Mehr Zeit durch weniger cc-E-Mails

Ursache Nummer 1 für eine überfüllte Inbox: cc-E-Mails

Erhält man bergeweise E-Mails, kann das verschiedene Gründe haben. Will man seine E-Mail Flut eindämmen, dann lohnt sich ein Blick in die Inbox mit der Fragestellung: Welche Art von E-Mail hat den größten Anteil.

Eine der Ursachen für eine überfüllte Inbox sind der cc-E-Mail und die generieren Aufwand, auch wenn das viele nicht wahrhaben wollen.

Was bedeutet das „cc“ denn eigentlich?

Das „cc” ist die Abkürzung für „carbon copy”. Er stammt aus der Zeit, wo es noch Schreibbüros gab und man per klassischer Schreibmaschine Schriftstücke erstellt hat. Um damals ein Dokument in mehreren Ausführungen zu haben, damit man dieses an mehrere Personen verschicken konnte, wurden Durschläge mittels Kohlepapiers erstellt. Ein mühsamer Vorgang. Daher wurde auch sehr darauf geachtet, nicht zu viele Durchschläge zu erstellen, um Aufwand zu sparen.

Zu früheren Zeiten, war bei einer„carbon copy“ (= cc) klar, dass diese Kopie ganz gezielt für ein wichtiges Papier erzeugt wurde und sie wurde auch nur an einen sehr gezielten Personenkreis geschickt.

Heute ist ein gängiges Feld in jedem Mail System und an kann völlig mühelos eine unendliche Anzahl an weiteren Empfängern eintragen. Was auch inflationär gemacht wird.

Kein Hinterfragen, ob der Inhalt für jeden Empfänger überhaupt relevant ist oder was der eigentliche Empfängerkreis sein sollte. Viel hilft viel ist hier die Devise. Die Erzeugung von bergeweisen E-Mails ist unausweichlich.

Warum cc-E-Mails Aufwand generieren

Jetzt kann man argumentieren, dass cc-E-Mails ja keinen Aufwand bedeuten. Doch das stimmt leider nicht.

Wenn du nicht zu den Menschen gehörst, die cc-E-Mails direkt (ungesehen) löschen oder sich eine Regel in ihrem Mailsystem eingerichtet haben, dass solche E-Mails automatisch gelöscht oder abgelegt werden, dann tauchen die in deiner Inbox auf.

Ok, sagst du, das ist ja nur ein kleiner Klick, diese zu löschen. Doch oftmals schaut man eben in die E-Mail hinein, da man ja nicht weiß, ob ggf. doch etwas Wichtiges drinnen steht. Denn die Nutzung der „carbon copy“ hat sich wie oben beschrieben schlicht verändert.

Fear-of-missing-out (FOMO), also die Bedenken oder Angst etwas Wichtiges zu verpassen lässt und immer wieder solche E-Mails eben doch lesen. Und schon hat eine cc-E-Mail eben doch Aufwand produziert.

Dazu kommt, dass durch die gestiegene Anzahl an cc-E-Mails der Fokus auf die wirklich wichtigen Informationen verloren geht. Wichtiges geht schlicht unter, wenn man nicht sorgfältig sich immer wieder durch die Eingangspost arbeitet – und schon wieder haben wir zusätzlichen Aufwand: die Spreu vom Weizen trennen.

Doch damit nicht genug, denn der Drang auf eine cc-E-Mail zu reagieren ist einfach zu groß und die Hürde zu antworten ja nur ein Klick entfernt. Also: Antwort an alle mit seiner eigenen Ergänzung, Korrektur oder Stellungnahme. Der Teufelskreis beginnt: Schreibt einer, fühlen sich andere berufen oder „genötigt“ auch ihren Teil dazu beizutragen, weitere E-Mails folgen und schon steigt die Anzahl der Mails exponentiell – bei ALLEN Empfängern!

Gerade dieses Bewusstsein, DASS cc-E-Mails Aufwand bei den Empfängern erzeugen und WELCHEN Gesamtaufwand über alle Empfänger hinweg so eine cc-E-MAIL erzeugt, ist den meisten Sendern gar nicht bewusst.

So wirst du deine cc-E-Mails los

Der Umgang mit cc-E-Mails ist erstaunlich vielfältig. Von stoisch abarbeiten und keinen Unterschied zu einer anderen E-Mail machen bis hin zu ich ignoriere diese einfach findet man viele Vorgehensweisen.

Bedenkt man allerdings den in Summe generierten Aufwand über den Empfängerkreis von solchen Mails, dann kommt man schnell zum Schluss die Ursache anzugehen.

