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Einfach Produktiver - Mammutaufgabe

Wenigerer Zeit für wichtige Aufgaben einplanen: 5 unschlagbare Gründe

Die jährliche Steuererklärung steht heute auf der To-Do-Liste und das nervt meine Frau schon seit Tagen. Allein der Gedanke an diese Mammutaufgabe lässt ihre Laune in den Keller sinken. „Bestimmt gibt es wieder besondere Dinge zu beachten, in die ich mich erst einlesen muss.“ Die Liste der Probleme, die auftauchen könnten, wird in ihrem Kopf immer länger. Kein Wunder, dass die Aufgabe von Tag zu Tag und von Woche zu Woche verschoben wird. „Da muss ich schon Lust drauf haben und mir ein paar Stunden Zeit nehmen“. Ein Klassiker im Umgang mit ungeliebten oder großen Aufgaben.

„Verbringe die Zeit nicht mit der Suche nach einem Hindernis. Vielleicht ist keines da.“

(Franz Kafka)

Warum es besser ist wenig Zeit für eine Aufgaben zu planen

Aber der Ansatz „sich viel Zeit nehmen“ ist bei solch großen Aufgaben der falsche Weg. Besser und produktiver ist es, sich wenig Zeit zu nehmen und die Aufgabe mit den ersten Schritten zu beginnen. Wie heißt es so schön: Jeder Marathon beginnt mit dem ersten Schritt.

Es ist schwierig, den ersten Schritt zu tun. Das liegt an zwei Phänomenen. Zum einen sieht man zunächst nur einen schier unüberwindbaren Berg an Arbeit vor sich: die Mammutaufgabe, für die man viel Zeit und Durchhaltevermögen braucht, bis man endlich am Ziel ist. Unser Gehirn sagt sich: „Warum soll ich mir das antun, meine Dopaminbelohnung bekomme ich doch erst ganz am Ende, wenn die Aufgabe erledigt ist. Da schaue ich mir doch lieber ein paar Katzenvideos auf Youtube an und habe Spaß dabei“.

Zusätzlich greift unser Gehirn noch tiefer in die Trickkiste und suggeriert uns eine lange Liste von möglichen Schwierigkeiten, Problemen, Unklarheiten, die bei der Umsetzung auftreten könnten (Konjunktiv! Denn ob diese Situationen überhaupt eintreten, steht in den Sternen). Auch das lässt die Aufgabe noch größer erscheinen und man verliert einfach die Lust, mit der Aufgabe zu starten.

Sinnvoller ist es, solche Aufgaben in kleine Teilaufgaben zu zerlegen und für deren Erledigung nur sehr wenig Zeit einzuplanen. Das klingt zunächst wie ein Widerspruch, denn es gibt die Meinung, dass man Aufgaben möglichst nicht halbfertig liegen lassen sollte. Das ist für kleinere Aufgaben richtig, aber nicht für sehr große. Denn je größer eine Aufgabe ist, desto schwieriger ist es, abzuschätzen, wie viel Zeit man dafür braucht.

Teilt man eine Aufgabe auf, werden nicht nur die Zeiteinheiten kleiner und man kann sie überschaubarer erledigen. In der Summe spart man auch Zeit! Dafür gibt es mehrere Gründe.

Grund 1: Aufgaben werden besser und schneller erledigt

Unabhängig von unserer Planung schlägt das so genannte „Hofstadter’sche Gesetz“ zu. Dieses Gesetz, das auf den Wissenschaftler Douglas Hofstadter zurückgeht, besagt, dass jede Aufgabe, die man in Angriff nimmt, immer länger dauert, als man erwartet.

Selbst wenn man weiß, dass es wahrscheinlich länger dauern wird, und selbst wenn man den Zeitplan entsprechend anpasst, wird die Zeit dennoch nicht ausreichen. Der Standardratschlag, sich doppelt so viel Zeit zu nehmen, wie man glaubt zu brauchen, verschlimmert die Situation noch: Man wird noch mehr Zeit für die Aufgabe benötiten, das Hofstadter’sche Gesetz schlägt auch hier gnadenlos zu und potenziert die benötigte Zeit.

Um all diese Punkte zu umgehen, ist es besser, kurze Zeitblöcke einzuplanen. Statt also große Aufgaben in einem Schritt mit entsprechend langer Bearbeitungszeit anzugehen, zerlegt man eine Mammutaufgabe in kleine Teilaufgaben. Für jede Teilaufgabe nimmt man sich nun sehr wenig Zeit und erzeugt so „Zeitknappheit“. Diese bewusst gesetzte Knappheit hilft uns, Aufgaben fokussiert zu erledigen und damit nicht nur die Effizienz, sondern auch die Qualität unserer Arbeit deutlich zu verbessern. Also schneller und besser!

  einfach.produktiver. Tipp

Wie Meilensteine deine Produktivität verbessern ohne Stress zu erzeugen, habe ich diesem Blogartikel beschrieben: „Geheimwaffe Meilensteine: So nutzt du Deadlines clever und vermeidest Stress“.

