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Einfach-Produktiver - E-Mail - Aktion - Reaktion

Antworte weniger und erhalte so weniger E-Mails

Die Lösung, um die E-Mail-Flut direkt einzudämmen, ist recht einfach. Es gilt auch bei E-Mail-Kommunikation: Aktion erzeugt Reaktion. Sobald diese Kette durchbrochen ist, stoppt die Flut an E-Mails.

Stell dir mal ein Tennisspiel vor: Schlage ich den Ball über das Netz auf die andere Spielhälfte (Aktion), dann gibt es dort jemanden, der den Ball wieder zurückspielt (Reaktion).

Übertragen auf E-Mails: je mehr E-Mails du verschickst, desto mehr E-Mails wirst du bekommen. Die Ursache an deiner stetig wachsenden Inbox muss nicht zwingend immer bei anderen liegen, sondern ist oft auch „hausgemacht“, liegt also auch an deinem E-Mail-Verhalten.

„Gegenüber jeder Aktion steht eine Reaktion. “

(Sir Isaac Newton, englischer Mathematiker, Astronom und Physiker)

Für weniger E-Mails: Keine Reaktion auf eingehenden E-Mails!

Da dein eigenes Verhalten einfacher zu verändern ist als das von anderen, kannst du jetzt direkt daran zu arbeiten, weniger E-Mails zu bekommen. Das Beste daran, du musst dafür nicht mehr, sondern WENIGER machen!

Wenn du niemanden eine E-Mail schickst, dann wird keine Person auf deine E-Mail antworten, denn die hast du ja nie verschickt. Damit unterbrichst du die Kette: Aktion (des Senders) – Reaktion (durch dich) – Aktion (beim Sender)

Der Schlüssel liegt also darin zu erkennen, bei welchen E-Mails man antwortet und welche man schlicht zur Kenntnis nimmt – wenn überhaupt.

Seien wir ehrlich: wie oft schickt man aufgrund einer E-Mail eine super kurze Antwort, die dem Sender nicht wirklich weiterhilft oder ihn wiederum in Antwortzwang bringt. Das Ping-Pong-Spiel der E-Mails beginnt.

Doch bei welchen E-Mails zügelt man sein Verlangen eine Antwort in die Tasten zu hauen? Hierzu habe ich dir einige Beispiele zusammengestellt, bei denen ich inzwischen nicht mehr reagiere und so deutlich weniger E-Mails erhalte.

Weniger E-Mails erhalten durch „nicht antworten“

Bevor wir uns die verschiedenen Fälle anschauen, möchte ich dir zeigen, woher dieser Ansatz ursprünglich kommt.

Im universitären Umfeld gibt es eine gängige, aber doch eher ungewöhnliche Praxis von bekannten Wissenschaftlern im Umgang mit E-Mails. Deren grundsätzliche Verhalten bei eingehenden E-Mails ist darauf nicht (!) zu antworten. Der Regelfall ist keine Antwort und nur der Ausnahmefall ist, dass auf eine E-Mail geantwortet wird. Im Umfeld von Unternehmen wohl eher unüblich, denn dort ist es gerade umgekehrt.

Doch worin liegt dieser unterschiedliche Umgang mit E-Mails begründet? Aufgrund der großen Menge an E-Mails, die o.g. Wissenschaftler bekommen, haben sie folgende Grundannahme: Es ist die Aufgabe des Senders, den Empfänger eine E-Mail davon zu überzeugen, dass es sich für den Empfänger (!) lohnt eine Antwort zu schreiben.

Wenn es der Sender also nicht schafft einen überzeugenden Grund zu liefern, dass der Empfänger antwortet oder der Sender den Aufwand für die Beantwortung beim Empfänger massiv vereinfacht hat, dann wird keine Antwort auf eine E-Mail erfolgen.

Statt Zeit mit Antworten für E-Mails zu verbringen, wird stattdessen fokussiert am wissenschaftlichen Thema gearbeitet.

Hie einige Beispiele, bei denen es im Regelfall keine Antwort auf eine E-Mail geben wird:

  • Das Thema liegt außerhalb des Interessen- oder Verantwortungsbereiches
  • Es ist nicht erkennbar, was der Sender für eine konkrete Handlung erwartet
  • Der Sender hat die Erstellung einer Antwort verkompliziert, da er verschiedene Themen/Optionen/Möglichkeiten eingebracht hat
  • Es wird nichts Positives passieren, wenn man antwortet; aber auch nichts Negatives, wenn man nicht antwortet

Das klingt auf den ersten Blick etwas „überheblich“ und befremdlich. Aber wie oft erhält du E-Mails, die in eine der o.g. Kategorie fällt und man sich dann doch die Mühe macht zu antworten.

Antworte nicht auf E-Mails, wenn der Kontext fehlt

Ich bin überzeugt du kennst diese E-Mails, die dir einfach kommentarlos weitergeleitet werden: keine Erklärung, keine direkte Ansprache, kein „call-to-action“, kein „FYI“ (for your information), nichts.

Noch weniger Mühe kann sich der Sender nicht machen. Was will er denn? Warum leitet der diese E-Mail weiter. Fragen über Fragen, die recht schnell zu Folge-E-Mails werden.

