Lesedauer 7 Minuten
Einfach-Produktiver - Email

E-Mail bearbeiten schnell & einfach: die 2 besten Methoden

In Anlehnung an Roger Cicero´s Song „Frauen regieren die Welt“ gilt in allen Bereichen des heutigen Arbeitslebens: „E-Mails regieren die Welt“. Trotz weiterer Kommunikationskanäle wie Chats, Instant Messaging und Co. erhalten wir mehr E-Mails denn je.

Studien zu folge verwenden (und verschwenden) wir 28% unseres Arbeitstages mit dem Lesen und Bearbeiten von E-Mails. Im Schnitt schauen wir alle 5 Minuten in unsere Inbox, das summiert sich auf knapp 80-mal am Tag. Wir schauen also unsere Inbox häufiger am Tag an als unseren Partner!

Viele haben das Gefühl in der Flut der einkommenden E-Mails zu ertrinken, die Inbox läuft über, das schlechte Gefühl steigt.

Neben der eigentlichen Zeit, die wir verwenden, um E-Mails zu bearbeiten, ziehen wir unsere Produktivität noch weiter nach unten. Jedes Mal, wenn man aus dem Impuls heraus „nur mal schnell“ in die Inbox schaut, reißt uns das aus jeder Art von Flow, jeder tiefen Arbeit heraus und erzeugt am Ende nur zusätzlichen Stress und Unzufriedenheit.

Das alles muss nicht sein. In diesem Artikel beschreibe ich dir meine beiden top Methoden, die du einfach umsetzen kannst, aber eine hohe Wirkung auf deine Arbeit mit E-Mails haben.

„Briefe zu schreiben ist die schönste Art Zeit zu vergeuden.“

( John Morley, britischer Staatsmann und Publizist)

E-Mail-Bearbeitung: nur 3-mal am Tag

Vermutlich gehörst du auch zur großen Masse an Personen, die ihre E-Mails faktisch den kompletten Tag lesen und bearbeiten. Selbst die kurzen Zeiten zwischen 2 Meetings oder in der Warteschlange am Supermarkt. Dem permanenten Zugriff auf die Inbox sei Dank: du schaust dir deine E-Mails an.

Damit erzeugst du bei dir nur eines: permanente „hab acht Stellung“ (wie ein Schäferhund in der Nacht) und damit Stress!

So bearbeitest du deine E-Mails schneller und mit weniger Stress

Klar Aussage von mir: je häufiger du deine E-Mails prüfst, desto geringer wird deine Produktivität sein und je gestresster wirst du werden.

Die Lösung ist so simple wie einfach umsetzbar: statt permanent zu jeder Zeit die E-Mails zu prüfen, sich feste Zeiten einrichten, an denen du deine E-Mails durcharbeitest.

„Geht nicht“ höre ich die sagen. Doch klar geht das. E-Mail ist per Definition ein asynchrones Kommunikationsmittel. Wenn der Absender etwas wirklich Dringendes benötigt, dann hätte er vermutlich angerufen. Du schreibst ja auch der Feuerwehr keine E-Mail, wenn dein Haus brennt.

Daher: Definiere dir feste Zeiten im Kalender, an denen du deine Inbox durcharbeitest. 2 maximal 3 feste Blocks mit vorgegebener Länge über den Tag sollten ausreichen.

E-Mails zu festen Zeitblöcken abzuarbeiten, hat auch den Vorteil, dass du diese Aufgaben im Task Batching Modus erledigst und damit noch weniger Zeit benötigst.

Mehr zum Task Batching und den Nutzen davon habe ich im Artikel „TASK BATCHING: ERLEDIGE DEINE E-MAILS SO, WIE DU GESCHIRR SPÜLST“ beschrieben.

  einfach.produktiver.  Wissen

In einer Studie der University of British Columbia wurde nachgewiesen, dass sich das Stressempfinden deutlich reduziert, wenn E-Mail zu festen Zeitblöcken abgearbeitet werden.

