Geheimwaffe Meilensteine: So nutzt du sie clever und vermeidest Stress

Deadlines – Warum stressen sie uns?

Aber warum stressen uns Deadlines oder Meilensteine? Ganz offensichtlich setzen Deadlines und Meilensteine einen zeitlichen Rahmen und damit eine Begrenzung für die Fertigstellung einer Aufgabe oder eines Projekts.

Der Druck, diese Frist einhalten zu müssen, kann Stress auslösen, insbesondere dann, wenn die verbleibende Zeit im Verhältnis zur anstehenden Aufgabe knapp bemessen ist. Der enge Zeitrahmen ans sich ist nicht das Problem, meistens ist es einfach der Umfang der Aufgabe, der nicht dazu passt. Das allein erzeugt noch keinen Stress: Man könnte ja den Termin einfach nicht einhalten oder in der vorgegebenen Zeit weniger abliefern.

Oft sind die Erwartungen an die Qualität und Vollständigkeit der Arbeit, die bis zur Deadline erledigt werden muss, sehr hoch. Eine hohe Erwartungshaltung alleine, erzeugt aber noch keinen Stress.

Stress entsteht, wenn wir entweder unseren eigenen Werten (Qualität, Zuverlässigkeit, Termintreue etc.) nicht gerecht werden oder – und das ist der häufigere Fall – die Erwartungen anderer nicht erfüllen. Dieser (innere) Druck, den Erwartungen gerecht zu werden, kann Stress verursachen.

Genau genommen ist es die Angst vor den Konsequenzen, die uns stresst: Wenn wir eine Deadline verpassen, kann das negative Folgen haben, z.B. schlechte Bewertungen, den Verlust von Aufträgen oder sogar berufliche Konsequenzen.

Dabei sind Deadlines und Meilensteine doch etwas Hervorragendes, ein perfektes Mittel, um Dinge voranzutreiben! „Spinnt der Uwe jetzt?“ oder „Der hat anscheinend noch nie richtige Deadlines mit Konsequenzen gehabt!“ Ich kann deine Gedanken förmlich hören und kann dir versichern, dass ich über viele Jahrzehnte in Projekten mit vielen, teilweise sehr engen Terminvorgaben gearbeitet habe. Gerade dabei habe ich gelernt, dass Meilensteine etwas sehr Praktisches sind – wenn man ein paar Dinge beachtet!

Daher meine Meinung: Meilensteine sind etwas Hervorragendes!

Deadlines – Was bewirken sie wirklich?

Damit meine Aussage nachvollziehbar wird, schauen wir uns zunächst an, was Deadlines und Meilensteine bewirken. Beide definieren einen zeitlichen Rahmen für die Erledigung einer Aufgabe. Bis zu einer bestimmten Uhrzeit oder einem bestimmten Datum muss eine Aufgabe fertig zu stellen.

Deadlines und Meilensteine schaffen Fokus

Meilensteile erzeugen also Zeitknappheit und genau deshalb sind Meilensteile so effizient. Wenn uns die zeitliche Knappheit bewusst wird, fokussieren wir unsere Anstrengungen. Meilensteine erzeugen eine Art Druck, denn Ablenkungen sind nicht mehr so verführerisch. Wir konzentrieren uns komplett auf die Fertigstellung der Aufgabe. Kurz gesagt: Wenn die Zeit knapp ist, holt man mehr aus ihr heraus.

Hierzu gibt es einige wissenschaftliche Studien, die diese Aussage belegen. So wurden Studierende dafür bezahlt, drei Aufsätze auf Fehler zu überprüfen. Für diese Aufgaben bekamen sie drei Wochen Zeit und die Bezahlung hing davon ab, ob sie die Deadline einhalten und wie viele Fehler sie fanden.

Testgruppe A erhielt nur die Vorgabe, dass alle drei Aufsätze nach drei Wochen abgegeben werden müssen. Der Testgruppe B wurden jedoch Meilensteine vorgegeben und damit engere Deadlines gesetzt. Sie mussten jede Woche einen Aufsatz korrigiert zurückgeben. Sie hatten zwar in Summe auch drei Wochen Zeit, aber bereits nach der ersten bzw. zweiten Woche musste ein Aufsatz fertig korrigiert sein.