Solche E-Mails behandle ich je nach Überschrift als reine Informationen (FYI) und reagiere gar nicht. Wenn sich der Sender noch nicht mal die Zeit nimmt mir in 1-2 Sätze zu sagen, WARUM er mir diese E-Mail geschickt hat und WAS er von MIR will, dann kann ich davon ausgehen, dass es nicht wichtig ist. Mit wenigen Worten dem Empfänger mitteilen, was der Grund der E-Mail ist, sollte jeder hinbekommen.

  einfach.produktiver. Tipp

Wie man mit maximal 5 Sätzen eine E-Mail schreibt, die vom Empfänger einfach zu lesen und direkt zu bearbeiten ist, habe ich in einem separaten Blog-Artikel beschrieben: HALTE E-MAILS KURZ UND ERREICHE DAMIT MEHR

Das mag den ein oder anderen Sender etwas überraschen und ggf. fragt er nach, warum ich nicht reagiert habe. Perfekt: Dann erkläre ich ihm freundlich, dass ich aufgrund SEINER Art der Kommunikation eine Notwendigkeit für eine Reaktion bei mir nicht erkennen konnte. Aufgrund dessen hat er auch keine Reaktion von mir bekommen. Ende.

Antworte nicht auf E-Mails, wenn keine Aufgabe genannt wird

Das Beispiel im letzten Abschnitt mag ggf. bei dir nicht zu häufig vorkommen, da sich dein Umfeld immerhin die Mühe macht, dir etwas Kontext bei Mails zu geben.

Doch ich gehe noch einen Schritt weiter bei meiner „Nicht-Reaktion“. Wenn es keine klare Handlungsaufforderung gibt, in der ich in irgendeiner Form angesprochen werden, dann reagiere ich ebenfalls nicht mit einer Antwort-Mail.

In diesem Falle nehme ich das Mail als Information an mich zur Kenntnis, aber sende keine E-Mail zurück. Denn es gab keine Aufforderung für eine direkte Aktion.

„Uii, das klingt jetzt aber heftig und das geht doch gar nicht“. Das denkst du doch gerade. Korrekt? Klar geht das.

Meine Grundannahme ist, dass der Sender mir eine E-Mail aus diesen beiden Gründen schickt:

  • Zu (meiner) Information
  • Weil er etwas von mir möchte

Wenn ich nicht erkennen kann, OB er etwas von mir möchte, dann muss es ja automatisch Fall 1 sein!

Es ist ja auch gar nicht so schwierig für den Sender zu sagen, was er konkret möchte. Das hilft nicht nur bei mir, sondern bei allen Empfängern, unnötige Rückfragen zu vermeiden.

Solche Rückfragen werden häufig „an alle“ zurück geschrieben werden 😉 und das Ping-Pong-Spiel beginnt und schrittweise füllen sich die Inboxen aller Empfänger mehr und mehr.

Ich versuche es den Empfängern meiner E-Mail möglichst einfach zu machen und ihnen direkt zu zeigen, ob es nur eine Information ist oder ich eine konkrete Aktion erwarte.

Daher findet man in meinen E-Mails ganz am Anfang entweder:

*** FYI *** („zur Information“ wenn es sich um eine reine Information handelt)

oder

*** Feedback bis < Datum > erwünscht ***

Was genau ich mit der Aufgabe möchte (in o.g. Fall wie Feedback zu geben ist, steht dann in kurz und konkret in der E-Mail beschrieben.

  einfach.produktiver. Impuls

Eine gängige Art von E-Mails die „keine klare Aktion fordern“ sind „cc-E-Mails“. Ich nenne diese E-Mail das „Grauen der Kommunikation“. Dass ich diese Art von E-Mails nicht beantworte, dürfte dich jetzt nicht mehr überraschen. Ich kann dir nur empfehlen, es genauso zu handhaben.

Weitere Tipps zum Umgang mit cc-E-Mail findest du im Blog Artikel: MEHR ZEIT DURCH WENIGER CC-E-MAILS

Weniger E-Mails durch „nicht antworten“ – Fazit

Beim ersten Blick erscheint dieser Ansatz etwas gewöhnungsbedürftig. Das liegt an unserem natürlichen Drang auf eingehende E-Mails zu antworten, auch wenn nicht ganz klar ist, was der Sender will, ob überhaupt eine Antwort erwartet wird und wenn ja in welcher Form.

Die Beispiele oben sollen zeigen, dass es sich durchaus lohnt über unseren „Auto-Reply“ Mechanismus bei E-Mails nachzudenken. Sich bewusst machen, wo möchte man antworten und wo lässt man es einfach bleiben.

Gerade das „Nicht-antworten“ kann erheblich dazu beitragen, die Anzahl der eingehenden (Folge-) E-Mails zu reduzieren. Das spart gleich mehrfach Zeit.

Sicherlich es anfänglich für einen Sender etwas ungewöhnlich, keine Antwort zu erhalten. Daher habe ich oben erklärt, wie ich das kommuniziere und somit auch klar mache, warum ich nicht antworte und was meine Erwartungshaltung ist.

Bleibt die Frage: was ist, wenn doch mal was schief geht, da ich nicht geantwortet habe. Wenn es wirklich wichtig ist (und das sind die absoluten Ausnahmen), dann bekomme ich das schon mitgeteilt und kann immer noch reagieren.

Doch warum sollte ich meine o.g. Vorgehensweise generell ändern und damit für die Vielzahlt der Fälle viel Zeit und Energie verschwenden nur weil „es ja mal möglich sein könnte, dass ggf. eventuell, dann doch mal passieren könnte“.

Dann doch lieber wie es Tim Ferris beschrieben hat: “Develop the habit of letting small bad things happen. If you don’t, you’ll never find time for the life-changing big things.”

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