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Einfach Produktiver - Email Smart Beantworten

E-Mail-Flut stoppen: Smarte Formulierungen führen zu weniger E-Mails

Ein kurzer Blick in die Inbox und der Blutdruck steigt. Schon wieder neue Nachrichten, die zu bearbeiten sind. Doch Zeit ist bekanntlich knapp. Umso naheliegender ist es, gerade bei E-Mails möglichst wenig Zeit zu verlieren und schnell mit ein paar wenigen Worten zu antworten. Was auf den ersten Blick nach einer guten Strategie aussieht, ist eine der Hauptursachen, dass noch mehr E-Mails in die Inbox gespült werden.

„Angenehm sind die erledigten Arbeiten.“

(Marcus Tullius Cicero)

Weniger E-Mails: Fallabschließende Antworten stoppen die Flut

Aus den Augen aus dem Sinn. Hauptsache, der Stapel neuer E-Mails wird irgendwie abgearbeitet. Eine kurze Antwort genügt und schon ist die E-Mail erledigt. Das sind wohl die die Gedanken, die den meisten von uns beim Blick in die Inbox durch den Kopf gehen.

Leider ist dieses angenehme Gefühl der Erledigung (siehe das Zitat von Marcus Cicero oben) nur von kurzer Dauer. Innerhalb kurzer Zeit antwortet der Empfänger meist mit einer weiteren E-Mail bezüglich des Sachverhaltes. Denn die E-Mail wurde zwar beantwortet, aber eben nicht erledigt! Neue E-Mails sind die Folge.

So schwirren die E-Mails munter hin und her und hin und her. Ich nenne das E-Mail-Ping-Pong. Und wie beim Ping-Pong landet die nächste zu bearbeitende E-Mail in der einen oder der anderen Inbox. Das nervt und noch viel wichtiger, es lenkt von den eigentlich wichtigen Nachrichten ab. Dazu kommt das Gefühl, dass die Inbox immer voller wird und man diese nicht in den Griff bekommt.

Anstatt also schnell zu antworten, damit die E-Mail aus der Inbox verschwindet, ist es sinnvoller, sich etwas mehr Zeit für die Antwort zu nehmen. Trick besteht darin, kurz darüber nachzudenken, wie man eine Anfrage oder ein Anliegen am besten und schnellsten zum Abschluss bringt. Übertragen auf das Tischtennisspiel: Ziel ist es, so zu schreiben, dass der andere den Ball (= E-Mail) nicht mehr aufnehmen kann bzw. muss.

Mein Ziel ist es, E-Mails so zu formulieren, dass ich sowohl die Menge der E-Mails auf beiden (!) Seiten reduziere, als auch die notwendige Denkleistung und Bearbeitungszeit beim Gegenüber minimiere. Denn diese Ping-Pong-E-Mails belasten sowohl den Sender als auch den Empfänger. Bei jeder Nachricht muss der Vorgang neu durchdacht werden. Das kostet nicht nur Zeit, sondern eben auch geistige Energie.

Deshalb versuche ich, meine E-Mails so zu schreiben, dass sie im Idealfall „fallabschließend“ sind oder, wenn überhaupt, nur eine kurze Antwort erfordern. Das klingt für dich wahrscheinlich nicht sehr intuitiv. In der Tat ist es so, dass das Verfassen einer solchen E-Mail überlegt sein will und einen gewissen Mehraufwand erfordert.

Vergleicht man dieses kurze Nachdenken jedoch mit der Zeit, die man sonst für das Lesen und Bearbeiten von x Folge-E-Mails benötigt, wird schnell klar, dass sich dieser Mehraufwand sich mehr als lohnt.

Weniger E-Mails: Smarte Formulierungen sind der Schlüssel

Eine der Hauptursachen für eine überfüllte Inbox sind so genannte E-Mail-Ketten. Diese fangen meist harmlos mit einer kurzen E-Mail an und entwickeln sich dann zu endlosen Bandwürmern. Denn eine E-Mail folgt auf die andere.

Hier ein Beispiel: „Tolle Idee, die du mir neulich erzählt hast. Lass uns doch mal treffen, dann können wir die Details sprechen. Lust auf einen Kaffee?