Das Ergebnis war eindeutig. Testgruppe B mit den wöchentlichen Meilensteinen war deutlich effizienter. Sie hielten sich besser an die engen Meilensteine, obwohl sie ja jede Woche die Möglichkeit hatten, diese zu überschreiten. Außerdem fanden sie signifikant mehr Fehler in den Aufsätzen.

Deadlines und Meilensteine sind genau effektiv, weil sie Knappheit erzeugen und dazu führen, den Fokus auf die Aufgabe zu steigern.

Deadline ist nicht gleich Deadline

Es gibt jedoch einen entscheidenden Unterschied ob und wie Deadlines und Meilensteine wirken. Fremdbestimmte Meilensteine nehmen wir ernster als Termine, die wir uns selbst setzen!

Mit selbst gesetzten Deadlines ist es wie mit dem Kitzeln: Wir können uns selbst nicht wirklich selbst kitzeln. Genauso verhält es sich mit Deadlines oder Meilensteine, die wir uns selbst setzen oder nur vorstellen. Eine imaginäre Deadline bleibt, was sie ist: imaginär. Sie wird nie mit der gleichen Verbindlichkeit wahrgenommen wie eine fremdbestimmte Deadline.

Dennoch ist eine selbst gesetzte Deadline oder ein selbst gesetzter Meilenstein bei weitem besser, als ganz ohne zeitliche Zielvorgabe zu arbeiten. Auch dieses wurde in einem wissenschaftlichen Experiment nachgewiesen.

Gibt man Personen eine Deadline für eine Aufgaben vor, dann schneidet diese Testgruppe in Bezug auf Termintreue und vor allem Qualität am besten im Vergleich zu anderen Testgruppen ab. Personen, die sich selbst eine Deadline setzten, landeten knapp dahinter auf Platz zwei.

Das Problem war, dass selbst gesetzte Fristen nicht ernst genommen wurden. Sie waren nicht fremdbestimmt und konnten zwar nicht völlig ignoriert werden, aber doch ohne Konsequenzen zu befürchten verschoben werden.

Eine vorgegebene Frist schafft die größte Klarheit und Verbindlichkeit. Aber auch eine selbst gesetzte Frist schafft zumindest etwas der Klarheit über den Abgabetermin.

Mit Abstand am schlechtesten schnitt die Testgruppe ab, die weder eine Deadline vorgegeben bekam, noch sich selbst Deadlines oder Meilensteine setzte.

Von der Logik her vermutet man, dass die Testgruppe ohne jede zeitliche Vorgabe die optimalen Voraussetzungen hat, sich die Arbeit ideal einzuteilen. Hätte diese Gruppe dann nicht auch bessere Ergebnisse liefern müssen? Sie hatte ja alle Freiheiten, die Teilaufgaben optimal zu bearbeiten. Erstaunlich, dass die abgelieferten Ergebnisse, trotz oder gerade wegen diesen Freiheiten nicht besonders gut war.

Diese Diskrepanz – also die schlechtesten Ergebnisse, trotz maximaler zeitlicher Freiheit – wird auf das Auftreten von Prokrastination (= „Aufschieberitis) zurückgeführt.

Deadlines und Meilensteine sind daher das beste Mittel gegen Prokrastination und helfen zudem, die Qualität der Aufgabe zu verbessern. Denn Dank Meilensteine erzeugen wir Zeitknappheit und unser Gehirn arbeitet dann mit maximalem Fokus an einer Aufgabe.

So nutzt du Meilensteine und Deadlines optimal

Zeitdruck hat also einen entscheidenden Vorteil: Wir werden effizienter. Dank Zeitknappheit blenden wir alles aus, was nicht zum Erreichen einer Deadline notwendig ist. Doch wie schaffen wir es, dass wir uns nur auf das konzentrieren, was uns unserem Ziel näherbringt?

Meilensteine machen glücklich

Aus einem inneren Drang heraus, tendieren die meisten Personen dazu, sich nur für die vollständige Fertigstellung einer Aufgabe eine Deadline zu setzen bzw. vorgeben zu lassen. Doch genau hier liegt bereits der erste Denkfehler: Je nach Umfang der Aufgabe liegt dieser Endtermin noch in ferner Zukunft. Mit dieser Vorgehensweise hat man aber eben keine zeitliche Knappheit erzeugt. Ohne Zeitknappheit arbeiten wir nicht voll fokussiert und lassen uns leichter ablenken bzw. schieben Aufgaben einfach auf.