Grund 2: Kleine Zeiteinheiten bieten wenig Gelegenheit zu prokrastinieren

Kleine Zeitfenster für die Erledigung einer (Teil-)Aufgabe haben auch den Vorteil, dass weniger prokrastiniert, also aufgeschoben, wird. Wenn man z.B. acht Stunden am Tag Zeit für eine Aufgabe hat, gibt es genügend Möglichkeiten, sich ablenken zu lassen und die Erledigung aufzuschieben. Legt man sich aber z.B. nur einen Zeitblock von einer Stunde fest, dann wird man in dieser Stunde um ein Vielfaches produktiver sein. Durch diese kurze Zeitspanne suggeriert man dem Gehirn eine Art Dringlichkeit. Die Zeitknappheit hilft uns, Dinge, die nichts mit der Erledigung der Aufgabe zu tun haben, auszublenden und fokussierter zu sein.

Kleine Zeitblöcke reduzieren das Aufschieben aber noch auf andere Weise. Kleine Zeiteinheiten geben uns das Gefühl, dass wir die Aufgabe „genau jetzt“ erledigen müssen. So kommen wir gar nicht erst auf die Idee, zu zögern und die Aufgabe liegen zu lassen.

Grund 3: Aufgaben wirken kleiner und damit machbarer

Wenn wir an Mammutaufgaben denken, verlässt uns meist der Mut und wir fangen gar nicht erst an. Wir sitzen vor der Mammutaufgabe und sie erscheint uns unlösbar. Die Lösung liegt in dem Spruch: „Wie isst der Neandertaler ein Mammut? Biss für Biss.

Ein Mammut zu essen scheint unmöglich, aber 10-15 Bissen davon sind leicht machbar. Genau dieses Gefühl entsteht, wenn wir Mammutaufgaben in Teilaufgaben zerlegen. Wir suggerieren uns, dass das Ziel durchaus erreichbar ist. Natürlich wird die Gesamtaufgabe dadurch nicht kleiner, aber allein das Denken in Teilaufgaben lässt die Gesamtaufgabe kleiner erscheinen!

Dies wurde auch in mehreren wissenschaftlichen Studien nachgewiesen: Wenn wir den Eindruck haben, dass wir eine Mammutaufgabe nicht bewältigen können, neigen wir dazu, die Aufgabe liegen zu lassen. Wenn wir aber glauben, dass wir die einzelnen Teilaufgaben schaffen, dann steigt die Wahrscheinlichkeit, dass wir zur Umsetzung kommen, signifikant an.

Kombiniert man den Ansatz der Teilaufgaben mit den knappen Zeiteinheiten für die Erledigung, wird plötzlich jede Aufgabe machbar und man geht direkt in die Umsetzung. Durch die bessere Fokussierung erledigen wir die Aufgabe in Summe nicht nur deutlich schneller, sondern auch in besserer Qualität.

Um beim obigen Beispiel zu bleiben: Statt der Mammutaufgabe „Steuererklärung erstellen“ ist es besser, diese in Teilaufgaben wie „Belege nach Datum sortieren“, „Ausgabenaufstellung erstellen“ oder „Fahrtenbuch auswerten“ zu zerlegen.

Mit anderen Worten: Wenn du denkst, dass dein Gesamtplan beherrschbar ist, wirst du ihn auch leichter umsetzen. Die Art und Weise, wie du über die Aufgabe denkst, beeinflusst deine Fähigkeit, sie in Bezug auf Zeit und Ergebnis zu erledigen.

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Grund 4:  Zeitlimits verbessern die Produktivität

Eine sehr häufig gestellte Frage lautet: „Was mache ich, wenn ich die Aufgabe nicht in der vorgegebenen Zeit abschließen kann?“ Wenn es nur noch wenige (!) Minuten sind, um die Aufgabe zu erledigen, dann auf jeden Fall zu Ende bringen. Ansonsten: Aufhören!

Wenn du beschlossen hast, 50 Minuten an einer bestimmten Aufgabe zu arbeiten, es aber länger dauert, dann höre nach 50 Minuten auf und arbeite nicht weiter an der Aufgabe.