Klingt harmlos, führt aber oft zu einem Ping-Pong-Spiel. Unzählige Mails sind nötig, bis endlich ein Termin gefunden ist. Hin und her, hin und her. Keine dieser Nachrichten erfordert viel Aufmerksamkeit, eine schnelle Antwort im Stile von „Ja klar, melde dich doch mal“ geht leicht von der Hand. Hauptsache, die E-Mail ist aus dem Posteingang und erledigt. Das ist aber nur die Illusion der Erledigung. Denn der Vorgang ist mit einer solchen Antwort noch lange nicht abgeschlossen. Innerhalb weniger Minuten landet die – meist ebenso unkonkrete – Rückantwort wieder in der eigenen Inbox. Ping-Pong-Ping-Pong.

Die Lösung ist hier ganz einfach. Entweder direkt anrufen und einen Termin vereinbaren oder die Antwort per Mail so konkret wie möglich formulieren. In diesem Fall einen oder zwei konkrete Termine zur Auswahl anbieten. Der Gesprächspartner kann sich dann direkt einen Termin aussuchen. Diese Vorgehensweise hat sogar noch den Vorteil, dass du den Termin so legen kann, damit er optimal in deinen eigenen Tagesablauf passt.

Auch als Absender einer E-Mail kannst du direkt dazu beitragen, dass kein E-Mail-Ping-Pong entsteht. Schau dir die beiden folgenden E-Mails an, du siehst sofort, welche Version das Ping-Pong sofort beendet bzw. gar nicht erst startet:

  • Version 1: „Hallo Thomas, schön, dass wir uns nach so langer Zeit mal wieder gesehen haben. Lust auf ein gemeinsames Mittagessen?
  • Version 2: „Hallo Thoma, schön, dass wir uns nach so langer Zeit mal wieder gesehen haben. Lust auf ein gemeinsames Mittagessen? Wie wäre es nächste Woche Mittwoch 12-13h oder Donnerstag 12.30h – 13.30h? Da bin ich vor Ort. Ich reserviere uns einen Tisch im La Bodega“.

Es ist offensichtlich, dass die zweite Version die Anzahl der hin- und hergehenden E-Mails erheblich reduziert. Zwei konkrete Termine, aus denen der Empfänger auswählen kann und auch gleich den Treffpunkt festgelegt.

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Weniger E-Mail: Dieses Zauberwort macht es möglich

Hier noch ein kleiner Tipp, den ich selbst regelmäßig bei meinen E-Mails anwende und der super hilft. Es sind nur drei Worte am Ende einer E-Mail: „Vielen Dank vorab!“ Eigentlich ist es nur das Wort „vorab“ und das hilft gleich doppelt.

Diese Formulierung „ermuntert“ den Gegenüber die z.B. angeforderte Information zeitnah zu liefern. Denn durch diese drei Worte hat er bereits ein Dankeschön erhalten und fühlt sich jetzt in einer „mentalen Lieferschuld“. So erreiche ich, dass Antworten zeitnah erfolgen und nicht liegen bleiben. Der Gegenüber will seine „Lieferschuld“ einlösen.

Aber es gibt noch einen weiteren Vorteil. Wie läuft eine Anfrage normalerweise ab? Man stellt eine Frage per E-Mail, erhält (irgendwann) eine Antwort und schreibt dann eine weitere kurze E-Mail mit einer mehr oder weniger langen Dankesfloskel. Der Empfänger löscht diese Nachricht sofort, da sie ihm keine neuen Informationen bringt, und füllt seinen Posteingang mit einem Vorgang, der aus seiner Sicht bereits abgeschlossen ist. Der Mehrwehrt dieses Hin und Her? Keiner!

Wenn es keinen Mehrwert bringt, dann kann man es auch bleiben lassen. Mit einem „Vielen Dank vorab“ in der E-Mail mit der Anfrage ist bereits alles erledigt. Du bist genauso dankbar wie mit einer separaten, zweiten E-Mail, die sowieso direkt ungelesen in den Papierkorb wandert. Das spart Zeit und Energie auf beiden Seiten.

Fazit – Smarte Formulierungen führen zu weniger E-Mails

In der hektischen Welt der E-Mails scheint es verlockend, schnell zu antworten und die Anzahl der E-Mails in der Inbox schnell zu minimieren. Doch diese scheinbar effiziente Strategie führt oft zu einem endlosen Ping-Pong-Spiel. Die bessere Strategie: E-Mails bewusster formulieren, um Folge-E-Mails zu reduzieren. Statt kurzer Antworten, sollte man sich etwas Zeit nehmen, um „fallabschließend“ zu antworten. Das erspart das lästige Hin- und Herschicken von E-Mails und spart sowohl dem Absender als auch dem Empfänger Zeit und Nerven.

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