Wesentlich effizienter ist es, eine große Aufgabe in kleinere Arbeitspakete zu zerteilen und sich für jedes Aufgabenpaket einen separaten Meilenstein zu setzen.

Dies ist genau die Vorgehensweise, die im oben genannten Experiment gewählt wurde: Eine der Testgruppe hat die Vorgabe erhalten, wöchentlich jeweils einen Aufsatz korrigiert zurück zu gaben. Durch diese zeitlichen Vorgaben erzielte diese Testgruppe deutlich bessere Ergebnisse. Dank der erfolgreich absolvierten Zwischenziele – ein Aufsatz pro Woche – waren sie motivierter und kamen leichter in die Abarbeitung noch anstehenden Aufgabe.

Ähnliches lässt sich auch bei Videospielen beobachten: Videospiele erscheinen viel lohnender zu sein scheinen als Arbeit, denn sie bieten eine schnelle Abfolge von zu erreichenden Zielen und damit verbundenen Belohnungen. Dank dieser kleinen Erfolgserlebnisse schüttet unser Körper das Glückshormon Dopamin aus.

Dieses Phänomen lässt sich auch für seine anstehenden Aufgaben nutzen. Durch das Aufteilen in kleine Arbeitspakete und das Setzen von zeitlichen Meilensteine, schaffen wir uns viele kleine Möglichkeiten, uns mit Dopamin zu belohnen.

Statt auf eine mögliche Dopaminbelohnung ganz am Ende einer großen Aufgabe zu hoffen, erhalten wir viele Glücksbelohnungen, sobald wir einen der kleinen Meilensteine erreicht haben. Perfekt!

Meilensteine schaffen Flow und Entspannung

Der Begriff „Flow“ geht auf den bekannten Psychologen Mihaly Csikszentmihalyi zurück. Flow beschreibt den Zustand der völligen Vertiefung und des Aufgehens in einer Tätigkeit. Arbeiten im Flow bedeutet, dass das Gelingen einer Aufgabe gewissermaßen wie von selbst fließt, ohne dass man sich dabei besonders anstrengen muss.

Damit Flow überhaupt möglich ist, müssen drei Voraussetzungen erfüllt sein:

• Eine Aufgabe muss für den Ausführenden als bedeutsam empfunden werden.
• Eine Aufgabe ist herausfordernd, aber nicht überfordernd
• Man muss voll und ganz auf diese eine Sache konzentriert sein

Die Verwendung von Meilensteinen unterstützt zwei dieser Voraussetzungen. Zerteilt man große Aufgaben in kleinere Arbeitspakete, denn werden diese greifbarer und als gut machbar empfunden. Eine der Voraussetzungen für Flow.

Die Verwendung von Deadlines erzeugt Zeitknappheit. Wie schon weiter oben beschrieben trägt dies dazu bei, dass man fokussiert Aufgaben erledigt und Nebensächlichkeiten ausblendet. Fokus auf eine einzelne Sache ist eine weitere Voraussetzung, um in den Flow zu kommen.

Und jetzt kommt das Paradoxe: Obwohl wir im Flow mit enormen Produktivität und Qualität arbeiten, verbrauchen wir ein vergleichsweise geringes Maß an Energie, weit weniger, als wenn wir mit bewusster Konzentration und Willenskraft arbeiten.

Sobald wir in Flow sind, schaltet unser Gehirn automatisch in einen Flow-spezifischen „Energiesparmodus“, der sich in einem besonders sparsamen und effizienten Umgang mit Energie äußert. Dabei ist das Gehirn nicht nur besonders entspannt, sondern aktiviert ausschließlich Areale und Potenziale, die notwendig sind, um die anstehende Aufgabe ökonomisch, effizient und konzentriert zu bearbeiten.

Dieser besondere Energiesparmodus erklärt, warum wir im Flow weniger ermüden und unsere Konzentration deutlich länger aufrechterhalten können. Perfekt!

Meilensteine schaffen Momentum und Fortschritt

Aller Anfang ist schwer, sagt der Volksmund. Und das ist vermutlich auch der Grund, warum viele Aufgaben nicht in Angriff genommen werden. Sie werden aufgeschoben, bis es nicht mehr weiter möglich ist. Meist mit dem Vorwand, dass man noch viele andere Dinge zu erledigen hätte und schlicht nicht zur eigentlichen Aufgabe kommt.