In dieser Studie wurden 124 Erwachsene in 2 Gruppen eingeteilt. In der ersten Woche erhielt Gruppe 1 den Auftrag ihre E-Mails wie gewohnt – also permanent – zu bearbeiten. Gruppe 2 gab man 3 Zeitfenster vor, in denen sie ihre E-Mails abarbeiten durften. Im Rahmen der Studie wurden denn die Vorgaben in der Folgewoche für die Gruppen vertauscht.

Das Ergebnis war eindeutig. Sobald eine der Gruppen ihre Inbox nur 3-mal täglich statt permanent bearbeiteten, ging der Stressfaktor deutlich nach unten, das Wohlgefühl stieg und die Kreativität nahm massiv zu.

E-Mail-Bearbeitung optimal: Nutze die 321-Zero Methode

Du kannst die Vorgehensweise noch toppen indem du diese 3 Zeitblöcke klein hältst. Statt also 3mal täglich 1 Stunde für (potentielle) E-Mails zu reservieren, reserviere dir weniger Zeit pro Zeitblock.

Nutze hier die 321Zero Methode. „3 Zeitblöcke“ a „21 Minuten“ mit dem Ziel ALLE E-Mails in deiner Inbox bearbeitet zu haben, also auf „Zero“ zu bringen.

„Technisch“ reservierst du dir 30 Minuten, aber nach 21 Minuten stoppst du mit der Bearbeitung der E-Mails. Den Rest der Zeit machst du eine wirkliche Pause – OHNE E-Mail, social Media und Co! Mit dieser Pause regenerierst du dein Gehirn für die nächsten anstehenden Aufgaben.

Der Hintergrund ist das Parkinson’sche Gesetz, das besagt: „Arbeit dehnt sich immer so lang aus, wie man ihr Zeit zur Erledigung einräumt.“ Nimmst du dir 1 Stunde vor, dann wirst du auch 1 Stunde benötigen, auch wenn du die Aufgabe in deutlich weniger Zeit hättest erledigen können.

Daher schränkt man die Zeit von vorne herein ein. Dieser Ansatz wird auch in den agilen Arbeitsmethoden genutzt und nennt sich dort „time boxed“ – vielleicht kennst du das aus diesem Umfeld.

Das führt auch dazu, dass du deutlich kürzere E-Mails schreiben wirst oder auf bestimmte E-Mails gar nicht reagieren wirst, da keine wirkliche Reaktion erforderlich ist (frag dich das immer!). So sparst du nicht nur die selbst Zeit, sondern auch bei dem oder den Empfängern.

E-Mails schnell und ohne Umwege bearbeiten: Nutze die 4D Aktivitäten

Du öffnest deine Inbox und es gibt einige ungelesene E-Mails. Bei der ersten liest du ein paar Zeilen und du erkennst direkt, dass du hierfür ein paar Minuten benötigst, um diese E-Mail zu bearbeiten.

Also mal in die zweite E-Mail schauen. Während du noch am Lesen bist, erhältst du einen Anruf, der dich erst Mal aus dem Sachverhalt für 5-10 Minuten herausreißt.

Nach dem Anruf zurück in die Inbox und da „lockt“ eine neue E-Mail, die in den letzten Minuten eingegangen ist, deine Aufmerksamkeit und wie im Automodus klickst du diese an.

Inzwischen ist jeglicher deiner Gedankengänge aus der zweiten E-Mail komplett verloren gegangen.

Und? Kommt dir das bekannt vor?

Klaus Lage hat dies perfekt in seinem Lied „1000-mal berührt – 1000-mal ist nichts passiert“ beschrieben. Wobei er es nicht auf E-Mails bezogen hat, aber der Titel passt zu 100%

Unzählige Male werden E-Mails angeklickt, angelesen, etc. und es passiert NICHTS – außer Zeit- und Energieverschwendung.

Wenn du angenommen nur 15 Minuten am Tag damit vergeudest E-Mails erneut zu lesen, wieder wegzulegen, neu einlesen, dann summiert sich das auf 5h im Monat. Das klingt nicht viel, aber glaube mir, die 15 Minuten sind deutlich zu niedrig geschätzt! Sprich du vergeudest wesentlich mehr Zeit durch das mehrfache Anpacken von E-Mails.

