Offene Bürotür, die gerne übersehene Zeitfalle

Von Führungskräften hört man sehr gerne: „Meine Tür ist für Mitarbeiter und Kollegen immer offen“. Generell eine sehr gute Sache, denn damit zeigt die Führungskraft, dass sie für jedes Anliegen zu jedem Zeitpunkt ein offenes Ohr hat.

Doch die berühmte offene Tür wird sehr schnell zur Zeitfalle. Jemand hat ein Anliegen und streckt nur kurz den Kopf rein und schon steht der Besucher im Zimmer.

Zack: man ist in seinen Gedankengängen unterbrochen und widmet sich dem Gegenüber. Gedanklich ist man jetzt erst Mal raus aus seinem eigenen Thema und die Aufmerksamkeit geht auf das Thema des Mitarbeiters oder Kollegen.

Das Anliegen ist meist keine große Sache, es dauert auch nur wenige Augenblicke die gestellte Frage zu beantworten.

Schon kann man wieder zurück zu seinem eigentlichen Arbeitsthema, in das man bis vor wenige Minuten vertieft war. Man knüpft an, wo man gerade war.

Nein! Genau HIER liegt der Denkfehler!

„Baue deine Hütte an eine belebte Straße und du wirst in drei Jahren noch nicht fertig sein.“

(Chinesische Weisheit )

Wieso ist eine offene Bürotür eine Zeitfalle?

Was in der ersten Betrachtung wie eine kurze Unterbrechung aussieht, entpuppt sich bei näherer Betrachtung in eine echte Zeitfalle.

Wissenschaftlich nachgewiesen, braucht man mindestens 10-15 Minuten, um wieder in deas ursprüngliche Thema in genau der Tiefe zu gelangen. Je nach Komplexität auch mehr.

Unser Gehirn muss jetzt richtig Leistung bringen, damit wir an unserem letzten Gedankengang anknüpfen können und wieder in den mentalen Flow in den sogenannten deep-working Modus kommen.

Zusätzlich sind wir gerade jetzt besonders anfällig für weitere Ablenkungen. Das Gehirn signalisiert uns, dass man sich jetzt doch vielen anderen tollen Sachen widmen könnte, da man jetzt eh gedanklich raus war. Nur kurz einen Kaffee holen, mal die E-Mails prüfen etc.

Kostet richtig Energie und Zeit!

So vermeidest du diese Zeitfalle

Mein Impuls ist ganz einfach:
Wenn du hochkonzentriert arbeiten möchtest, dann lass‘ die Tür geschlossen.

Vermeide, dass Du ein offenes Ohr für alles, jeden und zu jeder Zeit hast. Der Aspekt „zu jeder Zeit“ ist der springende Punkt.

Definiere Zeiten, an denen du ohne Störung arbeiten möchtest und kommuniziere diese auch. Damit stellst du sicher, dass du nicht permanent unterbrochen wirst. Das ist als bist du in einem Kundentermin oder einem Mitarbeitergespräch. Da ist deine Türe ja auch geschlossen.

Mit dieser Vorgehensweise schaffst du dir Zeitinseln, in denen du wirklich tief in ein Thema gedanklich eintauchen kannst. Das wird dazu führen, dass deine Ideen besser und kreativer werden und du deine Aufgaben schneller erledigt hast.

Gib der Zeitfalle keine Chance

Nur die Türe zu schließen, reicht in den wenigsten Fällen nicht aus. Mitarbeiter oder Kollegen werden trotz geschlossener Tür kurz anklopfen und den Kopf reinstrecken mit den Worten „Hast du mal eine Minute für mich?“. Schon beim Anklopfen bist du gedanklich aus deinem Thema herausgerissen.

Hänge daher am besten noch ein Schild „Bitte nicht stören“ an die geschlossene Tür, in den Zeiten, die du für ungestörte Arbeiten reserviert hast.

Schreibe zusätzlich noch auf das Schild, wann Du wieder ein offenes Ohr hast. Das ist wie auf dem Jahrmarkt: Nächste Vorstellung um …“. So wissen die Mitarbeiter und Kollegen, wann sie mit Ihrem Anliegen zu dir kommen können.

Die wenigsten Themen die jemand durch die „offene Tür“ hereinträgt sind übrigens wirklich super dringlich. SEHR wenige Probleme halten es nicht 1-2 Stunden aus. Glaub mir: Sollte das Gebäude brennen – man wird dich retten!

einfach.produktiver. Tipp

Was die größten Zeitdiebe und Zeitfallen sind und wie du diese in der Praxis mit einfachen Mitteln vermeidest, findest du in meinem Blog-Beitrag „Keine Chance für Zeitdiebe und Zeitfallen“. Reinschauen lohnt sich!

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