Ein klares Zeichen von Aufschieberitis. Man beschäftigt sich mit anderen Dingen. Aber der Abgabetermine für die eigentliche Aufgabe seht wie der berühmte Fels in der Brandung. Rückt der Termin näher wird es meist sehr stressig für uns.

Dabei wäre es so einfach anzufangen. Denn wenn man einmal angefangen hat, ist es leichter an einer Aufgabe dranzubleiben. Wie bei einem Karussell, das man anschieben muss. Am Anfangs geht es sehr schwer, aber wenn es sich erst einmal dreht, ist es leicht es in Bewegung zu halten.

Um nicht vor einer unüberwindbaren Herausforderung zu stehen, hilft es, eine große, komplexe Aufgabe in Teilaufgaben zu zerteilen. Am besten fängt man an, indem man sich nur eine Sache vornimmt und mit dieser beginnt.

Definiert man zu den kleinen Aufgabenpaketen entsprechende Meilensteine, schafft man pro Arbeitspaket Zeitknappheit und damit wieder die optimale Grundlage für ein fokussiertes Arbeiten. Das hilft, große Vorhaben in kleinen Schritten voranzubringen. Dieses schrittweise Vorankommen mit kleinen Erfolgserlebnissen ist enorm wichtig für unser Gehirn.

Denn die Forschung hat gezeigt, dass von allen Formen der menschlichen Motivation der Fortschritt bei einer Aufgabe die wirksamste Form ist. So bringen wir Schwung in eine Sache und stärken unseren Glauben an unseren weiteren Erfolg.

Wie beim Karussell. Wenn es sich durch Anschieben in Bewegung setzt, genau dann sind wir sicher, dass wir es schaffen.

Diesen Schwung bzw. dieses Momentum nutzen wir jetzt, um auf den nächsten Etappensieg hinzuarbeiten.

Das ist vergleichbar mit dem Feuermachen beim Camping: Wir starten mit einem ganz kleinen Ast und einer kleinen Flamme. Ast-für Ast wird das Lagerfeuer dann immer größer.

Durch kleine, machbare Arbeitspakete und Zwischen-Meilensteine haben wir unser nächstes Ziel immer vor Augen. Es gibt keinen Grund, dieses Momentum jetzt wieder zu unterbrechen. Perfekt.

Fazit – Mit Meilensteinen und Deadlines stressfrei zum Erfolg

Deadlines und Meilensteine sind unterschätzte und wertvolle Werkzeuge, um mit wenig Aufwand bessere Ergebnisse zu erzielen. Der Stress, den Deadlines oft auslösen, resultiert nicht aus der zeitlichen Begrenzung an sich, sondern aus der Angst vor den Konsequenzen bei Nichteinhaltung der zeitlichen Fristen.

Nutzt man die Wirkung von Meilensteinen klug, dann erzeugen sie keinen Stress, sondern helfen stressige Situationen zu vermeiden.

Die mit Meilensteinen verbundene Zeitknappheit führt dazu, dass sich unser Gehirn optimal auf eine Aufgabe fokussiert und Nebensächlichkeiten ausblendet. Damit steigern wir nicht nur die Effizienz, sondern auch die Qualität unserer Arbeit.

Indem wir großer Aufgaben in kleinere Arbeitspakete zerlegen und Meilensteinen setzen, schaffen wir viele Gelegenheiten, uns mit Erfolgserlebnissen zu belohnen. Das wiederum erzeugt Momentum. Wir kommen ins Tun, statt die Erledigung von Aufgaben bis kurz vor die Deadline aufzuschieben.

Insgesamt sind Deadlines und Meilensteine also nicht nur effiziente Werkzeuge zur Verbesserung unserer Arbeitsweise, sondern auch Mittel, um kontinuierlich Fortschritte zu erzielen, Glücksmomente über das Erledigte zu schaffen und so den Flow zu fördern.

Meilensteine und Deadlines müssen also keine Stressmomente erzeugen. Ganz im Gegenteil: Richtig eingesetzt können sie uns helfen, unsere Aufgaben effizienter und mit weniger Stress zu bewältigen.

Deshalb meine Meinung: Meilensteine sind etwas Hervorragendes!