Aus eigner Erfahrung weiß ich, dass ich früher bestimmte E-Mail 5–10-mal angeklickt, angelesen, doch wieder weggelegt habe. Oft nur um zu schauen, „um was ging es noch Mal“, oft hatte ich dann nicht die notwendige Zeit für die Bearbeitung oder mir fehlt schlicht die Motivation (der Nerv) besagte E-Mail zu bearbeiten.

Inzwischen gibt es für mich nur einen einzigen Weg: „Touch it once!“

Damit das funktioniert nutze ich eine der 4D-Aktionen. Sobald ich eine E-Mail anklicke, erfolgt eine dieser Aktionen

  • “Do it”
  • “Delegate it”
  • “Defer it”
  • “Delete it”.

Do it

Kann ich die E-Mail innerhalb von 2-4 Minuten bearbeiten (beantworten, Inhalt lesen, …) denn erledige ich dieses direkt! Warum direkt bearbeiten? Ganz einfach: so eine E-Mail x-mal anzuschauen, sich ggf. eine Aufgabe dazu anzulegen wäre deutlich zeitaufwendiger, als sie direkt zu bearbeiten

Delegate it

Wenn es eine Aufgabe ist, die ich jemanden übertragen kann, dann delegiere ich diese Aufgabe mit einer SEHR kurzen Anleitung an die entsprechende Person.

Defer it

Benötige ich für die Bearbeitung einer E-Mail länger als die 2-4 Minuten oben, dann beginne ich nicht mit der Bearbeitung. Das sind häufig E-Mails, die erfordern, dass ich z.B. E-Mail Anhänge gewissenhaft durcharbeite, Informationen aus verschiedenen Quellen zusammen suchen muss etc.

Bei solchen Fällen lege ich mir einen Terminblock direkt im Kalender an, an dem ich dann die ausführliche Bearbeitung diese E-Mail durchführe.

Delete it

Alles andere wird sofort gelöscht bzw. abgelegt.

Mit dieser klaren Vorgehensweise und den 4D-Aktionen bist du in der Lage eine sehr große Zahl an E-Mails im Schnelldurchgang zu bearbeiten und so Zeit zu schaffen für wirklich wichtige Aufgaben.

E-Mail bearbeiten schnell und einfach – Fazit

Für mich zählen die beiden vorgestellten Methoden zu den besten, um E-Mails schnell und einfach zu bearbeiten.

Dank der festen Zeitblöcke und dem zeitlichen Rahmen kommt man nicht in den Zwang „nur kurz“ ein paar E-Mails zu bearbeiten. Vielmehr bleibt man an seinen Fokusthemen dran und bearbeitet dann per Task Batching eine große Anzahl an E-Mail zügig ab. Dazwischen gilt: Keine E-Mails

Durch die Kombination mit dem „touch it once“ Prinzip und den „4D-Aktionen“ wird sichergestellt, dass es keine Doppelarbeit bei E-Mails gibt, kein erneutes Einlesen etc. was nur unnötig Zeit in Anspruch nehmen würde.

Beide Methoden sind sehr leicht umsetzbar aber absolut mächtig in ihrer Kombination. Ich möchte beide Methoden nicht mehr missen!

Erhalte regelmäßig Impulse, wie du mehr erreichst, ohne dich auszupowern!

Abonniere hier den einfach.produktiver. Blog

100% kein Spam. Abmeldung jederzeit möglich. Du erhältst 1x im Monat Impulsen, Tipps & Tricks und Empfehlungen wie du einfach produktiver wirst. Mit der Anmeldung akzeptierst du die Datenschutzerklärung.

So einfach tust du anderen heute etwas Gutes:
Unterstütze andere Menschen in deinem Umfeld darin, damit auch sie mehr Freiraum für die wichtigen Dinge im Leben bekommen. Mit einem Klick  kannst du diesen Beitrag in deinem Netzwerk teilen und hast damit anderen heute etwas Gutes getan.