Automatische Regel einstellen – bitte nicht!

Eine schnelle (vermeintliche) Lösung ist das Einrichten eine automatische Regel, die alle cc-E-Mails in einen sparten Mai-Ordner ablegt oder direkt löscht.

Ich rate davon ab. Denn auch wenn es eine cc-E-Mail ist, wird doch in den meisten Unternehmen davon ausgegangen, dass man diese eben doch bearbeitet. Wohlwissend, dass die Wahl der cc-Empfänger völlig frei ist und oftmals auch nicht wirklich durchdacht ist.

Zudem bekämpft eine solche Regel nur die Wirkung bei einer einzelnen Person, hilft aber nicht, den Gesamtaufwand über alle Empfänger hinweg zu reduzieren.

Wenn du eine Führungskraft bist, dann solltest du daran Interesse haben, dass der Gesamtaufwand möglichst klein gehalten wird.

Warum schickt mir jemand eine cc-E-Mail?

Der Schlüssel, um die Flut der cc-E-Mails einzudämmen und somit wieder mehr Fokus zu erreichen liegt daran, zu klar zu machen WARUM eine Person cc-E-Mails verschickt.

Stell dir mal folgende Fragen:

1. Warum schickt mir jemand eine CC-E-Mail? Liegt es am Sender oder am Empfänger?
2. Will ich, der Empfänger ein CC? WARUM will ich das?
3. Mag der Sender sich mir (als Führungskraft) mitteilen („schau was ich alles mache“, …)
4. Sichert sich der Sender durch das CC ab? (Wovor? Warum?)

So reduzierst du cc-E-Mails

Wenn die Flut an cc-E-Mails nicht durch den Empfänger ausgelöst wird, hat man als Führungskraft einen super Hebel, die Anzahl der E-Mails zu reduzieren

Möchte der Mitarbeiter darauf hinweisen, an was er arbeitet, was er alles an Bällen in der Luft hat, dann mag die Nutzung von cc-E-Mails ja eine Option sein. Doch da gibt es besserer Möglichkeiten, wie diese Art des Austausches zwischen Führungskraft und Mitarbeiter erfolgen kann.

Hast du aber das Gefühl, dass der Sender cc-E-Mails schreibt, um sich abzusichern, dann ist das ein guter Anlass, auch hier in den Dialog zu treten und Lösungen zu finden, die schlauer sind als breit cc-E-Mail zu schicken.

Wie du siehst, hängt es von den Antworten auf die o.g. Fragen ab, welche Möglichkeiten du hast und wie du sie angehst.

Als ich vor Jahren auf einen Schlag 25 Mitarbeiter zu betreuen hatte, ging die Flut an CC-E-Mail STEIL nach oben. Ich habe dann die o.g. Fragen genutzt, dieses gestiegene Aufkommen an E-Mails gleich in den ersten Tagen zu hinterfragen.

Der Großteil war dadurch entstanden, da nicht definiert war, über was ich denn überhaupt informiert werden möchte. Zusätzlich hatte ich das Gefühl, dass viele E-Mails erzeugt wurden, damit ich über die anstehenden Aufgaben informiert bin.

Da ich definitiv kein Mikro-Management mag, waren das Punkte, die wir gemeinsam schnell angehen konnten. Wir haben im Team Praktiken hinterfragt und festgelegt wie wir im Team mit cc-E-Mails umgehen. Ergebnis: > 95% des cc-E-Mails Aufkommen direkt eingestellt.

Gehe selbst gutem Beispiel vorangehen: CC-E-Mail ist die Ausnahme

Zu guter Letzt noch ein Hinweis an dich: Gehe selbst mit gutem Beispiel voraus. Nutze die o.g. Fragen auch für dich selbst, wenn du geneigt bist eine E-Mail zu verschicken, die cc-Empfänger hat. Braucht es den cc-Empfänger wirklich und warum?

Denn wenn du selbst weniger E-Mails verschickst, erzeugst du weniger Aufwand bei anderen und erhältst auch wiederum weniger E-Mails.

Reduktion von cc-E-Mails – Fazit

Eine der häufigsten Ursachen für überfüllte Inboxen sind cc-E-Mails. Um diese stetig wachsende Flut nachhaltig einzudämmen, sollte man hinterfragen, WARUM diese Mails verschickt werden. Die hier im Beitrag genannten Fragen helfen, die Hintergründe ohne grossen Aufwand zu finden.

Damit schafft man es, sehr schnell einen Großteil dieser e-Mails zu eliminieren und findet alternative Wege bzgl. des Informationsaustausches, die weitaus effektiver sind.