Halte E-Mails kurz und erreiche damit mehr

Halte E-Mails kurz – sehr kurz!

Zum Glück gilt die Kostenrechnung der damaligen Telegramme in der heutigen Welt der E-Mails nicht mehr!

DENKFEHLER. Man muss zwar heute keinen Betrag auf einem Postamt entrichten, doch lange Texte in E-Mails kosten nicht nur Energie und Zeit, und damit auch Geld! Plus sie werden weniger häufig aufmerksam gelesen.

Schaut man sich die Zeiten an für die Erstellung der E-Mail und auch das Bearbeiten, also esen, Antwort formulieren, wieder lesen, etc. an, dann ist gegenüber einem old-fashioned Brief kein Unterschied zu erkennen.

Und genau hier wird deutlich zu viel Zeit vergeudet. Statt kurz und prägnant und auf den Punkt, neigen doch viele dazu Inhalte in Emails in epischer Breite darzulegen. Dazu kommen noch Anhänge, bei denen man oft Stunden benötigt, möchte man alle Details wirklich lesen!

Wären solche E-Mails Ausdrucke, dann hätte so mancher Paketdienst schwer daran zu schleppen!

Bei vielen Konversationen ist das gar nicht notwendig und man sieht, dass es auch anders geht, sobald man das Medium wechselt. In Chats geht es ja auch kurz-und-knackig.

Mein Tipp daher, wenn man mit seinen E-Mails mehr erreichen möchte: E-Mails so kurz wie nur möglich halten. Das spart nicht nur sich selbst Zeit, es zeugt auch von Respekt gegenüber dem bzw. den Empfängern.

Zudem trägt es dazu bei, dass die Information klarer wird und auf den Punkt kommt – wie man am Bespiel aus dem Lied von Reinhard Mey aus der Einleitung sieht. Nur wenige Worte, aber alles gesagt und absolut klar.

Halte E-Mails kurz – Methode 1: „Die 5-Satz-E-Mail“

Damit man E-Mails kurz schreibt, hilft es sich vorzustellen, dass man eine SMS schreibt und keine E-Mail.

Auf der Webseite: five.sentenc.es wird vorgeschlagen seine E-Mails auf maximal 5 Sätze zu beschränken und das unabhängig vom Thema und vom Empfänger.

Die Struktur könnte so aussehen:

1. < Hallo >
2. < diese Info schicke ich dir >
3. < das solltest du wissen >
4. < call-to-action >
5. < Viele Grüße >

Das sieht auf den ersten Blick extrem nüchtern aus.

Bringt man diese Struktur in einen Kontext, dann erkennt man die Vorteile: So ist eine E-Mail schnell geschrieben und beim Empfänger nicht nur schnell gelesen, sondern auch sofort verstanden.

1. Hallo Peter,
2. anbei die Aufstellung der Zahlen wie im Meeting angesprochen.
3. Ich habe noch die Zahlen aus den beiden letzten Jahren ergänzt, damit man besser vergleichen kann.
4. Ist das Ergebnis ok? Wenn ja, dann kann ich die Information weitergeben
5. Viele Grüße, Uwe

Das Erstellen solche einer E-Mail dauert nur wenige Sekunden und der Leser kann mit wenigen Blicken erkennen, um was es geht. Der call-to-action aus der E-Mail kann mit einem einfachen „ja“ oder „nein“ (plus ggf. noch eine Zeile warum, was fehlt etc.) beantwortet werden.

Natürlich ist das bei der ersten Betrachtung ungewohnt und diese Art wird nicht für alle Emails zutreffen. Doch ich weiß aus eigener Erfahrung, wie häufig man diese „5-Sätze-Methode“ anwenden kann.

Oft genügen sogar noch weniger Sätze, daher gibt es die o.g. Seite auch für zwei, drei und vier Sätze (two.sentenc.es, …)

Man sollte diese Art der Kommunikation jedoch nicht ohne einen kleinen Hinweis anwenden. Denn gerade wenn man sehr kurze Antworten schreibt kann das unfreundlich, arrogant, überheblich oder desinteressiert wirken.

Daher der Tipp aus der o.g. Webseite:

“To begin using this system, optionally copy this text and paste it into your e-mail signature:

Q: Why is this email five sentences or less?

A: http://five.sentenc.es

Halte E-Mails kurz – Methode 2: Schreibe E-Mails am Abend

Halte E-Mails kurz und erreiche mehr – Methode 2: Schreibe E-Mails am Abend

Bestimmt hast du schon mal gehört, dass man den Tag nicht mit E-Mails starten soll. Der Hintergrund ist, dass sich viele Menschen schlicht durch E-Mails zu stark von den eigentlichen Aufgaben sowohl zeitlich als auch gedanklich ablenken lassen.

Doch davon soll es in diesem Abschnitt gar nicht gehen. Ich möchte einen anderen Aspekt ansprechen: deine Energie!

Dein Ziel sollte es sein, deine sogenannte “Prime-Time“ am Morgen (also die Zeit, in der du wirklich das Hoch deiner Tagesenergie hast) für die wirklich wichtigen Dinge verwenden, die dich weiterbringen.

Ob dazu die Bearbeitung von E-Mails in deinem Falle gehören, kann ich pauschal nicht sagen. Ich bin aber sicher, dass du sehr gut einschätzen kannst Welche (!) E-Mails da NICHT dazu gehören und genau die solltest du dann auch nicht beantworten.

Solche E-Mails bearbeitest du außerhalb deiner „Prime-Time“. Das hat den Vorteil, dass du schlicht weniger Energie und vor allem Lust hast, um lange E-Mails zu schreiben.

So kurz vor dem Feierabend und dann auch noch mit einem klar definierten zeitlichen Rahmen, werden deine E-Mails deutlich kürzer ausfallen.

Probiere das doch direkt mal aus: Bearbeite deine E-Mails testweise an den Randzeiten deines Arbeitstages. Wichtig dabei ist, dass du dir einen festen Zeitrahmen setzt, damit du nicht einfach länger arbeitest, du also „time boxed“ arbeitest.

Hättest du am Vormittag noch viele Zeilen geschrieben, alle Wenn und Aber berücksichtig etc. kommst du jetzt mit sehr wenigen Antwortzeilen aus. Du beschränkst dich automatisch auf das Wesentliche, was dir aber auch den Empfängern Zeit spart und die Dinge auf den Punkt bringt.

Halte E-Mails kurz und erreiche mehr – Fazit

Durch die permanente E-Mail-Flut werden E-Mails meist nur überflogen, anstatt sie in Ruhe zu lesen. Türmen sich die E-Mails in der Inbox beim Empfänger, kann man froh sein, wenn dieser überhaupt zum Lesen kommt.

Länger E-Mails haben meistens keine Chance, dass ihre Inhalte sorgfältig gelesen und beantwortet werden. Ergebnis: Dinge verzögern sich oder bleiben sogar komplett auf der Strecke.

Damit deine E-Mails gelesen werden und du deine Themen voranbringst, nutze die Technik der kurzen Emails. So teilst du dem Empfänger in wenigen Worten mit, um was es geht, was du benötigst oder möchtest.

Damit wird deine E-Mail nicht nur gelesen, sondern du schaffst eine Situation für den Empfänger, dass er deine E-Mail schnell bearbeiten kann.

Für die meisten Themen sind 5 Sätze ausreichend. Der Empfänger wird es dir im Stillen danken und dank deiner kurzen Art zu kommunizieren, wird deine E-Mail auch schnell beantwortet werden.