. Solange alles sich im vordefinierten Rahmen bewegt, heißt es „Finger weg und nicht einmischen“ – auch Fehler sind erlaubt.

Delegation Checkliste

Klarheit und gegenseitige Verpflichtung bei diesen Punkten ermöglichen eine erfolgreiche Delegation

Gewünschte Ergebnisse

  • WAS soll erreicht werden
  • WIE sehen die Ergebnisse aus
  • WANN müssen welche Ergebnisse vorliegen
  • WANN sind Rückmeldungen, Berichte, etc. gewünscht oder notwendig
  • WELCHE Kriterien werden genutzt, um die Ergebnisse zu bewerten

Rahmenbedingungen

  • WELCHE Rahmenbedingungen gelten, in denen der Mitarbeiter agieren kann
  • WELCHE Fallen, potenzielle Holzwege sind bekannt und sollten beachtet werden
  • WELCHE kapazitiven, finanziellen, technischen oder organisatorischen Ressourcen stehen zur Verfügung

Delegieren von Aufgaben und Verantwortung – Fazit

Delegieren ist einer der größten Hebel, um mehr freie Zeit für die wichtigen Aufgaben als Führungskraft zu bekommen. Zudem motiviert das Übertragen von Aufgaben Mitarbeiter, da diese schrittweise in neue Verantwortungsbereiche hineinwachsen können.

Wer alles an sich selbst reißt und Aufgaben nur schwer oder gar nicht abgibt, schadet damit nicht nur sich selbst sondern auch anderen, da er ihnen mögliche Entwicklungschancen vorenthält.

Delegieren ist eine Investition in Mitarbeiter. Wichtig ist das richtige Level zu finden, damit man weder einen Mitarbeiter unter- aber auch nicht überfordert.

Mit der Formel „WER macht WAS bis WANN in WELCHER QUALITÄT?“ stellst du sicher, dass die Erwartungshaltungen beider Seiten und alle relevanten Fragen vorab geklärt sind.

So einfach tust du anderen heute etwas Gutes:
Unterstütze andere Menschen in deinem Umfeld darin, damit auch sie mehr Freiraum für die wichtigen Dinge im Leben bekommen. Mit einem Klick  kannst du diesen Beitrag in deinem Netzwerk teilen und hast damit anderen heute etwas Gutes getan.