Selbst wenn du nach deinem für die Aufgabe reservierten Zeitblock keine weiteren Termine hast, noch voller Energie bist und das Gefühl hast, du könntest noch viel mehr schaffen. Genau dann aufhören und die Aufgabe zur Seite legen.

Der Drang, weiter an der Aufgabe zu arbeiten, entsteht meistens aus einem der folgenden Gründe. Man hat das Gefühl, nie fertig zu werden oder sogar unproduktiv zu sein, wenn man jetzt aufhört. Häufig kommt auch der Gedanke, dass man so schnell nicht wieder einen so idealen Zeitpunkt für diese Aufgabe finden wird.

Diese Pause ist aber die Grundlage dafür, dass die Produktivität über einen längeren Zeitraum aufrechterhalten werden kann. Arbeitet man einfach weiter, verausgabt man sich und die Ergebnisse werden immer schlechter. Außerdem stärkt es deine Fähigkeit, Aufgaben in kleine Teile zu zerlegen und du lernst, dass du jederzeit bei einem Zwischenergebnis aufhören und später weiterarbeiten kannst. So wirst du „mutiger“, Aufgaben in Teilschritte zu zerlegen und diese mit hoher Produktivität nacheinander abzuarbeiten.

Das Tolle daran ist, dass dein Unterbewusstsein weiter an der Aufgabe arbeitet, eben weil du sie aktiv unterbrochen hast. Das ist der Zeignarik-Effekt. Durch die gezielte Unterbrechung schaffen wir lose Enden in unserem Kopf und unser Gehirn versucht, diese zu schließen. Da der eigentliche Fokus auf die Aufgabe fehlt, hat das Gehirn nun genügend Möglichkeiten auf Wanderschaft zu gehen und oft entstehen gerade hier sehr kreative Lösungen und Ideen. Diese lassen wir dann wieder in die nächsten Teilschritte einfließen. Dies führt nicht nur zu besseren Ergebnissen, sondern spart auch viel Zeit, da unser Gehirn dazu neigt, einen optimalen und effizienten Lösungsweg zu finden.

Grund 5: Aufgaben zerteilen schafft Erfolgserlebnisse

Hast du schon einmal darüber nachgedacht, warum z.B. Videospiele lohnender erscheinen als die Erledigung von Aufgaben? Das liegt unter anderem daran, dass solche Spiele eine schnelle Abfolge von zu erreichenden Zielen (z.B. Levels) und entsprechenden Belohnungen bieten. Dadurch wird immer wieder ein kleiner Dopaminschub ausgelöst, der uns motiviert, immer tiefer in das Spiel einzutauchen. Damit stehen sie im Gegensatz zu den meisten Aufgaben in unserem Arbeitsleben. Diese sind oft unklar, unstrukturiert und ein Erfolgserlebnis ist – wenn überhaupt – nur in weiter Ferne.

Das Zerteilen von großen Aufgaben in kleine Zwischenziele greift die Idee von Videospielen auf. Zwischenziele sind leicht zu erreichen und erscheinen unserem Gehirn lohnend, da Dopamin ausgeschüttet wird. Das schafft Motivation für die Erledigung und Zufriedenheit bei der Zielerreichung.

Große Aufgaben werden greifbarer und machbarer, was eine Voraussetzung für Flow ist. Untersuchungen haben gezeigt, dass wir dadurch leichter in einen Flow-Zustand kommen. Das ist das magische Gefühl, bei dem man so in die Arbeit vertieft ist, dass die Zeit zu vergehen scheint. Die Arbeit geht leicht von der Hand, von Prokrastination keine Spur.

Fazit – Aufgaben zerteilen und weniger Zeit einplanen schafft Zufriedenheit und erhöht die Produktivität

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass weniger Zeit für wichtige Aufgaben zu besseren Ergebnissen führt. Das Zerlegen von Aufgaben in kleinere Teile schafft interne Meilensteine. Diese schaffen Dringlichkeit, da nur eine begrenzte Zeit zur Verfügung steht, um die Aufgabe zu erledigen. Durch das Setzen künstlicher Fristen können wir unsere Energie und Konzentration auf einen kürzeren Zeitraum konzentrieren.

Kleine Etappenziele sind auch leichter und schneller zu erreichen. Kleine Zeitvorgaben bedeuten auch, dass weniger Zeit verschwendet wird. Zwischenziele sind schnell erreicht, schaffen Kontinuität und vermitteln bei Erreichen ein positives Gefühl, das die Motivation steigert.

Die bewusste Begrenzung der Zeit und die Aufteilung großer Aufgaben ist eine einfache Strategie, um produktiver zu arbeiten, bessere Ergebnisse zu erzielen und Erfolgserlebnisse zu haben.

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